淺談基建期間企業(yè)辦公室工作

辦文指的是文書處理類工作，它是做好辦公室工作的最基礎(chǔ)的重要性工作，體現(xiàn)的是辦公室人員的基本功和工作效率?；ㄆ陂g，尤其是基建初期，為了使各項(xiàng)工作有章可循，需要根據(jù)實(shí)際情況制定基建、勞動(dòng)、衛(wèi)生、會(huì)議、車輛、電話等一系列管理制度；為了及時(shí)向上級匯報(bào)基建工作進(jìn)度情況、問題，需要撰寫匯報(bào)材料、文件；為了及時(shí)協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位之間關(guān)于工程管理、進(jìn)度等方面的問題，需要及時(shí)了解情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求撰寫來往函件；為了發(fā)包工程、購置材料，需要撰寫、審核協(xié)議；為了完整保存工程資料，需要做好檔案登記、管理；為了使上級文件指令及時(shí)得到貫徹落實(shí)，需要做好公文辦理，做到上情下達(dá)。做好上述工作的前提是，作為辦公室人員，要有吃苦、耐得住寂寞的準(zhǔn)備，要對單位的基本情況了如指掌，且要有較高的管理水平和較好的文字功底。有些材料領(lǐng)導(dǎo)要求時(shí)間緊，撰寫者就不得不加班加點(diǎn)。可以說，基建期間，為寫材料加班加點(diǎn)是常事。
基建工作根據(jù)工程實(shí)際，有的基建時(shí)間長，有的基建時(shí)間短?？缒甓鹊幕üぷ?，其第一個(gè)年度工作總結(jié)是以后各項(xiàng)工作總結(jié)的基礎(chǔ)。因此，在基建第一年度撰寫工作總結(jié)時(shí)，撰寫人員必須對基建項(xiàng)目的調(diào)研論證、立項(xiàng)、籌建、開工、建設(shè)情況、存在問題、明年基建工作（生產(chǎn)工作）、安全工作、經(jīng)營工作、質(zhì)量管理工作、企業(yè)文化建設(shè)工作等都要有一個(gè)詳細(xì)的了解。對這些情況的了解，有的是自己親身實(shí)踐、親眼所見，有的可以通過查看相關(guān)資料，有的則需要詢問參與領(lǐng)導(dǎo)、人員。而對明年工作的總體安排則要在充分了解項(xiàng)目工程里程碑計(jì)劃的同時(shí)，充分征求主管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)的意見。對上述情況有了一個(gè)充分的了解以后，就可以列出提綱，開始撰寫總結(jié)?？偨Y(jié)初稿出來以后，還要反復(fù)征求各位基建工作領(lǐng)導(dǎo)的意見，對總結(jié)進(jìn)行反復(fù)修改。筆者執(zhí)筆了一個(gè)跨年度基建項(xiàng)目第一個(gè)年度總結(jié)的撰寫工作。由于時(shí)間緊，在撰寫過程中，材料沒定稿前，為了查閱資料、按照領(lǐng)導(dǎo)要求修改材料，天天夜里加班，有時(shí)工作到夜里零點(diǎn)以后。經(jīng)過反復(fù)幾易其稿，最終稿件得到了領(lǐng)導(dǎo)的肯定。
（二）辦會(huì)
辦會(huì)就是會(huì)議管理，它是辦公室最常見的工作，體現(xiàn)的是辦公室管理者的組織能力、協(xié)調(diào)能力?；ㄆ陂g，會(huì)議較多，有項(xiàng)目開工儀式、每天的工程例會(huì)、每天的調(diào)度會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)檢查工作會(huì)議、竣工儀式等。辦公室人員面對將要舉行的會(huì)議，在會(huì)議的布置和準(zhǔn)備上要有預(yù)判性，要針對不同的會(huì)議做好相應(yīng)準(zhǔn)備。也就是要因會(huì)做好不同準(zhǔn)備。這就要求對會(huì)議內(nèi)容、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)及要求提前了解，做好會(huì)場布置、人員通知、材料準(zhǔn)備等工作，會(huì)議期間還要及時(shí)安排人員給與會(huì)人員做好茶水等服務(wù)工作。
2009年筆者參加了一個(gè)選煤廠項(xiàng)目建設(shè)。該項(xiàng)目建成后選煤能力可達(dá)300萬噸，實(shí)現(xiàn)銷售收入近20億元。按照集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的要求，項(xiàng)目開工前將要舉行隆重的開工儀式。作為項(xiàng)目開工儀式的辦公室籌備人員，我們在公司的領(lǐng)導(dǎo)下，創(chuàng)新管理的方式方法，扎實(shí)工作，確保了項(xiàng)目開工儀式的成功舉行，受到了集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的好評。一是早著手，早安排。項(xiàng)目開工工期緊，工作量大。項(xiàng)目開工前，在做好其它工作的同時(shí)，為了使項(xiàng)目開工儀式成功舉行，我們及時(shí)組織人員制定方案，從儀式選址、會(huì)場布置、材料準(zhǔn)備、接待迎賓等環(huán)節(jié)進(jìn)行了周密的部署和人員、時(shí)間安排。二是跟蹤落實(shí)，確保各項(xiàng)工作落到實(shí)處。儀式準(zhǔn)備工作安排后，按照工作性質(zhì)和時(shí)間要求，組織人員及時(shí)進(jìn)行跟蹤落實(shí)。對于在落實(shí)過程中存在的問題，及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，確保了各項(xiàng)工作落到實(shí)處。三是科學(xué)調(diào)度，確保儀式成功舉行。儀式舉行當(dāng)天，指定專人，對人員進(jìn)場、車輛停放、材料發(fā)放與準(zhǔn)備、就餐等方面給予科學(xué)調(diào)度，確保儀式成功舉行。
（三）辦事
辦公室人員的辦事能力體現(xiàn)在待人接物、說話、督辦落實(shí)、參謀助手作用等方面。在待人接物上要樹立辦公室良好的工作作風(fēng)，待人接物要熱情，什么時(shí)候都要克服門難進(jìn)、臉難看、話難聽的不良現(xiàn)象，不能因?yàn)楣ぷ髅Χ兴傅?，影響辦公室和領(lǐng)導(dǎo)的形象，影響公司的形象。除此之外，還要注重做好以下工作：
督辦落實(shí)。辦公室的一個(gè)主要工作職責(zé)是對領(lǐng)導(dǎo)安排的事情和文件、指令進(jìn)行督辦落實(shí)?；ㄆ陂g，我們把這項(xiàng)工作作為一項(xiàng)日常工作，狠抓落實(shí)，使各項(xiàng)工作落到實(shí)處，推動(dòng)了各項(xiàng)工作的進(jìn)展。一是圍繞工程里程碑計(jì)劃，與公司工程管理部門一道，嚴(yán)格按照《進(jìn)度目標(biāo)書》控制工程進(jìn)度，對未按期完成者，加大處罰力度，并要求制定趕工措施，限期趕工，確保各單項(xiàng)工程按接點(diǎn)順利進(jìn)行，出色完成了集團(tuán)提出的“投資、工期、質(zhì)量、安全”建設(shè)目標(biāo)要求。二是針對上級文件、公司領(lǐng)導(dǎo)指令、公司文件要求辦理內(nèi)容、時(shí)限督辦落實(shí)，確保了文件精神、領(lǐng)導(dǎo)指令的貫徹落實(shí)，確保了政令暢通。
針對上級要求的每周、每半月、每月以表格形式匯報(bào)工程進(jìn)度情況，我們及時(shí)督促相關(guān)人員對各單項(xiàng)工程建設(shè)情況按工程名稱、概算、形象進(jìn)度、完成百分比、施工單位、存在問題等項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)上報(bào)。不但使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解了工程進(jìn)展情況，而且也使好多工程問題經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)而得到快速解決。
參謀助手。辦公室人員要經(jīng)常深入基層，開展調(diào)查研究，收集單位發(fā)展的好建議、存在問題、職工意見，在擬定好解決方案的前提下，給領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。這是辦公室的基本職能?；ㄆ陂g，我們組織辦公室人員經(jīng)常深入施工單位、監(jiān)理單位、職工中去，傾聽意見；深入工地，從安全施工、解決施工問題等方面查看施工情況，充分掌握第一手資料，給領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。針對查看過程中發(fā)現(xiàn)的個(gè)別施工工人高空作業(yè)不按規(guī)定使用安全帶的現(xiàn)象和不按規(guī)定佩戴安全帽的現(xiàn)象，我們及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)建議，在施工單位中開展定期不定期的反三違大檢查活動(dòng)和干部下基層活動(dòng)，通過活動(dòng)的開展，遏制了三違現(xiàn)象，促進(jìn)了基建期間安全施工目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
后勤管理。兵馬未動(dòng)，糧草先行，說的是后勤工作的重要性和服務(wù)性?；ㄆ陂g，后勤管理主要是為人員的吃、住、行提供保障和辦公物品（電腦、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)、筆、本、紙等）的配備、管理、使用。
在人員的吃、住、行方面，基建期間，條件簡陋，辦公室要為人員的吃、住、行提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，就必須未雨綢繆，提前根據(jù)人員的需求做好安排，以免臨時(shí)來不及，影響服務(wù)質(zhì)量，甚至影響正常的基建工作。
在辦公物品的配備上，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求，本著節(jié)資的原則，合理配備。在辦公物品的管理、使用上，要建立臺(tái)賬，做好各種物品的出入登記，防止資產(chǎn)流失；要精打細(xì)算，節(jié)支降耗，嚴(yán)格筆、紙、本等低值易耗品的管理使用。筆的使用要以舊換新（芯），紙張要兩面用，并制定考核措施，認(rèn)真落實(shí)。
企業(yè)文化建設(shè)。企業(yè)文化是企業(yè)長期形成的、為企業(yè)員工所接受的共同的行為意識(shí)準(zhǔn)則，它是企業(yè)的軟實(shí)力，是企業(yè)的核心競爭力。鐵打營盤流水兵，也從一個(gè)側(cè)面說明了企業(yè)文化的重要性。
基于對企業(yè)文化重要性的認(rèn)識(shí)，基建期間即企業(yè)建設(shè)之初，就要把企業(yè)文化建設(shè)提到重要工作方面。筆者參加建設(shè)的項(xiàng)目公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視企業(yè)文化建設(shè)，基建期間就確立了公司企業(yè)文化的建設(shè)原則：“從代表先進(jìn)文化前進(jìn)方向和科學(xué)發(fā)展觀的高度，確立企業(yè)理念系統(tǒng)，形成理念力；把理念貫穿于項(xiàng)目建設(shè)（生產(chǎn)）的全過程，形成管理力；發(fā)動(dòng)職工積極廣泛參與文化建設(shè)，形成行動(dòng)力。以“三力”為企業(yè)文化建設(shè)的著力點(diǎn)，在落實(shí)上狠下攻夫，用物質(zhì)文化建樹公司形象，用核心價(jià)值觀凝聚力量，用先進(jìn)的行為文化規(guī)范職工行為，為公司持續(xù)快速發(fā)展提供有力的思想保證和精神動(dòng)力?！卑凑者@個(gè)原則，我們辦公室與相關(guān)部門密切合作，從制定落實(shí)制度、員工行為規(guī)范等方面入手，在職工工作、出勤等方方面面形成按章操作、按制度辦事的風(fēng)氣和習(xí)慣，為公司的企業(yè)文化建設(shè)奠定了良好基礎(chǔ)，為企業(yè)注入了生機(jī)和活力。
結(jié)束語：辦公室管理是企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分，也是企業(yè)管理的一個(gè)重要方面?；ㄆ陂g，如何更好地發(fā)揮企業(yè)辦公室的管理作用，促進(jìn)和推動(dòng)企業(yè)的基建工作，提升企業(yè)的核心競爭力，為企業(yè)早日投產(chǎn)創(chuàng)效打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，還需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)一步研究。筆者相信，在企業(yè)辦公室管理者的英明領(lǐng)導(dǎo)下，通過全體辦公室人員的共同努力，企業(yè)辦公室管理工作一定會(huì)發(fā)揮更大的作用，為企業(yè)的健康發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)，使企業(yè)在激烈的市場競爭中永遠(yuǎn)立于不敗之地。