提高檔案案卷質量應采取的措施

加強航天產品檔案案卷質量是航天事業(yè)快速發(fā)展的需要，是人們對航天信息要求不斷提高的需要，也是航天檔案工作精益求精的需要。因此，提高案卷質量成為檔案工作的工作重點，它對檔案管理工作和其持續(xù)發(fā)展有著重大的意義。

1  做好航天產品檔案案卷質量工作的重要性

案卷是檔案的組成單位，案卷質量的高低，對檔案管理工作的一整個環(huán)節(jié)有著直接的影響。檔案部門收到是高質量的案卷，那么就會提高其它環(huán)節(jié)工作的效率，反之，如果檔案部門接收到的是質量較低的案卷，保存一些殘缺不全、雜亂無章的檔案，那么不僅影響檔案的整理、借閱、利用等多項工作，而且也達不到檔案的作用，還會影響人們對檔案工作的關心與支持，而這又將檔案的形成、積累、移交等工作環(huán)節(jié)帶來明顯的負面影響。還造成了檔案工作中人力、物力的浪費，而案卷質量不高的檔案，其價值就會一落千丈，甚至相當于一堆廢紙。如此往復循環(huán)，會影響檔案工作的質量和效率，其結果無疑將阻礙整個檔案工作的繼續(xù)發(fā)展與提高。

因此，為了讓檔案工作正常運轉，無論是在檔案的形成、積累，還是在其收集、整理、保管等各個環(huán)節(jié)，都必須投入大量的人力、物力，做好航天產品檔案歸檔工作，保證案卷質量。案卷質量對檔案工作至關重要，提高航天產品檔案質量是檔案工作者努力工作追求的重要目標。

2  航天產品檔案案卷質量的現(xiàn)狀

構成航天產品檔案案卷質量的每份技術文件及其案卷組成決定著其案卷的質量，目前的本所航天產品檔案案卷管理的現(xiàn)狀概括如下：

2.1  嚴格執(zhí)行檔案行業(yè)標準

為把好案卷質量關，嚴格執(zhí)行國家《檔案法》，對構成案卷質量的每份案卷文件嚴格貫徹執(zhí)行相關檔案標準、管理規(guī)定等，目前歸檔主要按QJ 1167《研究試驗文件管理制度》及本所型號產品試驗檔案歸檔范圍執(zhí)行，型號產品試驗檔案歸檔范圍見下表1。

表1  型號產品試驗檔案歸檔范圍

序號 文  件  名  稱 重要試驗 一般試驗

1 依據性文件（任務書、試驗大綱、合同等） ● ●

2 產品實現(xiàn)策劃書 ● ○

3 型號試驗設計任務書 ● ○

……

注：表中“●”表示必須歸檔的文件；“○”表示依具體情況而歸檔的文件。

2.2  技術報告的制作

現(xiàn)行技術報告的制作是檔案工作的重要部分，也是案卷質量的構成因素，占有很大的比重，之所以重要是因為本所的工作性質決定的，試驗報告是本所直接交付客戶的試驗產品，試驗產品的好壞直接影響企業(yè)的形象，因此嚴把報告質量關是十分重要的。

2.3  收集整理工作

對每份技術文件進行必要的裝訂，對破損的要先修復，保證案卷內沒有金屬物，在每份技術文件的左上角加蓋檔號章、給出檔號，標注保管期限、密級、共頁數,對每份文件進行檢查，沒有編寫頁號的還要逐頁編寫頁號。

2.4  規(guī)范案卷構成

案卷內技術文件材料不僅要齊全、完整，還規(guī)范了案卷構成文件，對每一案卷必須另加的文件是歸檔說明及三頁記錄：卷內目錄、備考表、文件材料積累表。

3  航天產品檔案案卷質量存在的問題

3.1  技術報告存在的問題

技術報告在接收檢查時發(fā)現(xiàn)：有的密級封面與正文不統(tǒng)一，有的簽署日期前后不合邏輯，有的個別頁碼標重或漏標，有的完全不標頁碼，有的報告內容在批準后有劃改，有的曲線圖模糊不清，這些嚴重影響技術報告的質量。

3.2  文件積累登記表的填寫問題

具體問題有：責任者應按編寫者填寫，但有的確填寫校對者。密級應按文件的實際密級填寫，無密級的按內部。不可以空白不填。保管期限應按文件的實際保管期限填寫，通常與型號產品試驗有關的文件，定為長期，不可以空白不填。

3.3  歸檔文件內容問題

歸檔文件質量的優(yōu)劣，決定檔案使用價值的高低。如果文件歸檔時存在記錄不清，隨意涂改，審批手續(xù)不全，內容不準確，達不到歸檔的質量要求，這樣檔案內容質量不高，保存的檔案提供利用就會無意義。

3.4  檔案人員的配置問題

現(xiàn)階段檔案部門所處的地位和狀態(tài)造成了我們工作中不得不面對的一些矛盾，如：有限的檔案工作人員和無限增長的檔案數量的矛盾，檔案業(yè)務大量瑣碎，對于檔案管理人員來說，實在是疲以應付，自己的日常工作像似滅火，不知道哪個急、緊的工作在后面召喚你，檔案工作是需要注入新的活力的時候了。

4  航天產品檔案案卷質量影響的因素

4.1  主管業(yè)務部門及職工檔案意識薄弱，使歸檔文件質量受影響

有些主管部門及職工檔案意識薄弱，認為文件資料放在自己手里最方便，或出于對知識產權保密性的考慮，以致于“有章不循”，出現(xiàn)無人催辦就不歸檔甚至根本不愿意歸檔的現(xiàn)象。 

4.2  各級檔案行業(yè)文件標準、規(guī)范在實施中推廣和宣傳力度不夠，執(zhí)行程度參差不齊

對標準規(guī)范的理解執(zhí)行上，部分單位或個人有的置若罔聞，我行我素，想當然辦事；有的掐頭去尾，部分執(zhí)行，使航天產品檔案資料與歸檔工作脫節(jié)，這些均造成文件不齊全、不規(guī)范、不標準、不統(tǒng)一等問題。

4.3  預立卷單位人員業(yè)務素質和管理水平直接影響歸檔文件的質量

文件的形成、積累、歸檔主要承擔者是預立卷單位，因此預立卷單位領導檔案工作的認識問題，課題組長及成員的責任心及業(yè)務素質都直接影響著歸檔文件的完整、準確、系統(tǒng)、有效。有些領導認為文件的收集歸檔僅是檔案室的工作，課題組長及成員對預立卷缺乏了解，加之人員的變動，在交接工作的同時未及時交接所管文件，文件管理過程未得到全面受控，使歸檔文件的完整性、準確性、有效性無法保障。

4.4  檔案室的業(yè)務監(jiān)督指導作用處于被動劣勢，影響了歸檔文件的質量

由于檔案管理的“三納入”、“四參加”、“四同步”制度執(zhí)行不力，使檔案管理工作在機關管理中處于串行的末端劣勢管理，而未執(zhí)行并行的閉環(huán)管理模式，出現(xiàn)過程文件不了解，不清楚，影響了部分文件按時歸檔，造成歸檔文件質量失控。

5  提高檔案案卷質量應采取的措施

5.1  加強檔案標準的宣貫、進一步強化領導及涉檔人員的檔案意識

強化涉檔人員意識，包括文件制作者的檔案意識，各個環(huán)節(jié)，各個人員，各層次領導的檔案意識。檔案是國家的寶貴財富，做好檔案工作不僅是檔案部門的事，也是每個管理人員及科技工作者不可推卸的職責。有關人員要認真學習《檔案法》和檔案歸檔有關規(guī)定，這樣才能保證歸檔文件達到完整、規(guī)范、標準、統(tǒng)一。

5.2  要超前控制，抓好歸檔的每個環(huán)節(jié)的管理，做好預立卷業(yè)務指導

提高案卷質量必須要實行超前控制管理，保證案卷質量要從源頭即文件形成時的質量抓起，即把檔案業(yè)務的指導、監(jiān)督檢查工作，在文件材料形成、積累、整理和立卷時進行控制管理，做到超前部署，提前指導。

5.3  將航天產品檔案歸檔盡快納入數字化實施操作管理中

隨著辦公自動化工作的開展，局域網的不斷完善，盡快實現(xiàn)航天產品檔案歸檔一體化管理，減少了各種紙制文件的傳閱簽署，提高文件質量和歸檔效率，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)、規(guī)范?，F(xiàn)有方式移交的檔案會有破損、殘缺，影響案卷的質量。數字化檔案的歸檔會避免這些問題，對案卷質量會有很大的提高。

5.4  建立考核制度，將歸檔工作納入考核計劃

將強化全體涉檔人員文件質量、技術文件編制、航天產品檔案歸檔工作等納入年度有關制度考核、科研生產計劃等。通過檔案目標考核管理，管理脫節(jié)等問題便可合理解決，航天產品檔案歸檔文件質量定會有質的飛躍。

5.5  加強檔案人員結構合理配置

現(xiàn)階段本所檔案人員結構很有合理配置的需要，無論從現(xiàn)有管理模式還是工作業(yè)務量、編研工作量上，無論從人員結構還是從年齡上都遠遠跟不上當前企業(yè)的發(fā)展需要?，F(xiàn)有檔案人員5人，其中3人54歲以上，2人40歲以下,人員結構不太合理。俗話說“打鐵還要自身硬”。檔案工作要不斷注入新的活力，才能使檔案的工作有所創(chuàng)新，更好的發(fā)展，以適應新時期檔案工作的順利開展。

6  結語

影響航天產品檔案質量的因素很多，但主要因素在于機制和人的思想因素，機制是外因，而人是內因。只有將機制和人的作用有機結合進來，采取有效措施加以控制，才能保證航天產品檔案歸檔文件材料的完整、準確、有效、合格。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://www.12-baidu.cn/w/kj/21223.html