高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

隨著高校高教經(jīng)費(fèi)的不斷增加、新形勢(shì)下對(duì)高校治理能力及治理水平要求的提升、以及業(yè)財(cái)融合模式下對(duì)高校財(cái)務(wù)管理水平要求的不斷提高，財(cái)務(wù)核算壓力與日俱增，僅靠財(cái)務(wù)人員手工核算及簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)電算化條件已經(jīng)無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的財(cái)務(wù)管理需求。報(bào)銷效率問(wèn)題已經(jīng)不僅僅是對(duì)報(bào)銷人的困擾，同時(shí)會(huì)影響高校的財(cái)務(wù)管理水平，甚至影響到學(xué)?？蒲许?xiàng)目管理進(jìn)而影響學(xué)校的創(chuàng)新發(fā)展。

一、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷現(xiàn)狀及成因分析

（一）財(cái)務(wù)核算壓力巨大

1.資金流量增大

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)在高等教育經(jīng)費(fèi)的投入逐步增加，根據(jù)中國(guó)統(tǒng)計(jì)年鑒顯示，2019年，全國(guó)教育經(jīng)費(fèi)總投入為50178.12億元，比上年的46143.00億元增長(zhǎng)8.74%，其中高校生均一般公共預(yù)算公用經(jīng)費(fèi)支出增長(zhǎng)3.81%[1]。除此之外，高校擴(kuò)招、社會(huì)捐贈(zèng)增多、高校通過(guò)各種渠道實(shí)現(xiàn)的事業(yè)收入增加等使得高校生均預(yù)算外經(jīng)費(fèi)增多，導(dǎo)致高?？捎米杂匈Y金增多。隨著高?？蒲兴降奶嵘?，科研項(xiàng)目數(shù)量和單筆科研項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)也就隨之增多，科研經(jīng)費(fèi)逐年增加，科研支出增多。高校支出增多勢(shì)必會(huì)使得財(cái)務(wù)報(bào)銷數(shù)量增加，財(cái)務(wù)核算工作量增大。

2.財(cái)務(wù)核算精準(zhǔn)度要求更高

新形勢(shì)下項(xiàng)目全面績(jī)效管理要求無(wú)論是校內(nèi)預(yù)算項(xiàng)目還是財(cái)政專項(xiàng)撥款，都不能僅是停留在“款項(xiàng)撥付-花出去”這一簡(jiǎn)單的項(xiàng)目管理水平下。從預(yù)算編制，到預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的控制，到預(yù)算執(zhí)行后的績(jī)效評(píng)價(jià)都要以精準(zhǔn)的會(huì)計(jì)核算為依托。同時(shí)，高校對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不僅單純反映財(cái)務(wù)收支情況，更要對(duì)學(xué)校發(fā)展及經(jīng)費(fèi)投入決策提供數(shù)據(jù)支撐。以吉林省為例，基本支出財(cái)政授權(quán)支付撥款自2021年起按照經(jīng)濟(jì)分類科目預(yù)算上報(bào)數(shù)按月劃撥額度至高校賬戶，部分財(cái)政撥款項(xiàng)目要求支付后在財(cái)政支付系統(tǒng)上傳報(bào)賬單原始票據(jù)及項(xiàng)目支出明細(xì)，省級(jí)財(cái)政部門對(duì)財(cái)政授權(quán)支付撥款管理更為嚴(yán)格，這就要求財(cái)務(wù)做到項(xiàng)目信息錄入更加完善，會(huì)計(jì)科目和經(jīng)濟(jì)分類科目歸集更加準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)入賬更加及時(shí)，項(xiàng)目額度核算更加準(zhǔn)確。龐大的業(yè)務(wù)構(gòu)成體系下想做到業(yè)務(wù)的精準(zhǔn)核算，僅靠普通的會(huì)計(jì)電算化水平已經(jīng)無(wú)法做到，因此就更迫切的需要財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的有利支撐，避免因人為因素判斷導(dǎo)致的核算錯(cuò)誤，將對(duì)業(yè)務(wù)的邏輯關(guān)系和會(huì)計(jì)入賬原則交給系統(tǒng)把控。

3.經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)審計(jì)增多

隨著高校高教經(jīng)費(fèi)逐年增加，對(duì)經(jīng)費(fèi)使用情況的外部監(jiān)管也更為嚴(yán)格，每年財(cái)務(wù)部門將面對(duì)巡視組、內(nèi)部控制審計(jì)、財(cái)務(wù)決算審計(jì)、項(xiàng)目結(jié)題審計(jì)等各類審計(jì)事項(xiàng)，按照現(xiàn)有工作方式，每次審計(jì)都要抽調(diào)足夠的財(cái)務(wù)人員按照賬目進(jìn)行原始憑證的整理上報(bào)，或搬運(yùn)原始憑證，或按照審計(jì)人員的要求對(duì)原始憑證進(jìn)行復(fù)印或拍照，財(cái)務(wù)人員工作壓力巨大。

綜合以上情況，資金流量增多、財(cái)務(wù)核算精細(xì)化要求不斷提高、財(cái)務(wù)面臨審計(jì)更加頻繁和嚴(yán)格，導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作人員工作量不斷提升的同時(shí)卻無(wú)法第一時(shí)間響應(yīng)報(bào)賬人員提出的需求，報(bào)銷人員對(duì)報(bào)銷效率不滿意，業(yè)財(cái)融合更是無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

（二）網(wǎng)上報(bào)銷業(yè)務(wù)流程不夠完善

隨著會(huì)計(jì)信息化水平不斷提高及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的范圍逐漸變廣，大多高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，網(wǎng)上報(bào)銷的應(yīng)用從一定程度上解決了會(huì)計(jì)手工錄入憑證、付款信息手工輸入等問(wèn)題，減少了會(huì)計(jì)核算的一部分工作量，同時(shí)也增加了會(huì)計(jì)核算的精準(zhǔn)性。但多數(shù)高校的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)僅被用來(lái)生成會(huì)計(jì)憑證、生成會(huì)計(jì)報(bào)表、顯示項(xiàng)目收支財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)未被深度使用，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資源無(wú)法做到有效整合，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享性也相對(duì)較差[2]。同時(shí)，網(wǎng)上報(bào)銷業(yè)務(wù)流程不完善，導(dǎo)致報(bào)銷效率降低，報(bào)銷人員需求無(wú)法得到即時(shí)滿足。

但多數(shù)的高校目前的網(wǎng)上報(bào)銷流程為經(jīng)辦人填寫網(wǎng)上報(bào)賬單-打印報(bào)賬單后根據(jù)報(bào)銷金額或業(yè)務(wù)類型逐層審批-財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)審核。審核通過(guò)的報(bào)賬單交給財(cái)務(wù)核算部門進(jìn)行記賬、復(fù)核、出納付款；報(bào)賬單填寫錯(cuò)誤導(dǎo)致不通過(guò)的需要重新填寫報(bào)賬單并重新審核簽字，報(bào)賬資料不全的需打回重新補(bǔ)充資料后重新送至財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處審核[3]。

以上流程為財(cái)務(wù)工作帶來(lái)的問(wèn)題如下：

退單修改后需要重新走審批流程，經(jīng)辦人需要在系統(tǒng)中重新提交網(wǎng)上報(bào)賬單并重新打印，并按照?qǐng)?bào)銷金額逐級(jí)進(jìn)行審核簽字。簽字流程反復(fù)且很多時(shí)候簽字并不能如計(jì)劃中順利（如審批人出差、開(kāi)會(huì)等），導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程停滯不前，報(bào)銷效率低，進(jìn)而報(bào)銷人對(duì)財(cái)務(wù)審核退單不滿意，不愿修改報(bào)銷問(wèn)題，增加報(bào)賬人與財(cái)務(wù)人員之間的矛盾。

當(dāng)報(bào)銷資料不完備，經(jīng)辦人提供的資料有問(wèn)題等退單后，經(jīng)辦人補(bǔ)全資料或修改相關(guān)內(nèi)容后重新送至財(cái)務(wù)部門時(shí)，會(huì)計(jì)需對(duì)報(bào)賬單所有內(nèi)容重新審核，同一筆報(bào)賬單因?yàn)樵疾牧蠁?wèn)題也使報(bào)銷人多次往返財(cái)務(wù)部門，每次財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)都需要重新審核報(bào)賬單所有內(nèi)容。這不僅增加了會(huì)計(jì)人員的工作量，同時(shí)也給報(bào)銷人增加了不必要的麻煩，導(dǎo)致報(bào)銷人對(duì)財(cái)務(wù)工作不滿意。

（三）預(yù)算、財(cái)務(wù)制度、網(wǎng)上報(bào)銷三者相分離

目前高校部門預(yù)算項(xiàng)目一般在本年度11月份即開(kāi)始申報(bào)下一年度預(yù)算，待財(cái)政部門批復(fù)預(yù)算后根據(jù)各部門上報(bào)預(yù)算內(nèi)容進(jìn)行二次分配。分配結(jié)果由財(cái)務(wù)人員錄入?？蒲许?xiàng)目預(yù)算在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)制定，并在經(jīng)費(fèi)劃撥到學(xué)校后由科研歸口管理部門將科研項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配方案送達(dá)財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門據(jù)此進(jìn)行項(xiàng)目額度錄入。各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在財(cái)務(wù)部門錄入預(yù)算分配信息后可查看項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息并進(jìn)行報(bào)銷。所有的預(yù)算申請(qǐng)、審核、批復(fù)、下達(dá)過(guò)程均通過(guò)線下進(jìn)行，項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)預(yù)算制定未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申報(bào)，經(jīng)辦人線下按照自己的理解對(duì)預(yù)計(jì)未來(lái)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行歸類，提交預(yù)算，導(dǎo)致關(guān)聯(lián)的會(huì)計(jì)科目及經(jīng)濟(jì)分類科目與實(shí)際報(bào)銷業(yè)務(wù)不匹配，使退單量增加。此外，初期預(yù)算申報(bào)時(shí)各額度預(yù)算分配金額與實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)金額不匹配，就會(huì)導(dǎo)致報(bào)銷時(shí)無(wú)可用額度，而部分科研項(xiàng)目申報(bào)后不允許調(diào)整預(yù)算分配方案，即使允許調(diào)整預(yù)算也需要經(jīng)過(guò)層層審批，調(diào)整流程長(zhǎng)，調(diào)整后才可以在報(bào)賬系統(tǒng)內(nèi)提交網(wǎng)上報(bào)銷預(yù)約申請(qǐng)，導(dǎo)致報(bào)銷進(jìn)度緩慢，報(bào)銷人由于預(yù)算申報(bào)問(wèn)題引起的后續(xù)報(bào)銷困難加劇了報(bào)銷人和財(cái)務(wù)部門的矛盾，導(dǎo)致對(duì)報(bào)銷服務(wù)滿意度低的現(xiàn)狀。

高校和企業(yè)不同的是，報(bào)銷人的流動(dòng)性更大，參與報(bào)銷的人員更更多。高校無(wú)法如企業(yè)一般按照部門歸集費(fèi)用統(tǒng)一報(bào)銷，高校按照項(xiàng)目進(jìn)行經(jīng)費(fèi)核算，每個(gè)項(xiàng)目涉及的報(bào)銷人員也不止一個(gè)，如針對(duì)研究生論文發(fā)表的支持性經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，則涉及學(xué)校所有研究生。除教師外，有大量的學(xué)生作為經(jīng)辦人辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)，而學(xué)生可能在校期間報(bào)銷次數(shù)有限，或者學(xué)習(xí)了相關(guān)報(bào)銷制度后就畢業(yè)了，項(xiàng)目組新的報(bào)銷人與原報(bào)銷人之間無(wú)法做到有效交接，報(bào)銷人不僅不了解財(cái)務(wù)制度，甚至連發(fā)票如何粘貼、報(bào)賬單審批流程、系統(tǒng)如何操作都不清楚。報(bào)銷人要么需要學(xué)習(xí)報(bào)銷制度，要么直接到財(cái)務(wù)部門咨詢。而財(cái)務(wù)報(bào)銷本就具有內(nèi)容龐雜、涉及制度廣泛等特點(diǎn)，無(wú)論是學(xué)習(xí)制度還是報(bào)銷人去財(cái)務(wù)部門咨詢都將耗費(fèi)大量的人力物力。極度的信息不對(duì)稱導(dǎo)致部分報(bào)銷人按照自己的理解填寫網(wǎng)上報(bào)賬單，因?yàn)閳?bào)銷手續(xù)不全而重復(fù)往返于財(cái)務(wù)部門和準(zhǔn)備資料的路途中，反復(fù)簽字審批更是經(jīng)常發(fā)生，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)審核報(bào)賬單的同時(shí)還要為報(bào)銷人員講解最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)規(guī)則，報(bào)銷經(jīng)辦人無(wú)法準(zhǔn)確傳遞報(bào)銷需求，導(dǎo)致財(cái)務(wù)服務(wù)滿意度降低。

現(xiàn)有的網(wǎng)上報(bào)銷模塊能夠?qū)崿F(xiàn)報(bào)賬的基本需求，即報(bào)銷類別、報(bào)銷內(nèi)容、報(bào)銷金額、付款信息，報(bào)銷人可以根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際情況選擇不同的業(yè)務(wù)報(bào)銷模塊填寫，但具體填寫的內(nèi)容準(zhǔn)確與否只能等到財(cái)務(wù)審核時(shí)才能發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)缺少對(duì)一些常規(guī)業(yè)務(wù)的基本校驗(yàn)，一些財(cái)務(wù)制度已經(jīng)規(guī)定經(jīng)費(fèi)支出標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)也需要等到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)初核時(shí)才手工計(jì)算是否超出標(biāo)準(zhǔn)。比如差旅費(fèi)的交通費(fèi)、住宿費(fèi)報(bào)銷金額超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，公務(wù)接待的陪同人員數(shù)量超過(guò)了規(guī)定范圍，培訓(xùn)費(fèi)及會(huì)議費(fèi)每人每天的費(fèi)用超出了規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)等就需要退單重新登錄網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)修改后重新提交，增加報(bào)銷人、審批人及財(cái)務(wù)人員工作量。手工核算和審批也會(huì)導(dǎo)致報(bào)銷精確度降低，財(cái)務(wù)人員因工作疏忽而導(dǎo)致報(bào)賬錯(cuò)誤的情況時(shí)有發(fā)生，財(cái)務(wù)入賬不準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)加大。目前一些高校上線自助投遞機(jī)，實(shí)現(xiàn)24小時(shí)接單，但由于系統(tǒng)限制不強(qiáng)導(dǎo)致退單量增多反而增加的財(cái)務(wù)人員的工作量，財(cái)務(wù)人員需聯(lián)系報(bào)銷人取回單據(jù)、解釋報(bào)銷不合理的地方及修改內(nèi)容、重新審核，如果報(bào)銷人不能及時(shí)取回單據(jù)也會(huì)導(dǎo)致單據(jù)丟失等情況發(fā)生。

二、財(cái)務(wù)報(bào)銷流程優(yōu)化方案

（一）設(shè)置預(yù)算網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)

設(shè)置預(yù)算網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)并設(shè)置網(wǎng)上審批流程，在預(yù)算申報(bào)時(shí)將各報(bào)銷類別關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)科目，參照《事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)分類科目》解釋，結(jié)合財(cái)務(wù)決算內(nèi)容，詳細(xì)列示各項(xiàng)目核算內(nèi)容，對(duì)于經(jīng)常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)舉例列在項(xiàng)目額度解釋后面，在項(xiàng)目申報(bào)節(jié)點(diǎn)就與最終報(bào)銷保持一致。對(duì)于類似“其他商品服務(wù)支出”經(jīng)濟(jì)分類科目，則需在申報(bào)時(shí)詳細(xì)列出其中包含的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)名稱及預(yù)計(jì)發(fā)生金額，這樣不僅審批人在系統(tǒng)審批時(shí)可以清晰看到預(yù)算申報(bào)的明細(xì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容，更使項(xiàng)目報(bào)銷人和會(huì)計(jì)能在以后的報(bào)銷及入賬過(guò)程中有據(jù)可依。這種預(yù)算申報(bào)方式需要財(cái)務(wù)部門內(nèi)部口徑的一致性，即預(yù)算管理人員與財(cái)務(wù)核算人員對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算口徑的一致性。預(yù)算作為一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的源頭，應(yīng)嚴(yán)格按照經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的入賬規(guī)則審核預(yù)算申報(bào)，財(cái)務(wù)核算人員按照預(yù)算錄入規(guī)則進(jìn)行經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)核算。

預(yù)算網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)的另外一個(gè)好處在于提高預(yù)算調(diào)整效率。當(dāng)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，可能會(huì)受到客觀因素影響導(dǎo)致支出與預(yù)算編制時(shí)分配方案不符，一些明細(xì)項(xiàng)目支出增多，另外一些項(xiàng)目支出減少，此時(shí)經(jīng)辦人需要在項(xiàng)目總預(yù)算中各額度間進(jìn)行調(diào)整。通過(guò)線上提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，線上審批，避免了經(jīng)辦人員找不到領(lǐng)導(dǎo)審批的情況發(fā)生，可大大提高預(yù)算調(diào)整的工作效率，節(jié)約經(jīng)辦人報(bào)銷時(shí)間。

（二）設(shè)置線上審批流程

隨著“財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享”概念的提出，電子會(huì)計(jì)憑證已經(jīng)在國(guó)內(nèi)各集團(tuán)性企業(yè)中應(yīng)用推廣。這種憑證保存方式顛覆了以往對(duì)審批流程的定義，為會(huì)計(jì)憑證審批及留存提供了新的渠道和模式?！柏?cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享”模式突破了以往經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批支付方式，財(cái)政授權(quán)支付方式下的財(cái)政對(duì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)甚至可以做到統(tǒng)計(jì)口徑核算、集中處理業(yè)務(wù)。線上審批流程能夠使報(bào)銷更加規(guī)范化，形成固定模式，進(jìn)而提高報(bào)銷效率。

報(bào)銷人在報(bào)銷時(shí)需將必要附件通過(guò)掃描方式生成電子檔案，并在網(wǎng)上報(bào)銷過(guò)程中上傳。報(bào)銷人填寫報(bào)賬單信息后，提交至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)審核無(wú)誤后流程轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)初核，初核人對(duì)網(wǎng)上提交的附件及報(bào)銷選擇的科目進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后再根據(jù)報(bào)銷金額按照審批級(jí)別逐層審批。會(huì)計(jì)初核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題的報(bào)賬單將直接退回到報(bào)賬單提交接人，提交人根據(jù)退回原因修稿報(bào)賬單內(nèi)容、補(bǔ)充或更換報(bào)賬單附件并重新上傳電子憑證至報(bào)賬系統(tǒng)，確認(rèn)無(wú)誤后重新提交線上審批，交由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批。該流程能夠確保提交到更高層級(jí)審批人的報(bào)賬單是經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)初步審核無(wú)誤的，也可以減少領(lǐng)導(dǎo)的審批次數(shù)，避免報(bào)銷人拿紙質(zhì)版報(bào)銷單反復(fù)簽字。針對(duì)退回的網(wǎng)上報(bào)銷單，財(cái)務(wù)人員需詳細(xì)列示退回原因，這樣報(bào)銷人可根據(jù)退回理由及修改建議進(jìn)行修改，減少溝通成本。網(wǎng)上審批流程可配合手機(jī)客戶端使用，審批人可在手機(jī)客戶端查看報(bào)賬單內(nèi)容，并進(jìn)行審批簽字，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，提高報(bào)賬審批效率。

電子審批流程到會(huì)計(jì)記賬環(huán)節(jié)時(shí)，報(bào)銷人將紙質(zhì)版單據(jù)通過(guò)自助投遞機(jī)送達(dá)財(cái)務(wù)部門。投遞機(jī)可24小時(shí)工作，方便有教學(xué)任務(wù)或辦公地點(diǎn)較遠(yuǎn)的報(bào)銷人隨時(shí)遞交報(bào)賬單。同時(shí)，投遞機(jī)也可以實(shí)現(xiàn)報(bào)賬流程查詢、個(gè)人財(cái)務(wù)信息查詢等功能，此流程可配合手機(jī)客戶端軟件使用（如微信公眾號(hào)，或單獨(dú)的手機(jī)辦公軟件），將報(bào)賬單處理進(jìn)度實(shí)時(shí)傳遞給報(bào)銷人，可以分擔(dān)財(cái)務(wù)人員工作壓力，減少不必要的沖突。由于在初核步驟就已經(jīng)對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行了核對(duì)，財(cái)務(wù)人員接到紙質(zhì)報(bào)賬單后只需要與電子流程中的附件信息進(jìn)行一致性核對(duì)就可以導(dǎo)入數(shù)據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理了。

報(bào)銷原始單據(jù)上傳網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)不僅為電子審批流程提供有利支撐，也有利于記賬機(jī)器人的應(yīng)用，記賬機(jī)器人同自助投遞機(jī)一樣可以24小時(shí)工作，降低會(huì)計(jì)核算差錯(cuò)率，提高工作效率。同時(shí)，電子憑證為項(xiàng)目執(zhí)行情況審計(jì)、項(xiàng)目結(jié)題提供了便利，避免大批量集中查詢、復(fù)印原始憑證，報(bào)銷人可直接在自己的報(bào)賬系統(tǒng)中查詢到已經(jīng)報(bào)銷的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)電子掃描件，審計(jì)人員也可以直接在賬務(wù)系統(tǒng)查詢到憑證附件，提高審計(jì)效率。

（三）合理優(yōu)化網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)

1.網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)內(nèi)嵌報(bào)銷相關(guān)制度

現(xiàn)有網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)各業(yè)務(wù)類別的基本報(bào)賬需求，但是如前文所述，無(wú)法解決報(bào)銷人不了解報(bào)銷相關(guān)制度的情況。如果將制度內(nèi)嵌到網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)界面中，將解決這一難題。

如報(bào)銷人根據(jù)實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)選擇了報(bào)銷對(duì)應(yīng)經(jīng)濟(jì)分類后，系統(tǒng)則根據(jù)經(jīng)濟(jì)分類科目列出所需要的附件明細(xì)，報(bào)銷人點(diǎn)擊每個(gè)附件明細(xì)上傳附件內(nèi)容，未上傳附件的系統(tǒng)無(wú)法保存上交，以此保證提交資料的完整性。經(jīng)辦人一目了然，減少咨詢時(shí)間；財(cái)務(wù)人員審核只需核對(duì)附件合理性，不需要確認(rèn)附件是否完整。

差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、公務(wù)接待費(fèi)等有報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)類型，可以通過(guò)在網(wǎng)上報(bào)賬界面限定標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行約束。如差旅費(fèi)，當(dāng)輸入出差人職稱、出差地點(diǎn)、出差日期后，就可以顯示交通、住宿標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)比對(duì)發(fā)票金額、實(shí)際報(bào)銷金額及報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，若發(fā)票金額大于標(biāo)準(zhǔn)的，需上傳情況說(shuō)明，并按照標(biāo)準(zhǔn)填寫實(shí)際報(bào)銷金額。會(huì)議費(fèi)和公務(wù)接待費(fèi)等有標(biāo)準(zhǔn)控制的，報(bào)銷人需要在錄入報(bào)賬信息時(shí)錄入?yún)⒓尤藬?shù)，天數(shù)等限制條件，進(jìn)而根據(jù)金額折算人均費(fèi)用，從而判定是否超出報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)超出報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)無(wú)法成功提交報(bào)賬單。這樣的設(shè)置可以減少財(cái)務(wù)和各級(jí)審批人員的審核要點(diǎn)，提高報(bào)銷效率。但是，這種系統(tǒng)設(shè)置方式需要大量的前期準(zhǔn)備工作，要求財(cái)務(wù)部門細(xì)致梳理財(cái)務(wù)規(guī)章制度，充分調(diào)研高校報(bào)銷業(yè)務(wù)范圍，整理各項(xiàng)業(yè)務(wù)和制度之間的邏輯關(guān)系，保證系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中既不會(huì)因?yàn)橹贫仁杪?dǎo)致經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)存在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，又不會(huì)因?yàn)閮?nèi)嵌制度設(shè)置過(guò)度死板導(dǎo)致報(bào)賬單無(wú)法提交。

2.增加票據(jù)票面信息識(shí)別功能

隨著電子發(fā)票的不斷增多，電子發(fā)票的重復(fù)報(bào)賬問(wèn)題值得我們關(guān)注和重視。目前的報(bào)賬系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)在會(huì)計(jì)記賬時(shí)手工掃描電子發(fā)票二維碼的方式錄入發(fā)票信息，如果報(bào)銷人打印發(fā)票二維碼模糊或不全則需要會(huì)計(jì)手工輸入，增加會(huì)計(jì)人員工作量。在報(bào)賬過(guò)程中，掃描發(fā)票信息后，系統(tǒng)識(shí)別發(fā)票信息并記錄在該筆報(bào)賬單中，同時(shí)形成系統(tǒng)記錄，當(dāng)該張發(fā)票第二次報(bào)銷時(shí)將無(wú)法錄入系統(tǒng)。這種方式不僅可以避免同張發(fā)票重復(fù)報(bào)賬問(wèn)題，也可以自動(dòng)匯總票據(jù)金額，校驗(yàn)發(fā)票金額與報(bào)銷人填寫的報(bào)銷金額是否一致，減少會(huì)計(jì)人員核對(duì)過(guò)程，提高工作效率。

除增值稅發(fā)票外，還可以通過(guò)制定規(guī)范化票據(jù)模板的方式，讀取如火車票、飛機(jī)票、銀行回單等規(guī)范化的票據(jù)票面信息，同時(shí)根據(jù)不同業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)校內(nèi)自制表格并上傳系統(tǒng)，系統(tǒng)可讀取其中關(guān)鍵信息。將讀取信息與系統(tǒng)設(shè)定信息進(jìn)行比對(duì)，從而完成初步校驗(yàn)和審核工作，為規(guī)范化核算提供有利支撐。

3.和業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的對(duì)接。大數(shù)據(jù)背景下，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)不能作為一個(gè)孤立的系統(tǒng)存在，通過(guò)設(shè)置業(yè)財(cái)接口，實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息數(shù)據(jù)、職工工資數(shù)據(jù)、資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)、合同支付信息及有效期限數(shù)據(jù)、管理部門事前審批數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接。報(bào)賬時(shí)直接讀取各系統(tǒng)數(shù)據(jù)，可減少報(bào)賬人工作量，減少因個(gè)人原因?qū)е碌恼`差，提高報(bào)銷效率，增加賬務(wù)處理準(zhǔn)確性。當(dāng)供應(yīng)商系統(tǒng)維護(hù)充分時(shí)，可以做到辦公用品、政府采購(gòu)機(jī)票、實(shí)驗(yàn)試劑耗材、公務(wù)用車租賃等供應(yīng)商訂單與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接，通過(guò)訂單直接生成結(jié)算數(shù)據(jù)，完成項(xiàng)目支出核算，這對(duì)不僅能夠?qū)W(xué)校要求統(tǒng)一采購(gòu)的商品及服務(wù)做到批量支付，減少財(cái)務(wù)工作量，同時(shí)能夠有效管控采購(gòu)行為，降低內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的優(yōu)化建立在優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)之上，更需要配套硬件設(shè)備的支持。不僅涉及財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)流程的優(yōu)化，還要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的優(yōu)化，但是財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的優(yōu)化可以為財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量提升、業(yè)財(cái)融合的發(fā)展提供有力支撐，為全面建設(shè)智慧校園提供保障。

本文來(lái)源：《商業(yè)觀察》http://www.12-baidu.cn/w/jg/125.html