地方志計算機數據庫的建立與維護-計算機論文

計算機數據庫具有極大的優(yōu)點，將計算機數據庫應用于地方志，有助于有效地開發(fā)和利用地方志中的文獻信息資源，把原書本式的地方志建設成為計算機能夠識別的數碼式文獻，從而提高文獻的利用率，也進一步增強地方志工作的科學性和技術性，提高地方志工作的效率和服務水平。地方志計算機數據庫的建立一般存在以下步驟：
（一）建立高質量的地方志計算機全文數據庫。地方志全文數據庫包括書名、文章名、關鍵詞、正文、人名、地名、年代、參考文獻等數據的數據庫，另外還可根據地方志的實際需要建立諸如圖象、語言（音樂）等數據庫。這一數據庫具有：方便高效的特效，讀者可通過計算機網絡系統(tǒng)檢索直接得到自己想要的文章全文；及時快捷，能方便及時的為讀者提供資料服務；避免了二次加工人為的差錯；同時也便于地方志的修改和增補。也就是說高質量的地方志計算機數據庫的建立有利于提高對地方志的管理和服務水平。
（二）編制多種索引，滿足用戶多途徑檢索的要求。索引是讀者利用地方志數據庫的入口，因此，索引的編制應以科學為根據，以學科分類為基礎。索引與全文數據庫中的有關條目鏈接要科學，便于用戶從學科分類、主題、關鍵詞、參考文獻、人名等途徑進行查找。建立多個檢索口，還可以建立模糊檢索的方式，使查找、利用資料更準確、更快捷和便利。建立的索引一般分有以下幾類：關鍵詞索引：從地方志標題、章節(jié)和內容中抽取具有代表性的關鍵詞，并能運用概念組配方式、揭示文獻內容特征；分類索引：類目的索引以科學分類為依據，同時，還應照顧地方志本身的特征；人名索引，以地方志中人名為檢索途徑；地名索引，以地方志中所涉及到的地名為檢索途徑查找相應的文獻內容；條目縮影，以地方志各分冊的篇目為依據編排，只要鍵入分冊名和篇名，即可閱讀該分冊或指定篇目的全文數據。
三、地方志計算機數據庫的維護
地方志計算機數據庫建立后更繁忙和經常的任務是做好計算機數據庫的維護。具體來說：
（一）人員方面。加強對數據庫管理人員的教育，使其具備較強的業(yè)務素質和專業(yè)技能，能夠熟練的掌握和應用計算機數據庫方面的有關技能，能夠對計算機的軟件和硬件有著基本的掌握和熟悉。
（二）數據庫更新和維護方面。數據庫建設完成后要對數據庫輸入信息的準確性進行詳細全面的檢查，并建立嚴格的定期檢查制度保障數據庫的質量；數據庫建設后要進行及時準確的更新。由于地方志的某些數據是動態(tài)的，若不適時對數據庫進行維護，勢必失去其準確性和全面性。因而必須對地方志計算機數據庫的數據變化情況進行及時準確的更新。
（三）重視用戶教育。地方志數據庫建設成功后，在使用過程中可能需要經過一段時間的用戶培訓方能達到便捷方便的使用目的，因此數據庫建立后還要向使用者普及數據庫知識以及計算機方面的知識是非常必要的，同時還應編制用戶使用手冊，在用戶上網的地方貼出相應的操作步驟，并可以在前期投入使用的時候安排若干人員進行義務幫助指導。
（四）提供方便快速的上網服務。地方志數據庫建立后，其投入使用必然要求配備一定數量的運行正常計算機，而且需要對計算機的運行速度、計算機的軟件與硬件進行定期的檢測和維護，以保證其能夠被正常的使用。地方志計算機數據庫系統(tǒng)是將新型的計算機技術應用于地方志中的一種新嘗試和新方法，其對推廣數據庫的應用領域、提高地方志的使用率，增強其在推動社會經濟、文化和政治中的作用發(fā)揮突出作用做出突出貢獻。但地方志計算機數據庫的建設需要投入響應的時間、人力、物力去建設和更新，以更好地發(fā)揮其作用。希望本文的分析和研究能夠對推動地方志數據庫建設、運營和維護發(fā)揮積極的影響和作用。