山東中學(xué)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及對策

隨著社會不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)電子信息化的日新月異，檔案作為一種原始記錄是歷史的真憑實據(jù)，它在社會上的使用范圍及利用率在不斷攀升。而現(xiàn)有的檔案傳統(tǒng)管理模式及手工翻閱查詢方式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會的檔案管理工作。檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢已日益突顯，形成及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，成為檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。

一、檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)

（一）節(jié)約時間，提高效率

數(shù)字化檔案的實施利用，極大地減少了人們對檔案的查詢時間，提高了效率。傳統(tǒng)的檔案查詢方式基本上都是手工翻閱，要想查詢一本比較厚的檔案資料，工作人員就需要花費(fèi)很長時間，這是既浪費(fèi)時間也降低辦事效率的表現(xiàn)。而數(shù)字化電子檔案可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點(diǎn)、任一時間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。改善了查詢的時間和空間問題，給查詢?nèi)藛T帶來了更有效便捷的方法。

（二）成本的節(jié)約

利用數(shù)字化技術(shù)管理檔案，在很大程度上降低了管理成本。傳統(tǒng)的檔案管理，為了提高檔案的利用率，都是采用增加檔案工作人員和加大辦公費(fèi)用的方式的，導(dǎo)致檔案管理的成本不斷增加。而數(shù)字化檔案的機(jī)讀檔案技術(shù)取代了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息，節(jié)約了由于復(fù)印、打印、裝訂所產(chǎn)生的費(fèi)用，同時也節(jié)約的檔案庫房的使用面積，極大地降低了檔案的管理成本。

（三）利于保護(hù)檔案原件和對檔案的充分利用

數(shù)字化檔案取代紙質(zhì)的檔案后，人們查閱檔案主要是在計算機(jī)上調(diào)閱并直接輸出，減少了對原始檔案的翻閱次數(shù)，尤其是保存時間比較長的檔案材料，它們本身就容易破損，而進(jìn)行數(shù)字化處理后，對其起到了更好的保護(hù)作用。另外，數(shù)字化電子檔案在提供原件閱覽的同時，還能夠根據(jù)利用者個人的需要對其中的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計、打印等。檔案工作人員還可以根據(jù)需要對電子檔案進(jìn)行編輯，從而節(jié)省時間。

二、中學(xué)檔案管理的意義

（一）基礎(chǔ)性

中學(xué)檔案管理是學(xué)校各項工作的基礎(chǔ)，是保證學(xué)校教學(xué)工作、教學(xué)改革、教學(xué)研究和教學(xué)發(fā)展順利進(jìn)行的基礎(chǔ), 是教書育人的真實記錄, 是評價教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。中學(xué)檔案是學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的直接依據(jù)及載體。中學(xué)檔案一直貫穿著學(xué)校的開辦、發(fā)展、變化的全過程, 涉及中學(xué)教育教學(xué)工作及其組織、管理的各個方面,真實地反映了學(xué)校的教學(xué)、管理、運(yùn)行的發(fā)展軌跡, 是學(xué)校重要的信息資源庫。

（二）重要性

中學(xué)檔案室，是為了對本學(xué)校的檔案進(jìn)行管理、收集、保管并提供利用。學(xué)校的檔案管理工作既是記錄學(xué)校教學(xué)工作的重要憑證,又是提高學(xué)校教學(xué)水平的主要途徑。中學(xué)檔案室雖小，但內(nèi)容卻極為豐富，正所謂“小小的世界，卻包羅萬象”。里面不僅包括科技檔案，教學(xué)檔案，設(shè)備儀器檔案、基建類檔案；還收集了財務(wù)報表、帳簿、憑證等的會計檔案；以及聲像、相片類的聲像檔案。中學(xué)檔案室的建設(shè)，一是為了把真實地記載了每個學(xué)校的發(fā)展與興衰、學(xué)生的成功與失敗、教師的汗水與功勛的校史資料很好的保存和保護(hù)起來。二是為了能讓自己的學(xué)生們以后對自己的中學(xué)回憶有所依靠，在教學(xué)檔案中，客觀地記錄了教師每學(xué)期對學(xué)生學(xué)習(xí)情況的記錄，學(xué)生成績的評定和老師對學(xué)生表現(xiàn)的評定記錄等，當(dāng)他們長大成人之后，就能很好的利用學(xué)校的檔案室來找尋他們在這里留下的五彩繽紛的少年足跡。

三、山東中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

就山東各中學(xué)的檔案管理現(xiàn)狀，作出如下幾個概況：

1.有些中學(xué)聘請的檔案管理人員都不是專業(yè)化的，他們幾乎都是學(xué)校的一些退休老師，并沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練。他們管理檔案也只是混口飯吃，抱著應(yīng)付上級的檢查的態(tài)度，使得檔案管理工作處于被動地位，不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。這對學(xué)校檔案的有效管理帶來了困難，直接影響著檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化程度。

2.有些中學(xué)的校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識不足，對檔案室并不重視。他們對檔案意識的薄弱，使得檔案室變成一個常常被學(xué)校遺忘的一角。校領(lǐng)導(dǎo)只會在有上級部門來校指導(dǎo)時，象征性的開設(shè)檔案室。這在一定程度上造成檔案收集的困難，有效的檔案得不到及時的整理，致使檔案的散失、泄密，有些人甚至惡意銷毀等。

3.而檔案現(xiàn)代化程度幾乎為零是山東各個中學(xué)都存在的現(xiàn)狀。我國很多的檔案館，都已經(jīng)采用先進(jìn)的數(shù)字化電子來管理檔案，而在這些中學(xué)還完全是傳統(tǒng)的檔案管理模式，形成了相當(dāng)大的差距。這也正是體現(xiàn)的了上級檔案部門工作的不到位，沒有及時的對中學(xué)檔案管理進(jìn)行好的檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)和幫助。

由上可見，對山東各個中學(xué)加強(qiáng)檔案管理顯得尤為重要，并要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理模式。

四、實施檔案數(shù)字化的建議

（一）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

所謂檔案管理工作人員的素質(zhì)，是指檔案人員的專業(yè)水平，以及適應(yīng)環(huán)境、做好本職工作能力的總稱，包括政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)。檔案數(shù)字化管理的技術(shù)要求工作人員必須具備專業(yè)的素質(zhì)，精通檔案理論知識及日常管理技能的同時，要掌握計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識的利用方式。現(xiàn)代的檔案工作者一定要有豐富的、廣博的知識，而且在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化方面的知識也要掌握一點(diǎn)，自然懂的外語最好，因此，在平時的工作中學(xué)校還應(yīng)創(chuàng)造條件，讓學(xué)校檔案管理人員要定期的參加進(jìn)修培訓(xùn)，這種培訓(xùn)既要包括職業(yè)道德上的教育還要包括專業(yè)技術(shù)水平方面的提升，使檔案管理人員鞏固檔案管理工作的基礎(chǔ)知識和基本技能外，不斷掌握新知識和新技能，這樣才能不斷適應(yīng)新時期新形勢對檔案工作者的要求。

（二）加強(qiáng)對數(shù)字化檔案建設(shè)的認(rèn)識

為加強(qiáng)多種形式的檔案管理工作，我們要從紙質(zhì)檔案管理中蛻變出來，逐步向檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。雖然當(dāng)前的數(shù)字化檔案尚未普及，但從目前的發(fā)展趨勢來看，今后數(shù)字化檔案必然會在檔案管理中占據(jù)重要的一部分。對于剛剛到來的新事物，檔案工作者應(yīng)有這種先見之明，搞好準(zhǔn)備工作，結(jié)合各時各地的實際情況，做好數(shù)字檔案室的建設(shè)工作，同時加強(qiáng)對已有的數(shù)字化檔案的管理，積極積累相關(guān)方面的工作經(jīng)驗。同時對于紙質(zhì)檔案的管理工作也絲毫不能馬虎，檔案是由收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)組成的，各個環(huán)節(jié)聯(lián)系密切，哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會影響其他環(huán)節(jié)的質(zhì)量及工作成果。紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，因此真實性和原始性容易鑒別，電子檔案的信息必須通過計算機(jī)等專用設(shè)備的轉(zhuǎn)換才能實現(xiàn)閱讀，操作上容易造成信息的丟失或刪改，所以我們在檔案管理過程中要保護(hù)好原始資料，既要保存好電子檔案也要保存好紙質(zhì)檔案。因為即使數(shù)字化檔案全面普及了，對于一些需要長期保存的重要史實材料、文獻(xiàn)記錄，仍需要以紙質(zhì)文件的形式來存儲和管理。

五、結(jié)論

變革檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)已經(jīng)迫在眉睫，為了適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，要求檔案管理人員必須時刻讓自己在跟上時代發(fā)展的步伐，始終立足于與時俱進(jìn)、改革創(chuàng)新,不斷提高自身整體素質(zhì), 強(qiáng)化服務(wù)意識、法制意識,終生學(xué)習(xí),豐富自身的知識結(jié)構(gòu),才能成為新世紀(jì)檔案工作的復(fù)合型管理人才,才能為促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展出一份力。

傳統(tǒng)的手工管理檔案方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)今社會發(fā)展的需要,檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用，正是順應(yīng)了潮流、適應(yīng)了時代發(fā)展的新舉措、新要求。