高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設研究

隨著信息化時代的到來，數(shù)字化技術(shù)在各個領(lǐng)域得到了廣泛應用，其中就包括檔案管理領(lǐng)域。在高校組織管理中，高校干部人事檔案占據(jù)著舉足輕重的地位，它不僅承載著高校人才的信息資源，還是評價、選拔、任用高校干部的重要依據(jù)。所以，在新時代環(huán)境下，如何適應信息化時代并提升干部人事檔案管理的質(zhì)效成為高校當前亟待解決的重要問題。鑒于此，本文將目光聚焦于高校，就如何推進干部人事檔案數(shù)字信息化建設提出具體建議，以供借鑒和指正。

一、關(guān)于高校干部人事檔案的基本論述

（一）高校干部人事檔案

作為高校檔案管理的重要組成部分，干部人事檔案是記錄高校干部個人經(jīng)歷、品德、才能、業(yè)績等各方面信息的載體。干部人事檔案不僅是高校對干部進行評價、選拔和任用的重要依據(jù)，也是高校管理和發(fā)展的重要歷史記錄。

一般來講，高校干部人事檔案主要包含以下內(nèi)容：

個人信息：包括高校干部的姓名、性別、出生日期、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等個人基本情況。

學習經(jīng)歷：包括高校干部的教育背景、學位授予情況、進修培訓經(jīng)歷等內(nèi)容的記錄，這些信息能夠反映高校干部的學術(shù)水平和專業(yè)能力。

工作經(jīng)歷：記錄了干部在高校及其他單位的工作經(jīng)歷，包括任職時間、職務崗位、工作職責等，這些信息可以作為評估干部的工作經(jīng)驗和能力的重要依據(jù)。

獎懲記錄：主要記錄了干部獲得榮譽稱號、獲獎情況以及違紀處分等相關(guān)信息，這些信息可以作為評價干部誠信度和品行的重要參考。

績效考核：主要記錄了干部的工作績效評估結(jié)果，包括考核成績、評價意見等，這些信息能夠在很大程度上反映高校干部的工作能力和業(yè)績貢獻。

加強干部人事檔案管理，不僅能夠為高校管理部門了解干部的基本情況和工作表現(xiàn)提供便利，也能夠為高校做出合理的選拔任用決策提供重要的參考依據(jù)。

（二）高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設

高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設是指將高校干部人事檔案的管理、存儲、查詢等工作進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，即利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對干部人事檔案進行處理和管理的過程。隨著數(shù)字化時代的到來，高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設成為必然趨勢。究其原因，在傳統(tǒng)的人事檔案管理方式中，紙質(zhì)檔案占據(jù)大量空間，查找困難，易受損壞和遺失，給檔案管理帶來許多不便。而數(shù)字化信息化建設能夠?qū)崿F(xiàn)對干部人事檔案的電子化存儲和管理，使得檔案檢索更加快捷方便，同時也有利于保障檔案的安全性與可靠性。

二、高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設策略

（一）加強基礎設施建設，夯實檔案數(shù)字信息化建設基礎

在推動高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設的過程中，加強基礎設施建設至關(guān)重要。究其原因，基礎設施是檔案數(shù)字信息化建設的基石，只有建設穩(wěn)定、高效的基礎設施，才能確保檔案數(shù)字信息化建設工作有條不紊地順利開展，并促進檔案數(shù)字信息化建設工作盡快取得預期成效。所以，在數(shù)字化環(huán)境下，高校一方面要加強對硬件設備的升級與維護，另一方面要積極引入新技術(shù)、新軟件，為檔案數(shù)字信息化建設打下堅實的基礎。

第一，加強硬件設備的升級與維護。首先，做好硬件設備升級工作。高校工作人員應定期對現(xiàn)有硬件設備進行全面客觀地評估，確定哪些設備需要升級，哪些設備可以繼續(xù)使用。之后，根據(jù)評估結(jié)果，制定詳細的升級計劃，對升級時間、升級內(nèi)容和升級預算等相關(guān)內(nèi)容進行明確。在此基礎上，結(jié)合發(fā)展需要以及成本控制目標，選取性能優(yōu)良、穩(wěn)定可靠的硬件設備進行升級，為干部人事檔案數(shù)字信息化建設提供良好的支持。其次，做好維護硬件設備工作。高校工作人員要按照內(nèi)部規(guī)章制度，對硬件設備進行定期巡檢，及時發(fā)現(xiàn)并解決設備運行過程中出現(xiàn)的問題，保證設備以最佳的狀態(tài)穩(wěn)定持續(xù)運行。在此過程中，工作人員要根據(jù)巡檢結(jié)果，及時更新硬件設備的驅(qū)動程序和固件，以提高設備的兼容性和穩(wěn)定性。不僅如此，還需要做好數(shù)據(jù)備份，并建立科學的恢復機制，以防止數(shù)據(jù)丟失和因設備故障導致的信息泄露和損失，確保高校干部人事檔案信息完整。

第二，重視軟件系統(tǒng)的更新與優(yōu)化。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和人事檔案管理的需求變化，軟件系統(tǒng)必須進行定期更新與優(yōu)化，否則無法推動檔案數(shù)字信息化建設的持續(xù)推進和穩(wěn)定發(fā)展。首先，加強對軟件系統(tǒng)的更新，及時對系統(tǒng)進行功能升級和缺陷修復。技術(shù)人員要結(jié)合高校干部人事檔案管理的特點和需求，對軟件系統(tǒng)進行功能拓展和優(yōu)化，及時增加新的管理模塊和功能，比如“高級檢索”、“自動分類”等功能，提高系統(tǒng)的靈活性和可定制性。同時，對系統(tǒng)存在的缺陷和問題進行及時排查和修復，消除安全隱患，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。其次，注重對軟件系統(tǒng)的實時優(yōu)化，全面提高系統(tǒng)運行性能及效率。技術(shù)人員應加強對新技術(shù)的關(guān)注和引入，通過對軟件系統(tǒng)的性能優(yōu)化以及算法的改進，提高系統(tǒng)的處理速度和響應時間。與此同時，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫設計和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，提高數(shù)據(jù)存儲和查詢效率，為檔案的快速檢索和高效管理提供有力支持。除此之外，高校還需要不斷夯實檔案數(shù)字信息化建設基礎，即一方面要加強基礎設施建設，提高網(wǎng)絡帶寬和數(shù)據(jù)存儲能力，確保數(shù)據(jù)傳輸和存儲的安全性和穩(wěn)定性。另一方面，要加強人才隊伍建設，提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和技術(shù)水平，為軟件系統(tǒng)的更新與優(yōu)化提供有力的人才保障，也為高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設提供強大支持。

（二）推進技術(shù)應用與創(chuàng)新，提高檔案數(shù)字信息化建設水平

在致力于推動高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設與發(fā)展的過程中，不僅要加強技術(shù)應用，引入更高效、更智能的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化管理；還需要注重技術(shù)創(chuàng)新，通過引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等一系列前沿技術(shù)，不斷提高高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設水平。整體來講，高?？梢詮囊韵聨讉€方面入手打造先進且強大的技術(shù)體系，為干部人事檔案數(shù)字信息化建設提供強有力的保障。

第一，引入數(shù)據(jù)采集與處理技術(shù)，提高檔案管理效率。數(shù)據(jù)采集是數(shù)字化建設的基礎，通過合理的數(shù)據(jù)采集技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對干部檔案信息的全面、準確和快速錄入。首先，通過手工錄入、掃描、OCR識別等多種方式，將高校干部的個人基本信息、工作經(jīng)歷、學術(shù)成果等相關(guān)信息進行采集和提取，全面提高數(shù)據(jù)信息的采集效率和準確性。在此過程中，一定要遵循相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范，保證數(shù)據(jù)的合法性和安全性。其次，通過數(shù)據(jù)清洗、分類、轉(zhuǎn)化等處理技術(shù)，對采集到的干部檔案數(shù)據(jù)信息進行有效整合和組織，為后續(xù)檔案信息化管理及實時檢索提供便利。

第二，應用云計算。云計算是一種基于互聯(lián)網(wǎng)的計算方式，可以提供靈活、可擴展的計算資源。在高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設中，可以通過云計算實現(xiàn)檔案存儲的虛擬化與集中化管理，即將干部人事檔案數(shù)據(jù)存儲在云端，實現(xiàn)對檔案的高效訪問與共享。此外，云計算還可以提供強大的計算能力，用于快速處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，加速檔案檢索與分析的過程。高校在推動干部人事檔案信息化管理的過程中，可以應用以下兩種云計算服務模式，一是基礎設施即服務（IaaS），這是一種將計算基礎架構(gòu)（如服務器、存儲設備和網(wǎng)絡）作為服務提供給用戶的服務模式，可以通過IaaS模式實現(xiàn)基礎設施資源的動態(tài)擴展和按需分配，提高資源利用率和靈活性，并且降低硬件投入成本和維護成本。二是平臺即服務（PaaS），這一種將應用程序開發(fā)和部署平臺作為服務提供給用戶的服務模式，高?？梢酝ㄟ^PaaS模式構(gòu)建干部人事檔案管理平臺，借助此平臺實現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化、信息化管理。

第三，應用大數(shù)據(jù)技術(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)是指處理和分析大規(guī)模數(shù)據(jù)集的方法與工具。在高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設中，高?？梢酝ㄟ^大數(shù)據(jù)技術(shù)對大規(guī)模干部人事檔案數(shù)據(jù)進行深度挖掘，發(fā)現(xiàn)其中隱藏的關(guān)聯(lián)關(guān)系和規(guī)律，為高校管理層做出合理的人事決策提供重要的信息支持，例如，通過分析干部的職業(yè)發(fā)展軌跡和業(yè)績表現(xiàn)，為學校人才培養(yǎng)和引進提供決策依據(jù)。與此同時，高?？梢酝ㄟ^數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，將人事干部檔案數(shù)據(jù)以圖形、圖表等直觀的形式進行展示，幫助工作人員更好地理解和分析數(shù)據(jù)。例如，通過制作教職工干部的職業(yè)發(fā)展軌跡圖和業(yè)績表現(xiàn)柱狀圖等，便于高校領(lǐng)導更好地了解干部的職業(yè)發(fā)展和業(yè)績表現(xiàn)情況。此外，高校可以通過數(shù)據(jù)整合技術(shù)，將涉及到多個部門的干部人事檔案數(shù)據(jù)信息進行整合處理，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和協(xié)同工作。例如，將干部的工作開展情況等信息進行整合處理，為學校人才評估和培養(yǎng)提供全面、準確的數(shù)據(jù)支持。

第四，應用人工智能技術(shù)。傳統(tǒng)的人事檔案分類和檢索需要大量的人力和時間，效率低下。而人工智能技術(shù)可以通過自然語言處理、圖像識別等技術(shù)手段，實現(xiàn)對干部人事檔案的自動分類和智能檢索，促進檔案管理的速度和精確度大幅提高。不過需要注意到，雖然人工智能技術(shù)的應用帶來了很多便利，但也面臨著一些挑戰(zhàn)，例如數(shù)據(jù)安全和隱私保護問題、技術(shù)更新迭代的速度問題等。為了應對這些挑戰(zhàn)，高校應采取加強數(shù)據(jù)安全保護、建立完善的技術(shù)機制等措施，促進人工智能技術(shù)在干部人事檔案管理中得到良好應用。

（三）完善標準化與規(guī)范化體系，保障檔案數(shù)字信息化建設質(zhì)量

一方面，標準化與規(guī)范化體系是保障高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設質(zhì)量的基礎，可以通過統(tǒng)一的標準和規(guī)范，保障干部人事數(shù)字化檔案的準確性、完整性和可追溯性，避免信息丟失和錯誤，提高檔案管理的效率和便利性。另一方面，標準化與規(guī)范化體系能促進檔案數(shù)字信息化建設的持續(xù)發(fā)展，即高校通過制定明確的標準和規(guī)范，引導各部門按照統(tǒng)一的要求進行檔案數(shù)字化工作，避免受到個人主觀意識和隨意性的干擾，推動檔案實現(xiàn)規(guī)范化和標準化的數(shù)字信息化建設。

第一，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準與流程規(guī)范。高校應制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字信息化標準，明確檔案數(shù)字化的基本要求和流程。首先，制定的檔案數(shù)字信息化標準應包括數(shù)字化設備的選擇與使用、數(shù)字化存儲與管理的方法與技術(shù)、數(shù)字檔案的分類與檢索等內(nèi)容，通過明晰的標準增強高校干部人事檔案數(shù)字化工作的規(guī)范性和統(tǒng)一性，全面提高檔案數(shù)字化管理水平。其次，高校需要建立一套完善的檔案數(shù)字信息化流程規(guī)范，對檔案數(shù)字化前的準備工作、數(shù)字化過程中的操作要求以及數(shù)字化后的存儲與管理措施等各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、責任要求等進行明確劃分，確保數(shù)字化工作按照規(guī)范開展。與此同時，提供明晰的指南，幫助各相關(guān)部門及工作人員歸納數(shù)據(jù)信息、檢索檔案等提供重要指導。

第二，加強標準化與規(guī)范化體系的實施與改進。首先，在按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準與流程規(guī)范開展干部人事檔案管理工作時，高校應注重檔案管理人員的培訓和指導，確保他們能夠熟練掌握相關(guān)標準和規(guī)范，并將其應用到實際工作中。同時，要加強監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不符合標準和規(guī)范的行為。其次，持續(xù)改進標準化與規(guī)范化體系，高校應隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理工作的變化，定期對體系進行評估和修訂，在明確其不足并發(fā)現(xiàn)其問題的基礎上，找出主要制約因素，并合理調(diào)整和完善標準化與規(guī)范化體系，以確?，F(xiàn)行數(shù)據(jù)標準與流程規(guī)范滿足干部人事檔案數(shù)字信息化管理要求。

（四）加強信息安全管理，維護檔案數(shù)字信息化建設安全

在數(shù)字化時代，信息安全是一個非常重要的問題。對于高校而言，在推進干部人事檔案數(shù)字信息化建設的過程中，信息安全管理至關(guān)重要。只有確保信息安全，才能保證檔案系統(tǒng)的可靠性、完整性和保密性。所以，高校要加強信息安全管理，有效維護檔案數(shù)字信息化建設安全。

第一，建立健全安全管理制度。高校應結(jié)合干部人事檔案數(shù)字信息化建設的特點與要求，建立一套涵蓋信息安全政策、標準和規(guī)范等相關(guān)內(nèi)容的安全管理體系，對各部門、各崗位人員需要承擔的責任進行合理劃分，對其在軟硬件設施中擁有的操作權(quán)限進行科學設定，實施安全審計和監(jiān)控制度，定期進行安全風險評估和演練，以便及時發(fā)現(xiàn)管理漏洞或者問題，促進工作人員采取有效措施保障檔案信息管理安全。

第二，增強安全防范意識并引入安全防護技術(shù)。在推進干部人事檔案數(shù)字信息化建設的過程中，高校需要加強對檔案管理人員的培訓與教育，增強他們的信息安全意識，引導他們正確規(guī)范地使用系統(tǒng)并自覺遵守安全規(guī)范，同時使其在培訓與實踐中不斷提高應對安全事件的應急能力。除了管理層面的措施，高校還應該采取一系列技術(shù)手段來保障信息安全。例如，通過加密傳輸通道、設置訪問控制權(quán)限、建立防火墻和入侵檢測系統(tǒng)等技術(shù)手段，有效阻止未經(jīng)授權(quán)的訪問和攻擊，以確保檔案系統(tǒng)的安全性。

第三，加強數(shù)據(jù)備份與恢復機制建設。在高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設過程中，可能會因硬件故障、軟件故障、人為誤操作等導致數(shù)據(jù)丟失或損壞，所以，高校要建立完善的數(shù)據(jù)備份及恢復機制，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。高?？梢圆捎美鋫浜蜔醾鋬煞N數(shù)據(jù)備份方式。其中，冷備是指在數(shù)據(jù)發(fā)生故障時，通過手動方式將備份數(shù)據(jù)恢復到系統(tǒng)中。熱備是指通過技術(shù)手段實時備份數(shù)據(jù)，一旦數(shù)據(jù)發(fā)生故障，可以立即恢復。數(shù)據(jù)備份策略需要根據(jù)實際情況制定。同時，高校需要制定合理的備份策略，確保數(shù)據(jù)庫文件、系統(tǒng)配置文件等關(guān)鍵數(shù)據(jù)定期備份，建議將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的地點，以防止單點故障。另外，高校應采用多種備份方式，即除了傳統(tǒng)的磁盤備份外，考慮使用云存儲等在線備份方式，以提高數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。最后，高校應定期進行數(shù)據(jù)恢復測試，以驗證備份是否成功并確?；謴蜁r間合理，及時發(fā)現(xiàn)并修復備份故障，保證備份系統(tǒng)穩(wěn)定可靠。

三、結(jié)語

總之，高校干部人事檔案數(shù)字信息化建設是時代發(fā)展的必然趨勢。高校要深刻認識到推進檔案管理信息化建設的重要性，并且通過加強標準化建設、完善安全保障體系等一系列措施深化干部人事檔案數(shù)字信息化建設，為其實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供強大驅(qū)動力。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://www.12-baidu.cn/w/wy/32640.html