EXCEL中的“分類(lèi)匯總”

一、“分類(lèi)匯總”的概念

分類(lèi)匯總——顧名思義，按“類(lèi)別”進(jìn)行“匯總”。首先要進(jìn)行“分類(lèi)”，其次才是“匯總”。

“排序”具有分類(lèi)功能，因此可用“排序”方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行“分類(lèi)”。當(dāng)然，對(duì)于具體的數(shù)據(jù)源，是否要進(jìn)行排序應(yīng)具體而論，如數(shù)據(jù)源中數(shù)據(jù)已按類(lèi)排好，就沒(méi)有必要再排序。匯總時(shí)，EXCEL要完成兩件事：①是按類(lèi)進(jìn)行匯總，有一個(gè)類(lèi)就匯總一次，會(huì)計(jì)學(xué)上叫“小計(jì)”，顯然“小計(jì)”的個(gè)數(shù)等于“類(lèi)”數(shù)。②是“總計(jì)”，對(duì)全體數(shù)據(jù)按“類(lèi)”匯總，其個(gè)數(shù)為1。我們?cè)诮鉀Q問(wèn)題時(shí)有時(shí)關(guān)心的是“小計(jì)”，有時(shí)關(guān)心的是“總計(jì)”，有時(shí)是“小計(jì)”、“總計(jì)”兩者均關(guān)心。但是無(wú)論我們?nèi)绾侮P(guān)心，EXCEL都要將“小計(jì)”、“總計(jì)”求出。正基于此，EXCEL提供三個(gè)視角給用戶方便查看匯總結(jié)果。第一視角：查看“總計(jì)”；第二視角：查看“總計(jì)”和“小計(jì)”；第三視角：查看“總計(jì)”、“小計(jì)”和具體數(shù)據(jù)記錄。用戶還可根據(jù)需要對(duì)匯總結(jié)果進(jìn)行進(jìn)一步編輯處理，以達(dá)到理想的效果。

例如，一群人（一般情況下），如按“性別”進(jìn)行分類(lèi)，則只有2類(lèi)，即“男”和“女”。如果要求這群人的平均身高，這就是“總計(jì)”問(wèn)題，“總計(jì)”個(gè)數(shù)為1。如果要分別求出“男”性和“女”性的身高，就是“小計(jì)”問(wèn)題，結(jié)果有2個(gè)，即“小計(jì)”的個(gè)數(shù)為2，等于“類(lèi)”數(shù)。操作時(shí)，EXCEL會(huì)把“總計(jì)”和“小計(jì)”一并求出。

二、示例

如表1，求出表中某高職院網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)業(yè)學(xué)生學(xué)科競(jìng)賽表中每個(gè)班男生和女生每門(mén)課程競(jìng)賽成績(jī)的總平均分及每門(mén)課程的平均分。

分析：本題既關(guān)心“總計(jì)”又關(guān)心“小計(jì)”。

首先進(jìn)行“分類(lèi)”。依題意，應(yīng)以“班級(jí)”為主要關(guān)鍵字、“性別”為次要關(guān)鍵字進(jìn)行排序。注意：如果越過(guò)“排序”這一步，本題匯總出的結(jié)果將是混亂的。

其次，“匯總”。匯總時(shí)，由于本題有兩個(gè)排序標(biāo)準(zhǔn)，一是“班級(jí)”主關(guān)鍵字，二是“性別”次要關(guān)鍵字，所以，要分兩次進(jìn)行嵌套匯總。第一次匯總時(shí)，選擇“分類(lèi)字段”為“班級(jí)”，第二次匯總時(shí)，選擇“分類(lèi)字段”為“性別”。

注意：①兩次匯總的標(biāo)準(zhǔn)“分類(lèi)字段”應(yīng)和排序時(shí)的關(guān)鍵字分別對(duì)應(yīng)，否則，驢頭不準(zhǔn)馬嘴。②第二次匯總時(shí)，結(jié)果應(yīng)和第一次匯總的結(jié)果嵌套，即操作時(shí)不選面板中“替換當(dāng)前分類(lèi)匯總”。如圖1所示。

操作步驟：

①打開(kāi)EXCEL，在SHEET1中生成數(shù)據(jù)表“某高職院網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)業(yè)學(xué)生學(xué)科競(jìng)賽成績(jī)”。

②選中表中一單元格（將光標(biāo)置入表中）。

③點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”，從彈出的菜單中選擇“排序”，進(jìn)入排序會(huì)話界面。

④ 圖 1 第二次匯總時(shí)面板參數(shù)設(shè)置

至此，分類(lèi)完成。下面接著進(jìn)行第一次分類(lèi)匯總。

⑤點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單項(xiàng)，從彈出的菜單中選擇“分類(lèi)匯總”，進(jìn)入分類(lèi)匯總會(huì)話面板。

⑥選擇“分類(lèi)字段”為“班級(jí)”，“匯總方式”為“平均值”，選擇VB等各門(mén)課程。

⑦點(diǎn)擊“確定。

至些，第一次分類(lèi)匯總完成。接著進(jìn)行第二次嵌套分類(lèi)匯總。

⑧點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單項(xiàng)，從彈出的菜單中選擇“分類(lèi)匯總”，進(jìn)入分類(lèi)匯總會(huì)話面板。

⑨選擇“分類(lèi)字段”為“性別”，“匯總方式”為“平均值”， 去掉面板中“替換當(dāng)前分類(lèi)匯總”前面的選中標(biāo)記“ü”。

⑩點(diǎn)擊“確定。

最終匯總結(jié)果如表2所示。

“分類(lèi)匯總”在管理和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、數(shù)據(jù)分析中有重要的實(shí)用價(jià)值，要清晰了解EXCEL的分類(lèi)、匯總思想，熟悉操作過(guò)程，在解決實(shí)際問(wèn)題時(shí)厘清分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，剛舉目張，為科研和社會(huì)生產(chǎn)實(shí)踐服務(wù)。這方面國(guó)家人社部“全國(guó)計(jì)算機(jī)信息高新技術(shù)考試”辦公軟件應(yīng)用操作員級(jí)和高級(jí)操作員級(jí)模塊提供了很好的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練平臺(tái)，有興趣的讀者可參考之。