提高檔案案卷質(zhì)量應(yīng)采取的措施

加強(qiáng)航天產(chǎn)品檔案案卷質(zhì)量是航天事業(yè)快速發(fā)展的需要，是人們對(duì)航天信息要求不斷提高的需要，也是航天檔案工作精益求精的需要。因此，提高案卷質(zhì)量成為檔案工作的工作重點(diǎn)，它對(duì)檔案管理工作和其持續(xù)發(fā)展有著重大的意義。

1  做好航天產(chǎn)品檔案案卷質(zhì)量工作的重要性

案卷是檔案的組成單位，案卷質(zhì)量的高低，對(duì)檔案管理工作的一整個(gè)環(huán)節(jié)有著直接的影響。檔案部門收到是高質(zhì)量的案卷，那么就會(huì)提高其它環(huán)節(jié)工作的效率，反之，如果檔案部門接收到的是質(zhì)量較低的案卷，保存一些殘缺不全、雜亂無章的檔案，那么不僅影響檔案的整理、借閱、利用等多項(xiàng)工作，而且也達(dá)不到檔案的作用，還會(huì)影響人們對(duì)檔案工作的關(guān)心與支持，而這又將檔案的形成、積累、移交等工作環(huán)節(jié)帶來明顯的負(fù)面影響。還造成了檔案工作中人力、物力的浪費(fèi)，而案卷質(zhì)量不高的檔案，其價(jià)值就會(huì)一落千丈，甚至相當(dāng)于一堆廢紙。如此往復(fù)循環(huán)，會(huì)影響檔案工作的質(zhì)量和效率，其結(jié)果無疑將阻礙整個(gè)檔案工作的繼續(xù)發(fā)展與提高。

因此，為了讓檔案工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，無論是在檔案的形成、積累，還是在其收集、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，都必須投入大量的人力、物力，做好航天產(chǎn)品檔案歸檔工作，保證案卷質(zhì)量。案卷質(zhì)量對(duì)檔案工作至關(guān)重要，提高航天產(chǎn)品檔案質(zhì)量是檔案工作者努力工作追求的重要目標(biāo)。

2  航天產(chǎn)品檔案案卷質(zhì)量的現(xiàn)狀

構(gòu)成航天產(chǎn)品檔案案卷質(zhì)量的每份技術(shù)文件及其案卷組成決定著其案卷的質(zhì)量，目前的本所航天產(chǎn)品檔案案卷管理的現(xiàn)狀概括如下：

2.1  嚴(yán)格執(zhí)行檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

為把好案卷質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)格執(zhí)行國家《檔案法》，對(duì)構(gòu)成案卷質(zhì)量的每份案卷文件嚴(yán)格貫徹執(zhí)行相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)定等，目前歸檔主要按QJ 1167《研究試驗(yàn)文件管理制度》及本所型號(hào)產(chǎn)品試驗(yàn)檔案歸檔范圍執(zhí)行，型號(hào)產(chǎn)品試驗(yàn)檔案歸檔范圍見下表1。

表1  型號(hào)產(chǎn)品試驗(yàn)檔案歸檔范圍

序號(hào) 文  件  名  稱 重要試驗(yàn) 一般試驗(yàn)

1 依據(jù)性文件（任務(wù)書、試驗(yàn)大綱、合同等） ● ●

2 產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃書 ● ○

3 型號(hào)試驗(yàn)設(shè)計(jì)任務(wù)書 ● ○

……

注：表中“●”表示必須歸檔的文件；“○”表示依具體情況而歸檔的文件。

2.2  技術(shù)報(bào)告的制作

現(xiàn)行技術(shù)報(bào)告的制作是檔案工作的重要部分，也是案卷質(zhì)量的構(gòu)成因素，占有很大的比重，之所以重要是因?yàn)楸舅墓ぷ餍再|(zhì)決定的，試驗(yàn)報(bào)告是本所直接交付客戶的試驗(yàn)產(chǎn)品，試驗(yàn)產(chǎn)品的好壞直接影響企業(yè)的形象，因此嚴(yán)把報(bào)告質(zhì)量關(guān)是十分重要的。

2.3  收集整理工作

對(duì)每份技術(shù)文件進(jìn)行必要的裝訂，對(duì)破損的要先修復(fù)，保證案卷內(nèi)沒有金屬物，在每份技術(shù)文件的左上角加蓋檔號(hào)章、給出檔號(hào)，標(biāo)注保管期限、密級(jí)、共頁數(shù),對(duì)每份文件進(jìn)行檢查，沒有編寫頁號(hào)的還要逐頁編寫頁號(hào)。

2.4  規(guī)范案卷構(gòu)成

案卷內(nèi)技術(shù)文件材料不僅要齊全、完整，還規(guī)范了案卷構(gòu)成文件，對(duì)每一案卷必須另加的文件是歸檔說明及三頁記錄：卷內(nèi)目錄、備考表、文件材料積累表。

3  航天產(chǎn)品檔案案卷質(zhì)量存在的問題

3.1  技術(shù)報(bào)告存在的問題

技術(shù)報(bào)告在接收檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)：有的密級(jí)封面與正文不統(tǒng)一，有的簽署日期前后不合邏輯，有的個(gè)別頁碼標(biāo)重或漏標(biāo)，有的完全不標(biāo)頁碼，有的報(bào)告內(nèi)容在批準(zhǔn)后有劃改，有的曲線圖模糊不清，這些嚴(yán)重影響技術(shù)報(bào)告的質(zhì)量。

3.2  文件積累登記表的填寫問題

具體問題有：責(zé)任者應(yīng)按編寫者填寫，但有的確填寫校對(duì)者。密級(jí)應(yīng)按文件的實(shí)際密級(jí)填寫，無密級(jí)的按內(nèi)部。不可以空白不填。保管期限應(yīng)按文件的實(shí)際保管期限填寫，通常與型號(hào)產(chǎn)品試驗(yàn)有關(guān)的文件，定為長期，不可以空白不填。

3.3  歸檔文件內(nèi)容問題

歸檔文件質(zhì)量的優(yōu)劣，決定檔案使用價(jià)值的高低。如果文件歸檔時(shí)存在記錄不清，隨意涂改，審批手續(xù)不全，內(nèi)容不準(zhǔn)確，達(dá)不到歸檔的質(zhì)量要求，這樣檔案內(nèi)容質(zhì)量不高，保存的檔案提供利用就會(huì)無意義。

3.4  檔案人員的配置問題

現(xiàn)階段檔案部門所處的地位和狀態(tài)造成了我們工作中不得不面對(duì)的一些矛盾，如：有限的檔案工作人員和無限增長的檔案數(shù)量的矛盾，檔案業(yè)務(wù)大量瑣碎，對(duì)于檔案管理人員來說，實(shí)在是疲以應(yīng)付，自己的日常工作像似滅火，不知道哪個(gè)急、緊的工作在后面召喚你，檔案工作是需要注入新的活力的時(shí)候了。

4  航天產(chǎn)品檔案案卷質(zhì)量影響的因素

4.1  主管業(yè)務(wù)部門及職工檔案意識(shí)薄弱，使歸檔文件質(zhì)量受影響

有些主管部門及職工檔案意識(shí)薄弱，認(rèn)為文件資料放在自己手里最方便，或出于對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保密性的考慮，以致于“有章不循”，出現(xiàn)無人催辦就不歸檔甚至根本不愿意歸檔的現(xiàn)象。 

4.2  各級(jí)檔案行業(yè)文件標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范在實(shí)施中推廣和宣傳力度不夠，執(zhí)行程度參差不齊

對(duì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的理解執(zhí)行上，部分單位或個(gè)人有的置若罔聞，我行我素，想當(dāng)然辦事；有的掐頭去尾，部分執(zhí)行，使航天產(chǎn)品檔案資料與歸檔工作脫節(jié)，這些均造成文件不齊全、不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)、不統(tǒng)一等問題。

4.3  預(yù)立卷單位人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平直接影響歸檔文件的質(zhì)量

文件的形成、積累、歸檔主要承擔(dān)者是預(yù)立卷單位，因此預(yù)立卷單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的認(rèn)識(shí)問題，課題組長及成員的責(zé)任心及業(yè)務(wù)素質(zhì)都直接影響著歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文件的收集歸檔僅是檔案室的工作，課題組長及成員對(duì)預(yù)立卷缺乏了解，加之人員的變動(dòng)，在交接工作的同時(shí)未及時(shí)交接所管文件，文件管理過程未得到全面受控，使歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性無法保障。

4.4  檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)作用處于被動(dòng)劣勢(shì)，影響了歸檔文件的質(zhì)量

由于檔案管理的“三納入”、“四參加”、“四同步”制度執(zhí)行不力，使檔案管理工作在機(jī)關(guān)管理中處于串行的末端劣勢(shì)管理，而未執(zhí)行并行的閉環(huán)管理模式，出現(xiàn)過程文件不了解，不清楚，影響了部分文件按時(shí)歸檔，造成歸檔文件質(zhì)量失控。

5  提高檔案案卷質(zhì)量應(yīng)采取的措施

5.1  加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)的宣貫、進(jìn)一步強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及涉檔人員的檔案意識(shí)

強(qiáng)化涉檔人員意識(shí)，包括文件制作者的檔案意識(shí)，各個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)人員，各層次領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。檔案是國家的寶貴財(cái)富，做好檔案工作不僅是檔案部門的事，也是每個(gè)管理人員及科技工作者不可推卸的職責(zé)。有關(guān)人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案歸檔有關(guān)規(guī)定，這樣才能保證歸檔文件達(dá)到完整、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一。

5.2  要超前控制，抓好歸檔的每個(gè)環(huán)節(jié)的管理，做好預(yù)立卷業(yè)務(wù)指導(dǎo)

提高案卷質(zhì)量必須要實(shí)行超前控制管理，保證案卷質(zhì)量要從源頭即文件形成時(shí)的質(zhì)量抓起，即把檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)、監(jiān)督檢查工作，在文件材料形成、積累、整理和立卷時(shí)進(jìn)行控制管理，做到超前部署，提前指導(dǎo)。

5.3  將航天產(chǎn)品檔案歸檔盡快納入數(shù)字化實(shí)施操作管理中

隨著辦公自動(dòng)化工作的開展，局域網(wǎng)的不斷完善，盡快實(shí)現(xiàn)航天產(chǎn)品檔案歸檔一體化管理，減少了各種紙制文件的傳閱簽署，提高文件質(zhì)量和歸檔效率，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)、規(guī)范?，F(xiàn)有方式移交的檔案會(huì)有破損、殘缺，影響案卷的質(zhì)量。數(shù)字化檔案的歸檔會(huì)避免這些問題，對(duì)案卷質(zhì)量會(huì)有很大的提高。

5.4  建立考核制度，將歸檔工作納入考核計(jì)劃

將強(qiáng)化全體涉檔人員文件質(zhì)量、技術(shù)文件編制、航天產(chǎn)品檔案歸檔工作等納入年度有關(guān)制度考核、科研生產(chǎn)計(jì)劃等。通過檔案目標(biāo)考核管理，管理脫節(jié)等問題便可合理解決，航天產(chǎn)品檔案歸檔文件質(zhì)量定會(huì)有質(zhì)的飛躍。

5.5  加強(qiáng)檔案人員結(jié)構(gòu)合理配置

現(xiàn)階段本所檔案人員結(jié)構(gòu)很有合理配置的需要，無論從現(xiàn)有管理模式還是工作業(yè)務(wù)量、編研工作量上，無論從人員結(jié)構(gòu)還是從年齡上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展需要?，F(xiàn)有檔案人員5人，其中3人54歲以上，2人40歲以下,人員結(jié)構(gòu)不太合理。俗話說“打鐵還要自身硬”。檔案工作要不斷注入新的活力，才能使檔案的工作有所創(chuàng)新，更好的發(fā)展，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的順利開展。

6  結(jié)語

影響航天產(chǎn)品檔案質(zhì)量的因素很多，但主要因素在于機(jī)制和人的思想因素，機(jī)制是外因，而人是內(nèi)因。只有將機(jī)制和人的作用有機(jī)結(jié)合進(jìn)來，采取有效措施加以控制，才能保證航天產(chǎn)品檔案歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、有效、合格。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://www.12-baidu.cn/w/kj/21223.html