學(xué)籍管理工作面臨的新問題

1.學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)無法共享。由于現(xiàn)今的高等學(xué)校都實行學(xué)籍管理軟件化，因此學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)可以實現(xiàn)電子化，但這些學(xué)籍管理系統(tǒng)往往只局限于教務(wù)或?qū)W生部門等某一個部門管理人員使用，其它部門無法共享，同時，學(xué)校各部門對數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成每個部門的數(shù)據(jù)格式和要求都不一樣，這就造成了學(xué)籍管理工作人員要重復(fù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)。
2.學(xué)籍管理的工作職能劃分不明確。學(xué)籍管理不是一個部門的事情，它涉及到學(xué)生處、教務(wù)處、財務(wù)處、各二級院系、圖書館、校醫(yī)院等各個部門，只有這些部門通力配合才能將學(xué)籍管理工作做好。如學(xué)生未經(jīng)請假擅自離校，在規(guī)定期限內(nèi)未返校參加教學(xué)活動，并在社會造成惡劣影響，按規(guī)定應(yīng)該做出相應(yīng)的處理，但由于該生所在院系未能及時上報此情況，造成學(xué)籍管理部門不能及時對該生做出相應(yīng)的學(xué)籍處理。
3.學(xué)校對學(xué)籍管理的重視程度不夠。學(xué)籍管理是一項艱苦的工作，它工作量大，內(nèi)容繁瑣，政策性強(qiáng)，影響面大，工作人員要全身心地投入到此項工作中，時時學(xué)習(xí)，保證工作萬無一失。但從實際情況看，學(xué)籍管理工作人員不僅每天要忙于繁雜的事務(wù)性工作，還要身兼數(shù)職，減少了其學(xué)習(xí)政策的時間，也大大降低了工作效率，同時，學(xué)籍管理工作人員頻頻換人，甚至有的部門使用研究生來做學(xué)籍管理工作，這就降低了學(xué)籍管理工作的準(zhǔn)確性，并且交接工作中也會出現(xiàn)遺忘或錯誤。另外，學(xué)校也缺乏對學(xué)籍管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，在一定程度上影響了學(xué)校的學(xué)籍管理工作，導(dǎo)致了一些不良后果。
4.學(xué)籍管理的相關(guān)政策完善滯后
2005年9月1日，新版《規(guī)定》正式施行，雖然新《規(guī)定》賦予高等學(xué)校更多的自主權(quán)，但隨著高等教育不斷地發(fā)展，有些新問題也逐漸暴露出來，如應(yīng)征入伍的學(xué)生學(xué)籍保留期限、應(yīng)征入伍的學(xué)生復(fù)學(xué)后課程如何安排及成績?nèi)绾握J(rèn)定等都需要重新進(jìn)行界定。政策的滯后會給日常學(xué)籍管理工作帶來麻煩，同時也讓學(xué)生及家長對學(xué)校的相關(guān)工作產(chǎn)生質(zhì)疑。
一、解決問題的對策
面對學(xué)籍管理的新變化和新問題，要從實際工作出發(fā)，結(jié)合新形勢來尋求解決問題的對策，具體包括以下幾個方面：
1.實行院系兩級學(xué)籍管理。在院系兩級管理系統(tǒng)中，學(xué)籍管理是一個比較重要的環(huán)節(jié)，因為學(xué)籍管理涉及到學(xué)生的切身利益，需要教務(wù)處和學(xué)生系部通力配合，才能完成好。從學(xué)籍管理的實際工作看，本著“以學(xué)生為本，以教師為本，以各教學(xué)單位為本”的原則，實行院系兩級學(xué)籍管理，充分放權(quán)給系部，有利于調(diào)動系部管理的積極性，提高學(xué)院整體的工作效率，提升學(xué)籍管理的質(zhì)量。教務(wù)處在兩級學(xué)籍管理中主要負(fù)責(zé)全日制本科學(xué)生考績、學(xué)籍管理流程和相關(guān)規(guī)章制度的宏觀管理，院學(xué)位委員會日常工作和學(xué)士學(xué)位評定、授予的審查；學(xué)生系部則負(fù)責(zé)學(xué)生成績的登錄、核對、存檔與學(xué)籍異動，對本系部所屬畢業(yè)生進(jìn)行畢業(yè)資格審核并報教務(wù)處備案。同時，可以采取建立學(xué)籍管理月報制度等行之有效的手段來強(qiáng)化學(xué)籍管理。
2.建立各部門之間的協(xié)作機(jī)制。學(xué)籍管理不僅是教務(wù)處和各系部的事情，它還涉及到招生辦、財務(wù)處、學(xué)生處、后勤處、組織部、校醫(yī)院等多個部門，這就需要這些部門通力配合，才能使學(xué)籍管理順暢地進(jìn)行下去，因此，建立各部門長效的協(xié)作機(jī)制，明確各自的職能范圍，是各部門通力合作的重要保障。
3.建立定期培訓(xùn)機(jī)制。學(xué)籍管理工作是一項嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確且專業(yè)性較強(qiáng)的工作，它要求學(xué)籍管理人員在法律、檔案、服務(wù)、學(xué)習(xí)等四個方面都具有較高的意識，這不僅要求管理人員本人在日常工作中要善于總結(jié)和學(xué)習(xí)，還要求學(xué)籍主管部門多給管理人員提供培訓(xùn)、學(xué)訪和交流的平臺，以提高學(xué)籍管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，擴(kuò)大學(xué)籍管理人員自身的知識視野。同時，鼓勵學(xué)籍管理人員進(jìn)行申報課題、撰寫相關(guān)論文等科研，總結(jié)管理經(jīng)驗、研究管理方法，并且將研究成果運用到實際工作中去，以提高學(xué)籍管理質(zhì)量。
4.完善教務(wù)管理軟件。信息化時代下的高等學(xué)?；旧隙紝崿F(xiàn)了教務(wù)管理電子化，學(xué)籍管理是其中重要的一部分。從實際情況看，教務(wù)管理軟件已經(jīng)實現(xiàn)了學(xué)生進(jìn)行選課、成績查詢，教師進(jìn)行課程查詢、成績錄入等操作，但還有一些功能需要進(jìn)一步完善，如畢業(yè)資格審查不能完全運用教務(wù)管理軟件來進(jìn)行審查、教材管理中學(xué)生還無法查詢到自己使用教材的情況及教材庫建設(shè)等，同時，各個高等學(xué)校的教務(wù)管理和教育部學(xué)信網(wǎng)數(shù)據(jù)對接、高校內(nèi)部數(shù)據(jù)共享等也是需完善的地方。隨著教務(wù)管理信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，高等學(xué)校每年應(yīng)適當(dāng)增加對教務(wù)管理軟件方面的資金投入，確保教務(wù)管理系統(tǒng)必要地升級，以解決不斷出現(xiàn)的新問題。