高校圖書(shū)館檔案管理工作創(chuàng)新研究

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展、現(xiàn)代化建設(shè)的不斷加強(qiáng)，各高校對(duì)于圖書(shū)館工作越發(fā)重視，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。檔案承載了圖書(shū)館的文化信息，對(duì)圖書(shū)館工作進(jìn)行了真實(shí)和客觀地記載，反映了圖書(shū)館的發(fā)展?fàn)顩r。圖書(shū)館作為展示高校文化的窗口，從方方面面影響高校教學(xué)和科研工作水平。目前我國(guó)高校圖書(shū)館檔案管理工作受到管理方法、管理人員等多方面的影響，檔案管理工作的效果不夠理想，與實(shí)際要求相差甚遠(yuǎn)。文章通過(guò)對(duì)高校圖書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，提出了相應(yīng)的圖書(shū)館檔案管理工作創(chuàng)新的建議與措施，以期為我國(guó)高校圖書(shū)館的發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。

圖書(shū)館作為高校對(duì)外輸出的窗口，為高?？蒲泄ぷ魈峁┝酥匾Ｕ稀Ｏ鄬?duì)于高校其他行政機(jī)構(gòu)，圖書(shū)館具有很強(qiáng)的獨(dú)立性。圖書(shū)館存儲(chǔ)了大量文件材料檔案。作為一項(xiàng)原始記錄，高校圖書(shū)館檔案真實(shí)反映了高校圖書(shū)館各階段工作的發(fā)展?fàn)顩r，并為領(lǐng)導(dǎo)的管理決策和高校的學(xué)術(shù)科研提供了重要依據(jù)。加強(qiáng)高校圖書(shū)館的檔案管理工作，挖掘檔案管理工作的創(chuàng)新點(diǎn)對(duì)高校圖書(shū)館的發(fā)展與建設(shè)意義重大。

一、高校圖書(shū)館檔案管理的作用及意義

（一）高校圖書(shū)館檔案管理的作用

1.為高校圖書(shū)館的建設(shè)提供可靠依據(jù)

高校在舉辦各類(lèi)日常與學(xué)術(shù)科研活動(dòng)時(shí)會(huì)產(chǎn)生大量的文字、圖片及視頻資料，這些資料記錄了圖書(shū)館發(fā)展的重要?dú)v程，具有很高的研究?jī)r(jià)值。通過(guò)對(duì)這些資料的研究與分析，能夠得出一些結(jié)果。這些結(jié)果具有很強(qiáng)的規(guī)律性，為高校圖書(shū)館的決策工作提供可靠依據(jù)，明確圖書(shū)館未來(lái)的發(fā)展與規(guī)劃方向。

2.系統(tǒng)地評(píng)估與提高高校圖書(shū)館的管理水平

高校圖書(shū)館類(lèi)別豐富、數(shù)量巨大，包含文獻(xiàn)采購(gòu)檔案、經(jīng)費(fèi)檔案、行政檔案、人事檔案及黨群工作檔案等。不同類(lèi)型的檔案能夠反映出高校圖書(shū)館不同方面的問(wèn)題，不同高校對(duì)不同檔案類(lèi)型的需求有所差異。其中，文獻(xiàn)采購(gòu)檔案可反映出高校對(duì)于不同類(lèi)型文獻(xiàn)的側(cè)重，人事檔案記錄了圖書(shū)館人事的變動(dòng)信息，經(jīng)費(fèi)檔案能夠清楚了解到高校圖書(shū)館的收入及消費(fèi)情況。這對(duì)于高校圖書(shū)館管理水平的評(píng)估起到了參考作用。

3.對(duì)高校的教學(xué)和科研工作方向精準(zhǔn)定位

借閱檔案是高校圖書(shū)館最重要的檔案之一?？蒲心芰κ歉咝０l(fā)展的核心，通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)借閱檔案的管理，可充分了解到教師及學(xué)生借閱文獻(xiàn)的內(nèi)容、深度層次、閱讀時(shí)間等。在對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析后，高校能夠?qū)蒲泄ぷ鞯姆较蜻M(jìn)行精準(zhǔn)定位，及時(shí)更新科研及教學(xué)工作方面的決策。

（二）高效圖書(shū)館檔案管理的意義

1.對(duì)我國(guó)文化的發(fā)展有支持意義

檔案可真實(shí)反映國(guó)家與民族的文化發(fā)展歷程，是文化的重要物質(zhì)載體之一。因此，圖書(shū)館是高校文化的載體，為信息的傳播與知識(shí)的傳輸提供媒介。完善高效圖書(shū)館的管理工作，建立健全圖書(shū)館系統(tǒng)與管理體系，可為我國(guó)的文化發(fā)展提供極大的支持。

2.對(duì)高校圖書(shū)館的發(fā)展有參考意義

高校領(lǐng)導(dǎo)在做出決策、頒布相關(guān)政策時(shí)需要有所根據(jù)與參考。檔案作為高校圖書(shū)館的原始記錄，具有極強(qiáng)的參考意義。人事檔案可清楚記錄人員的用工及工作情況，對(duì)于人員的業(yè)績(jī)考評(píng)、薪資標(biāo)準(zhǔn)、任免決策提供了重要參考；經(jīng)濟(jì)檔案則能反映出高校圖書(shū)館的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況及國(guó)家、學(xué)校對(duì)科研工作的重視程度等。這些均能體現(xiàn)出高校圖書(shū)館的發(fā)展與規(guī)劃方向，具有重要參考意義。

二、高校圖書(shū)館檔案管理目前存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理的意識(shí)與重視度欠缺

對(duì)檔案管理的重視度欠缺是目前高校圖書(shū)館在檔案管理工作中存在的普遍問(wèn)題。由于工作人員對(duì)檔案管理的不重視與疏忽管理，圖書(shū)館沒(méi)有集中的檔案存放室，各部門(mén)的檔案獨(dú)立保管，沒(méi)有形成系統(tǒng)。因此，在后續(xù)圖書(shū)館的搬遷與擴(kuò)建過(guò)程中，造成了大量檔案文件丟失和損壞，這種現(xiàn)象對(duì)學(xué)校的科研工作定位及圖書(shū)館的發(fā)展帶來(lái)了一定阻礙。

（二）管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高

目前，高校圖書(shū)館檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的高度。高校圖書(shū)館負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員不僅數(shù)量少，在專(zhuān)業(yè)性方面也十分欠缺，經(jīng)常出現(xiàn)臨時(shí)工作人員的調(diào)動(dòng)，缺少專(zhuān)業(yè)人員的管理，忽視了對(duì)工作人員的培訓(xùn)工作。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，在管理步驟上有很高的要求。由于管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低，因此在檔案收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作及交接上經(jīng)常出現(xiàn)混淆等問(wèn)題。

（三）檔案內(nèi)容的完整度與系統(tǒng)性較低

檔案內(nèi)容的完整度主要體現(xiàn)在檔案時(shí)間、檔案登記等方面。在高校圖書(shū)館檔案管理方面，系統(tǒng)性與完整性是基本的工作要求。由于管理人員素質(zhì)低的問(wèn)題普遍存在，間接導(dǎo)致了檔案的完整度不足。一方面，由于工作人員的不穩(wěn)定，造成檔案缺檔或斷檔；另一方面，由于沒(méi)有建立完善的檔案管理制度，檔案經(jīng)?；煜?，具有盲目性與無(wú)序性，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。沒(méi)有進(jìn)行明確的登記和分類(lèi)工作，造成了檔案查閱時(shí)的困難，可利用性極低，檔案也就失去了對(duì)于高校與圖書(shū)館建設(shè)的意義。

（四）檔案的數(shù)字化建設(shè)滯后

在信息飛速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)化管理迅速普及。而在高校圖書(shū)館檔案管理工作方面，管理方式與手段仍以人工為主，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與現(xiàn)代化建設(shè)還十分滯后。檔案的載體大部分仍為紙質(zhì)，具有體積大、重量大、不易保存等缺點(diǎn)。相比紙質(zhì)檔案，電子檔案存取的靈活度更高，易于保存。當(dāng)今大部分高校的檔案管理建設(shè)與發(fā)展無(wú)法實(shí)現(xiàn)與社會(huì)信息化的有效同步。

三、實(shí)現(xiàn)高校圖書(shū)館檔案管理創(chuàng)新的有效措施

（一）建立圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)

業(yè)務(wù)檔案是圖書(shū)館檔案的主要類(lèi)別。在圖書(shū)館檔案管理工作中，高校要建立完善的圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)化、信息化、科學(xué)化和規(guī)范化。如今，信息化管理在高校圖書(shū)館檔案管理工作中逐步得到推廣應(yīng)用，目前各大高校嘗試?yán)枚喾N系統(tǒng)管理平臺(tái)輔助檔案管理。高校圖書(shū)館檔案的電子管理體系可滿(mǎn)足用戶(hù)行為與信息、信心評(píng)級(jí)等多方面的需求，最常見(jiàn)的是以web應(yīng)用為中心的B/S構(gòu)建模式。通過(guò)對(duì)高校圖書(shū)館各個(gè)部門(mén)與用戶(hù)信息的梳理，建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。系統(tǒng)中的操作與維護(hù)人員是圖書(shū)館專(zhuān)業(yè)的管理人士，主要工作是對(duì)檔案進(jìn)行快速存取，對(duì)分散的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并將結(jié)果及時(shí)反饋給相應(yīng)的管理部門(mén)，以便于及時(shí)、高效地解決管理工作中需要遇到的問(wèn)題。一方面，高校圖書(shū)館及各部門(mén)的負(fù)責(zé)人可掌握?qǐng)D書(shū)館全部的檔案信息，還能授權(quán)于其他負(fù)責(zé)人相關(guān)權(quán)限。另一方面，用戶(hù)可通過(guò)電子管理系統(tǒng)查詢(xún)相關(guān)的檔案資源，對(duì)高校圖書(shū)館的檔案做出信息評(píng)價(jià)并提供可靠的管理建議。高校圖書(shū)館管理人員、部門(mén)負(fù)責(zé)人及用戶(hù)可實(shí)現(xiàn)高效率的信息對(duì)接，增強(qiáng)了不同人員之間的信息可達(dá)性。

（二）規(guī)范圖書(shū)館檔案管理工作

規(guī)范高校圖書(shū)館檔案管理工作體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：建立完善的圖書(shū)館電子檔案目錄和圖書(shū)館數(shù)碼檔案。在建立完善的電子檔案目錄方面，高校圖書(shū)館管理人員首先應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)。在完成歸檔工作后，管理人員將根據(jù)紙質(zhì)檔案生成相對(duì)應(yīng)的電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，可大大提高查閱與檢索效率，為科研工作爭(zhēng)取了更多時(shí)間。在建立數(shù)碼檔案方面，由于高校圖書(shū)館目前信息化程度還較低，且校內(nèi)的數(shù)碼檔案類(lèi)型少、數(shù)量小，因此只能對(duì)數(shù)碼檔案的基本信息（包括時(shí)間、地點(diǎn)、主辦單位、人物、主要內(nèi)容等）進(jìn)行整理，規(guī)范命名。其后，再對(duì)每個(gè)文件建立相應(yīng)的文件夾，做好備份工作。在檔案管理工作中，規(guī)范性與科學(xué)性是最基本的要求，是實(shí)現(xiàn)高校圖書(shū)館管理工作高效化的重要前提。

（三）加強(qiáng)“雙套制”檔案管理模式在高校的運(yùn)用

如今，辦公自動(dòng)化技術(shù)已廣泛應(yīng)用于高校圖書(shū)館檔案管理工作中，對(duì)高校檔案管理模式需要有所創(chuàng)新，比如加強(qiáng)“雙套式”檔案管理模式的應(yīng)用力度，即對(duì)同一份檔案資料實(shí)現(xiàn)電子與紙質(zhì)共同存儲(chǔ)及二次利用的狀態(tài)，紙質(zhì)檔案與電子檔案互為鏡像。將檔案歸檔劃分為兩套不同體系，即日常事務(wù)文件歸檔與公文歸檔。另一方面，對(duì)于類(lèi)如請(qǐng)示報(bào)告等重要文件檔案，可先通過(guò)相應(yīng)的檔案查詢(xún)系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，再進(jìn)行紙質(zhì)打印便以滿(mǎn)足遞交等需求，同時(shí)做好留底備存的工作；對(duì)于價(jià)值較高的文件檔案，可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分類(lèi)與歸檔，同時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)文件的備份。這種雙套系統(tǒng)的管理模式，使檔案管理工作具有更高的便捷性與可操作性，使檔案的管理更加有序和科學(xué)，利于日后檔案的快速錄入與讀取。同時(shí)，高校需制訂規(guī)范性的管理方案，圖書(shū)館檔案的一切管理方案均嚴(yán)格按照檔案實(shí)體分類(lèi)方案進(jìn)行執(zhí)行。

四、結(jié)語(yǔ)

本文通過(guò)對(duì)圖書(shū)館檔案管理工作創(chuàng)新性的研究，發(fā)現(xiàn)我國(guó)高校圖書(shū)館檔案的管理工作創(chuàng)新化方面還存在一定的問(wèn)題并需要有所提升。希望此文能為我國(guó)目前高校圖書(shū)館檔案管理工作的創(chuàng)新提供可行性方案，在日后的管理工作中能規(guī)避不必要的問(wèn)題，為積極推動(dòng)高校圖書(shū)館建設(shè)起到促進(jìn)作用。

本文來(lái)源：《黃河.黃土.黃種人》：http://www.12-baidu.cn/w/xf/26540.html