高校專業(yè)教研室教學(xué)檔案一體化管理體系建設(shè)研究——陜西教育

教學(xué)檔案是指在教學(xué)、科研以及教學(xué)管理等工作中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種形式的文件資料。它全面地反映了高校教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等工作的全貌，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志，也是學(xué)校教學(xué)評(píng)估的重要內(nèi)容之一。教研室作為學(xué)校教學(xué)與科研的基層組織，其教學(xué)檔案是反映教學(xué)思想、教學(xué)管理與實(shí)踐、教學(xué)改革與研究等教學(xué)相關(guān)活動(dòng)的第一手資料，具有獨(dú)特的地位和作用。隨著高等教育改革的不斷深入，以及國家和各級(jí)政府對(duì)教學(xué)質(zhì)量評(píng)估工作的重視，各高校對(duì)基層教研室檔案的建設(shè)也越來越重視。但是，由于歷史遺留和時(shí)代發(fā)展的原因，高校專業(yè)教研室層次的教學(xué)檔案建設(shè)存在一些共性的問題，嚴(yán)重制約了其效用的發(fā)揮。為了進(jìn)一步規(guī)范教研室教學(xué)檔案管理工作，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)管理、教學(xué)改革與建設(shè)中的作用，必須在全面分析問題成因的基礎(chǔ)上，制訂和完善相應(yīng)的管理措施，建立起比較完備的教學(xué)檔案管理體系，也為正在實(shí)施的專業(yè)課一體化教學(xué)提供重要的保障。
教學(xué)檔案存在的主要問題
從筆者調(diào)研的情況來看，高校教研室檔案在建設(shè)方法、建設(shè)內(nèi)容、管理制度和效用發(fā)揮方面均存在許多亟需解決的問題。
1.教研室檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待于進(jìn)一步提高，教學(xué)檔案的建設(shè)方法有待于進(jìn)一步改進(jìn)
教研室作為學(xué)校最基本的教學(xué)單位，一般并沒有專職的檔案管理人員，所有的檔案建設(shè)和管理工作均是由沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的普通教員承擔(dān)。因此，在檔案建設(shè)和管理的具體工作中，往往在材料收集、分類編目、保管維護(hù)等方面存在著隨機(jī)性、非科學(xué)性、非專業(yè)化的特征。另一方面，很多教研室雖然平時(shí)開展了大量的工作，但由于沒有一個(gè)明確的教學(xué)檔案建設(shè)方案，許多經(jīng)驗(yàn)沒有總結(jié)提煉，許多資料沒有以妥善的形式進(jìn)行分類管理，時(shí)間久了，很多重要的資料遺失，許多好的經(jīng)驗(yàn)沒有得到傳承和推廣；同時(shí)，由于缺乏專業(yè)的管理、分類編目以及專人管理，在需要資料時(shí)，往往難以找到，從而使教學(xué)檔案的利用功能大打折扣。
2.教學(xué)檔案的內(nèi)容不齊全，不規(guī)范
由于教研室檔案管理普遍起步較晚，制度不夠健全，檔案建設(shè)的內(nèi)容不明確，造成一些歸檔材料無章可循，從而導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容不齊全，缺乏規(guī)范性和整體性。
3.教學(xué)檔案的管理制度不夠健全，管理方法和管理手段比較落后
首先，多數(shù)教研室的教學(xué)檔案是教員兼職管理，教員既承擔(dān)著艱巨的教學(xué)任務(wù)，又有科研的壓力，能夠用在檔案管理上的時(shí)間非常少，加上教研室一般沒有明確的檔案管理制度，從而造成檔案的管理比較混亂。其次，多數(shù)教研室的檔案管理還采用比較原始的手工操作方法，主要以紙質(zhì)的形式進(jìn)行檔案的收集和歸檔，還未將比較先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)引入到檔案管理中，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。此外，一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理存在誤區(qū)，對(duì)檔案工作的重視不夠，資金投入不到位，也是造成檔案管理比較落后的原因。
4.教學(xué)檔案的利用率比較低，服務(wù)教學(xué)的功能沒有得到充分發(fā)揮
在實(shí)際的工作中，檔案管理人員更加注重檔案的完整性，以檔案的完好保存作為終極目標(biāo)。因此，他們特別注重保護(hù)檔案不受損壞，對(duì)合理利用檔案考慮得較少。這也就造成了檔案借閱比較困難，甚至一般人員根本無法借閱。據(jù)統(tǒng)計(jì)，高校檔案的利用率一般在20%以下。
為了進(jìn)一步規(guī)范教研室的教學(xué)檔案管理，充分發(fā)揮其在教學(xué)管理、教學(xué)改革、教學(xué)研究和學(xué)科評(píng)估等各項(xiàng)工作中的作用，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，筆者結(jié)合自己的工作實(shí)際和體會(huì)，從教研室教學(xué)檔案建立的方法、教學(xué)檔案應(yīng)涵蓋的內(nèi)容、教學(xué)檔案的管理制度和教學(xué)檔案利用價(jià)值最大化的途徑等幾個(gè)方面進(jìn)行探討，希望能夠?yàn)榻⑵鸨容^完備的教研室教學(xué)檔案管理體系提供一些有益的建議。
教學(xué)檔案管理體系建設(shè)的若干問題
1.教學(xué)檔案建立的方法與途徑
由于教學(xué)檔案建設(shè)工作量非常大、過程繁雜，要確保教研室教學(xué)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，就必須尋找行之有效的建設(shè)方法。根據(jù)筆者多年從事教學(xué)管理的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，我們認(rèn)為應(yīng)采用以下措施，以保證教研室教學(xué)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。（1）強(qiáng)化全體教員的檔案意識(shí)，全員建檔。由于教研室沒有必要也不可能設(shè)立專職的檔案管理人員，這就要求在檔案建設(shè)的過程中充分調(diào)動(dòng)全體人員的積極性。教研室要把檔案建設(shè)列入教研室工作計(jì)劃，統(tǒng)一教員思想，讓教員認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)工作的重要組成部分，是每個(gè)教員的義務(wù)。（2）結(jié)合教研室的實(shí)際，制訂合理的規(guī)章制度，使得教學(xué)檔案的收集、整理、保存和歸檔有章可循。有條件的可以建立專門的檔案室對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行保存。（3）堅(jiān)持檔案材料的及時(shí)歸檔，確保教學(xué)檔案的實(shí)時(shí)更新。設(shè)立時(shí)間節(jié)點(diǎn)制度，每周由值班員負(fù)責(zé)收集整理各位教師本周內(nèi)的工作，交檔案員分類保存。
2.教學(xué)檔案的建設(shè)內(nèi)容
為了最大限度地符合教學(xué)規(guī)律和教學(xué)管理的需要，在調(diào)研一些高校做法的基礎(chǔ)上，我們認(rèn)為教研室教學(xué)檔案的內(nèi)容應(yīng)該主要包括：①綜合性文件；②師資培養(yǎng)；③專業(yè)與課程建設(shè)；④教學(xué)條件與利用情況；⑤教學(xué)管理和質(zhì)量資料；⑥特色類材料。同時(shí)，為了保證教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和連續(xù)性，還應(yīng)該配備教學(xué)檔案的相關(guān)目錄和保存時(shí)間。
3.教學(xué)檔案的管理制度
為了更好地發(fā)揮教研室教學(xué)檔案的作用，就必須從檔案建設(shè)的觀念、管理措施和管理制度等方面加強(qiáng)建設(shè)。事實(shí)上，完善教研室的檔案管理制度，加強(qiáng)教研室的教學(xué)檔案管理，是高校的重要基礎(chǔ)建設(shè)之一，也是加強(qiáng)高校管理、深化教學(xué)改革的重要體現(xiàn)。筆者在調(diào)研院系有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合教研室的實(shí)際情況，認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)教研室的教學(xué)檔案管理：（1）建立教學(xué)檔案管理責(zé)任人制度。根據(jù)教研室的實(shí)際情況，教研室主任應(yīng)為教研室教學(xué)檔案的責(zé)任人，同時(shí)明確一名教員擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)做好以下各個(gè)方面的工作。一是做好本教研室教學(xué)文件材料的收集工作；二是將收集的材料定期組卷裝訂，進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化處理；三是做好平時(shí)的保管工作，對(duì)教員借用檔案材料作好登記，并注意按時(shí)催繳歸還。（2）實(shí)行教學(xué)檔案定期檢查制度，形成規(guī)范教學(xué)檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制。教研室每學(xué)期對(duì)現(xiàn)有的檔案材料進(jìn)行一次集中整理、分類歸檔，然后由系和學(xué)校組織兩個(gè)層面的專項(xiàng)檢查，提出整改意見，教研室按照意見進(jìn)行整改，做到“以檢促建，以檢促改，檢建結(jié)合，重在建設(shè)”。（3）實(shí)行檔案員定期培訓(xùn)制度，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。由于教研室沒有專門的檔案管理員，檔案的收集和管理方面往往存在非專業(yè)性、非科學(xué)性的特征。因此，檔案管理員要不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，不斷學(xué)習(xí)與現(xiàn)代檔案管理相關(guān)的理論、技術(shù)和方法，以提高教學(xué)檔案的利用價(jià)值。另外，高校教研室教學(xué)檔案有其自身的特點(diǎn)，檔案管理員要解放思想、更新觀念，不斷尋求高校教學(xué)檔案與一般檔案的異同，同時(shí)針對(duì)這種特點(diǎn)尋求適合教研室檔案管理的新方法和途徑。
4.教學(xué)檔案的作用最大化途徑
建立教學(xué)檔案的目的是充分利用教學(xué)檔案，為各類教學(xué)活動(dòng)服務(wù)，提高教學(xué)水平。教學(xué)檔案利用程度的高低，關(guān)鍵在于能否制訂一套合適的方案，便于教學(xué)檔案的查閱使用。筆者認(rèn)為，在實(shí)際工作中應(yīng)采取以下措施，以發(fā)揮檔案資源的應(yīng)有價(jià)值。一是要提高教學(xué)檔案建設(shè)的信息化水平。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案建設(shè)也要與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的作用。在重視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的同時(shí)，逐步加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化。二是要在檔案管理中，充分體現(xiàn)“以人為本”的思想。在不破壞檔案的保密性和完整性的同時(shí)，對(duì)盡可能多的人員進(jìn)行開放。同時(shí)要根據(jù)不同人員的具體需求，制訂有針對(duì)性的開發(fā)計(jì)劃以及查閱、借閱相關(guān)制度，提高借閱人的利用效率。三是檔案管理人員要“走出去”，及時(shí)有效地利用反饋信息。分析借閱人的反饋信息并加以整改，是提高檔案利用價(jià)值的有效手段。因此，檔案員要及時(shí)主動(dòng)地了解教學(xué)檔案的使用效果，對(duì)反饋回來的信息進(jìn)行分析研究，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的不足并加以改進(jìn)。
結(jié) 語
總之，建立教研室的教學(xué)檔案一體化管理體系，目的是為了使教學(xué)檔案更加全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地反映各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)，更好地為教學(xué)科研服務(wù)，為提高人才培養(yǎng)質(zhì)量服務(wù)。為此，必須不斷創(chuàng)造性地發(fā)展教學(xué)檔案管理體系，使之成為一種與時(shí)俱進(jìn)的力量，在服務(wù)教學(xué)的過程中不斷煥發(fā)出新的活力。
參考文獻(xiàn)：
[1]李偉. 關(guān)于實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案利用價(jià)值最大化的幾點(diǎn)思考[J]. 河套大學(xué)學(xué)報(bào)，2011，8（3）：97-100.
[2]朱愛琴. 高校檔案資源管理現(xiàn)狀分析與應(yīng)對(duì)策略[J]. 檔案管理， 2012，194：93.
[3]陳一紅. 對(duì)做好高校教學(xué)檔案管理工作的思考[J]. 通化師范學(xué)院學(xué)報(bào)， 2011，32（10）：108-110.
[4]周璇. 如何做好教學(xué)檔案工作[J]. 陜西檔案， 2011，（4）： 31.
[5]劉文. 加強(qiáng)教研室教學(xué)檔案管理的實(shí)踐和探索[J]. 成都中醫(yī)藥大學(xué)學(xué)報(bào)， 2007，9（2）：29-30.
[6]李伯聰. 高校教研室檔案的特點(diǎn)與整理[J].科教導(dǎo)刊， 2010，（9）：217.