事業(yè)單位辦公室檔案信息化管理的合理化路徑

前言:事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作具體包括文書檔案、會計(jì)檔案、設(shè)備檔案等的管理工作,需要根據(jù)檔案管理工作要求,及時完成檔案材料的收集、整理和分類歸檔工作。此外,還要通過加強(qiáng)對檔案資料的分析利用,為日常工作的改進(jìn)提供依據(jù)。在檔案管理工作量不斷提升的情況下,必須依靠信息化技術(shù)手段,提高檔案管理工作效率。

一.事業(yè)單位開展辦公室檔案信息化管理的必要性

傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作主要是針對紙質(zhì)檔案開展的相關(guān)檔案管理工作,在信息化時代下,檔案資料逐漸向數(shù)字化形式轉(zhuǎn)化,在開展事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的過程中,也需要以信息化技術(shù)為基礎(chǔ),對工作機(jī)制和方法進(jìn)行創(chuàng)新。事業(yè)單位開展辦公室檔案信息化管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

(1)提升檔案管理效率。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作模式下,檔案資料的搜集、整理和分類歸檔工作主要依靠人工操作完成,管理效率低下,而且容易出現(xiàn)錯誤。在事業(yè)單位辦公室檔案數(shù)量、類型不斷增加下,檔案管理工作的復(fù)雜性也明顯提升。需要依靠先進(jìn)的信息化技術(shù)手段,提高檔案管理工作效率,保證各項(xiàng)工作開展的及時性。

(2)提升檔案管理安全性。紙質(zhì)檔案管理面臨的首要問題就是檔案資料的安全性問題,由于紙質(zhì)檔案本身容易丟失、損壞,在檔案轉(zhuǎn)移和利用的過程中,難以為其安全性提供保障。采取信息化管理手段,制作電子檔案,并對其進(jìn)行備份,可以從根本上解決檔案資料的安全問題。但是在檔案的信息化管理過程中,也存在網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)等方面的問題,需要不斷提高信息化管理能力,通過采用先進(jìn)的安全防護(hù)技術(shù),為檔案存儲及調(diào)用安全提供保障。

(3)提升檔案信息傳遞和利用效率。事業(yè)單位辦公室檔案是對辦公室各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄,具有較高的分析利用價(jià)值。通過定期開展檔案分析工作,可以發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的不足,進(jìn)而采取有針對性的改進(jìn)措施。通過采取信息化管理手段,可以有效提高檔案信息傳遞效率,并通過利用高效的信息檢索技術(shù)和分析處理技術(shù),提高檔案利用效率,挖掘出更多有價(jià)值的信息[1]。

二.事業(yè)單位辦公室檔案信息化管理中的影響因素

基于開展辦公室檔案信息化管理的必要性,目前多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)建立辦公室檔案信息化管理系統(tǒng),并已完成部分紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換工作。在辦公室檔案管理工作環(huán)境的變化下,需要盡快完善辦公室檔案管理體制,注重管理技術(shù)方法的創(chuàng)新,從而真正發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢。但是從目前事業(yè)單位辦公室檔案信息化管理的開展情況來看,仍存在以下幾方面影響因素:

(1)主觀管理理念的影響。事業(yè)單位的辦公室檔案信息化管理,首先需要從管理理念上作出改變,樹立互聯(lián)網(wǎng)思維,加強(qiáng)檔案管理的聯(lián)動性。但是許多檔案管理人員的管理意識較為落后,未主動檔案管理及信息反饋工作,導(dǎo)致檔案管理整體效率較低。

(2)信息化建設(shè)投入的影響。在事業(yè)單位辦公室檔案的信息化管理建設(shè)發(fā)展過程中,由于信息化建設(shè)投入不足,許多系統(tǒng)和設(shè)備得不到及時更新,功能性能較為落后,難以滿足當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作需求。

(3)管理工作方法的影響。辦公室檔案管理對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平有較高要求,在信息化發(fā)展過程中,檔案管理人員還需要具備較強(qiáng)的信息操作技能。但是許多事業(yè)單位的檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)存在老化問題,對新知識技能的接受較慢,仍采取傳統(tǒng)方法開展檔案管理工作,容易增加檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

(4)部門溝通合作機(jī)制的影響。辦公室檔案管理工作需要各個部門人員的參與,檔案信息數(shù)據(jù)的產(chǎn)生也來自于多個部門。由于各部門之間缺乏溝通合作意識,工作協(xié)調(diào)性不足,也容易對檔案管理工作的正常開展產(chǎn)生影響[2]。

三.事業(yè)單位辦公室檔案信息化管理的合理化路徑

(一)創(chuàng)新事業(yè)單位辦公室檔案信息化管理理念

事業(yè)單位的辦公室檔案信息化管理,首先應(yīng)轉(zhuǎn)變管理理念,從電子檔案和網(wǎng)絡(luò)化管理的特點(diǎn)出發(fā),把握好新時期的工作要點(diǎn)。在此方面"互聯(lián)網(wǎng)+檔案"管理理念的提出,為事業(yè)單位改變辦公室檔案管理模式提供了新的途徑。通過構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式,可以打破辦公室開展檔案管理的時空局限性,同時實(shí)現(xiàn)管理資源的整合與優(yōu)化配置。信息時代下需要的辦公室檔案管理人才是同時具備檔案管理專業(yè)知識和信息化操作技能的復(fù)合型人才,針對許多事業(yè)單位內(nèi)部管理能力不足的問題,可以借助互聯(lián)網(wǎng)渠道,尋求知識和技術(shù)支持,推動檔案管理創(chuàng)新工作。比如在開展辦公室檔案管理工作的過程中,可以通過遠(yuǎn)程視頻會議等形式,尋求專家的指導(dǎo)和幫助。在"互聯(lián)網(wǎng)+"模式下,還可以保證檔案管理的可追溯性,由系統(tǒng)自動記錄檔案管理過程,實(shí)現(xiàn)透明化管理。因此,事業(yè)單位在開展辦公室檔案信息化管理的過程中,應(yīng)做好相關(guān)宣傳和培訓(xùn)工作,促進(jìn)檔案管理工作人員及時創(chuàng)新工作理念,與時俱進(jìn),利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段,提高檔案管理技術(shù)水平[3]。

(二)加強(qiáng)辦公室檔案信息化管理建設(shè)投入力度

信息化管理軟硬件技術(shù)水平的落后,是制約事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新的主要因素之一。許多事業(yè)單位在信息化建設(shè)過程中,存在一次性投入現(xiàn)象。即購入信息化設(shè)備后,不重視其維護(hù)管理和后期的升級換代。而信息技術(shù)的更新速度非?？?包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)關(guān)設(shè)備等的產(chǎn)品更新周期可以以月計(jì)。落后的設(shè)備難以為新技術(shù)的應(yīng)用提供支持,導(dǎo)致事業(yè)單位辦公室檔案管理水平仍然較為落后。因此,在積極轉(zhuǎn)變檔案信息化管理理念的過程中,也需要合理規(guī)劃信息化建設(shè)投資,建立長效投入計(jì)劃,從事業(yè)單位開展辦公室檔案管理的實(shí)際工作需求出發(fā),確保信息化軟硬件設(shè)備能夠得到及時更新。在此方面,也需要利用前沿的信息技術(shù)手段,幫助辦公室檔案管理降低信息化成本投入。比如通過租用云端服務(wù)器,降低硬件設(shè)備投入及服務(wù)器維護(hù)成本。此外也可以依靠設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)智能化水平較高的檔案管理系統(tǒng),減少人工操作,從而降低檔案管理的人工成本。在此情況下,能夠有效提升辦公室檔案管理效率,實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

(三)開展檔案管理人員培訓(xùn)活動推動工作方法創(chuàng)新

針對現(xiàn)階段事業(yè)單位辦公室檔案管理的方法落后問題,應(yīng)在更新軟硬件技術(shù)設(shè)備的同時,及時開展檔案管理人員培訓(xùn)活動,幫助檔案管理人員盡快掌握新的檔案管理技能。針對目前事業(yè)單位還未完全實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的情況,一方面應(yīng)加快電子檔案建設(shè)進(jìn)程,另一方面應(yīng)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的有效銜接,減少管理漏洞,確保各類檔案歸檔的及時性。在開展檔案人員培訓(xùn)工作時,也需要引進(jìn)新的檔案管理方法論,積極關(guān)注于國內(nèi)外相關(guān)領(lǐng)域的研究成果,借鑒成熟的檔案管理經(jīng)驗(yàn),促進(jìn)檔案管理工作方法的創(chuàng)新。同時應(yīng)與檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整,及時補(bǔ)充學(xué)歷水平較高、具有一定工作經(jīng)驗(yàn)的中青年管理人才。在開展檔案信息化管理工作的過程中,應(yīng)定期組織工作交流活動,總結(jié)可行的管理方法,并結(jié)合事業(yè)單位戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo),對辦公室檔案管理工作作出適應(yīng)性的改變,充分為相關(guān)部門工作的開展提供支持。此外,也需要關(guān)注于檔案信息化管理存在的風(fēng)險(xiǎn)問題,提前部署計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全防范措施,確保檔案資料的安全性。

(四)建立檔案管理信息反饋考核機(jī)制促進(jìn)部門溝通

為切實(shí)提升事業(yè)單位辦公室檔案信息化管理的部門聯(lián)動性,應(yīng)從制度建設(shè)出發(fā),完善檔案管理工作的信息反饋機(jī)制和考核機(jī)制,確保檔案信息化管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化開展。在基于網(wǎng)絡(luò)的辦公室檔案管理工作模式下,各部門分別負(fù)責(zé)檔案信息的采集和傳遞工作,然后由檔案管理人員進(jìn)行整理和歸檔,并統(tǒng)一采取數(shù)據(jù)庫存儲和管理模式。在此情況下,檔案管理工作的開展需要得到各部門人員的積極配合。應(yīng)通過明確劃分檔案管理責(zé)任,構(gòu)建信息反饋機(jī)制,及時反映檔案管理工作的開展情況。對于檔案資料不全、拖延歸檔的部門及人員,需要采取相應(yīng)的懲罰措施。通過制定檔案管理工作考核機(jī)制,對其具體工作開展效果進(jìn)行跟蹤評價(jià),然后與績效管理掛鉤,確保檔案管理責(zé)任能夠得到充分落實(shí)。在各部門人員之間的積極配合和良好溝通下,可以進(jìn)一步提升辦公室檔案管理工作效率,降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。在此基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值,促進(jìn)事業(yè)單位辦公水平的整體提升。

結(jié)束語

綜上所述,目前事業(yè)單位的辦公室檔案信息化管理水平還有待提高。通過積極創(chuàng)新檔案管理工作理念、加大信息化建設(shè)投入、并對工作方法和溝通機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新,能夠有效提升事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作水平。最大化的發(fā)揮信息化管理技術(shù)的優(yōu)勢,促進(jìn)檔案管理安全性、管理效率和檔案信息利用率的提升。

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