高?？蒲薪?jīng)費內(nèi)部控制研究——以K高校為例

科技創(chuàng)新是第一生產(chǎn)力，科研經(jīng)費作為高校資金重要來源之一，體現(xiàn)了高校的綜合實力。然而，我國內(nèi)部控制理論和實踐的發(fā)展起步晚，目前一些高校財務(wù)管理體系還未做出調(diào)整，科研經(jīng)費管理相對滯后，為了提高資金使用效益，為高校科研活動提供有力的保障，加強高校內(nèi)部控制建設(shè)工作勢在必行。依據(jù)國家發(fā)布的相關(guān)政策及科研活動的特點，高校科研經(jīng)費內(nèi)部控制主要包含科研經(jīng)費預(yù)算編制環(huán)節(jié)，項目經(jīng)費收支環(huán)節(jié)，項目驗收及資金結(jié)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，高校應(yīng)圍繞科研經(jīng)費生命周期環(huán)節(jié)對其分析和管控。

一、K高?？蒲薪?jīng)費內(nèi)部控制現(xiàn)狀

  K高校近年來成立了內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組、工作小組和監(jiān)督檢查工作小組，明確了各小組的職責(zé)分工。明確了內(nèi)部審計、紀(jì)檢監(jiān)察、預(yù)算、收支、采購、資產(chǎn)、建設(shè)項目、合同業(yè)務(wù)的歸口管理部門及各部門在內(nèi)部控制工作中的職責(zé)分工。2020年發(fā)布了《關(guān)于印發(fā)〈K大學(xué)“三重一大”決策制度實施辦法〉的通知》，針對不同級別決策事項明確審批權(quán)限，規(guī)定具體的決策原則，確定議事決策的工作流程。2021年發(fā)布了《關(guān)于印發(fā)〈K高校內(nèi)部控制制度〉的通知》，完善了內(nèi)部控制制度建設(shè),并且建立了關(guān)鍵崗位輪崗機制。

（一）預(yù)算編制環(huán)節(jié)

K高校實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，責(zé)任到人”的預(yù)算管理體制，校長作為科研工作的主要負(fù)責(zé)人，財務(wù)處，科技處，實驗室與設(shè)備管理處，審計處和各學(xué)院密切配合，履行各自職責(zé)，完成科研項目管理工作。發(fā)布了《K高校預(yù)算管理辦法》、《K高校預(yù)算管理辦法實施細(xì)則》等文件，指出科研項目負(fù)責(zé)人應(yīng)結(jié)合項目特點編制項目預(yù)算，經(jīng)學(xué)院，科技處，財務(wù)處審核其經(jīng)濟(jì)性與合理性，任何一環(huán)節(jié)審核不通過返回上一級申請人手中繼續(xù)修改直至通過。

（二）資金管理環(huán)節(jié)

1.科研經(jīng)費收入業(yè)務(wù)

  科研項目立項后，經(jīng)費到校后，科技處負(fù)責(zé)通知項目負(fù)責(zé)人辦理經(jīng)費上帳手續(xù)，項目負(fù)責(zé)人附任務(wù)書，合同，預(yù)算表，簽字認(rèn)領(lǐng)；財務(wù)處會計人員通過科技處下達(dá)的項目直接費用，間接費用及項目編號入賬；經(jīng)費上賬后，項目負(fù)責(zé)人登錄財務(wù)報銷平臺，進(jìn)行經(jīng)費報銷。

2.科研經(jīng)費支出業(yè)務(wù)

  K高校近年來科研支出主要集中在實驗材料費，差旅費，測試化驗加工費，設(shè)備費和勞務(wù)費。

（1）材料費及測試化驗加工費內(nèi)部控制制度

采購金額小于五萬元自行購買，大于五萬元需要到采購中心辦理合同；報銷時，發(fā)票上需要列明材料清單或加工明細(xì)，否則需要附加開票單位財務(wù)專用章的材料明細(xì)清單。

（2）差旅費內(nèi)部控制制度

  K高校緊跟國家政策辦法，更新了學(xué)校差旅費管理辦法，規(guī)定教師出差期間路費，住宿費及會議費均需要使用公務(wù)卡支付，出差結(jié)束后根據(jù)公務(wù)卡支付記錄及發(fā)票報銷，公務(wù)卡收款單位必須與開具發(fā)票單位一致，規(guī)定兩天以上行程必須有住宿發(fā)票或住宿證明，否則整個行程不予報銷；財務(wù)系統(tǒng)上劃分人員級別，將人員級別和經(jīng)費報銷限額掛鉤，超過限額不予報銷。

（3）設(shè)備費

  K高校規(guī)定單價大于1000元的設(shè)備需要國資處進(jìn)行是否入固定資產(chǎn)的判定手續(xù)，學(xué)院及項目負(fù)責(zé)人需要對設(shè)備進(jìn)行驗收，對于10萬元以上的設(shè)備，同時需要實驗室與設(shè)備處人員驗收，對于需要入固定資產(chǎn)的設(shè)備要履行政府采購流程

（4）勞務(wù)費

科研項目發(fā)放勞務(wù)費，須在學(xué)校酬金申報系統(tǒng)中錄入人員信息，勞務(wù)費發(fā)放表須由領(lǐng)款人簽字，且一般情況下不允許他人代領(lǐng)勞務(wù)費，項目負(fù)責(zé)人對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)性、合理性、相關(guān)性負(fù)責(zé)。

（三）項目驗收及資金結(jié)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)

科研經(jīng)費外撥，應(yīng)以項目預(yù)算、項目合同、計劃任務(wù)書或外撥合同為依據(jù)項目通過結(jié)題驗收后，財務(wù)清理項目借款事項并辦理結(jié)賬手續(xù)，結(jié)題后的結(jié)余經(jīng)費，如果相關(guān)管理辦法或者合同有明確規(guī)定的，結(jié)余資金嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)。

二、K高?？蒲薪?jīng)費內(nèi)部控制存在問題

（一）缺少獨立的內(nèi)部控制管理職能部門及部門間信息共享系統(tǒng)

K高校于2021年開始組建“內(nèi)部控制建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，內(nèi)部控制建設(shè)工作暫由學(xué)校財務(wù)部門兼職完成，但財務(wù)處的工作與科研項目經(jīng)費管理的風(fēng)險點密不可分，由財務(wù)處牽頭完成內(nèi)部控制制度建設(shè)效果并不理想；學(xué)校審計處負(fù)責(zé)對單位內(nèi)部控制制度建設(shè)與實施進(jìn)行監(jiān)督檢查，然而在實踐工作中，監(jiān)督工作進(jìn)展緩慢；上述表明K高校管理層對內(nèi)部控制建設(shè)的重視程度不夠，影響了整體內(nèi)部控制的效果。其次，K高校沒有建立部門間的信息共享系統(tǒng)，學(xué)校財務(wù)處，科技處，采購處，設(shè)備管理處的辦公軟件停留在處理本部門的業(yè)務(wù)上，各部門獨立運行各自數(shù)據(jù)管理平臺，不能實現(xiàn)科研項目經(jīng)費的信息共享，科研人員與科技處業(yè)務(wù)人員不能及時溝通，無法實時掌握及時剩余經(jīng)費情況，溝通效率較低，有些科研人員會提前開具發(fā)票，容易造成科研經(jīng)費的超支使用。

（二）科研經(jīng)費預(yù)算內(nèi)部控制執(zhí)行不到位

K高校財務(wù)部負(fù)責(zé)收集審核科研經(jīng)費的預(yù)算數(shù)據(jù)，科研人員負(fù)責(zé)編制項目預(yù)算，但是科研人員對預(yù)算科目包括的范圍存在理解偏差，科研人員只顧爭取期望經(jīng)費，導(dǎo)致預(yù)算編制范圍不全面且不詳細(xì)，后續(xù)科研項目預(yù)算執(zhí)行不到位，為科研資金的使用留下隱患。而財務(wù)部門審核預(yù)算表，只關(guān)注預(yù)算數(shù)字比例的合規(guī)性，缺乏預(yù)算批復(fù)的科學(xué)性。

預(yù)算執(zhí)行過程中，K高校為了深化國家“放管服”改革精神，出臺了相關(guān)制度，規(guī)定科研項目設(shè)備費不允許調(diào)增，直接費用在一定金額內(nèi)可以不超過一定比例自行調(diào)整。但是在執(zhí)行過程中，出現(xiàn)經(jīng)費使用進(jìn)度和項目進(jìn)度不匹配時，科研人員為了順利結(jié)題驗收，進(jìn)行過多的預(yù)算調(diào)整，給科研經(jīng)費內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn)。

（三）科研經(jīng)費支出缺乏有效控制

1.科研經(jīng)費支出監(jiān)管存在形式風(fēng)險

K高校經(jīng)費管理模式為垂直式，學(xué)校歸口職能部門負(fù)有監(jiān)管責(zé)任，項目負(fù)責(zé)人為主要責(zé)任人，學(xué)院為二級單位，項目支出在預(yù)算控制的額度內(nèi)，經(jīng)相關(guān)部門批復(fù)后，自主支出。學(xué)?？蒲腥藛T多，課題數(shù)量大，審批單據(jù)較多，加大了審批者的工作難度，院長為學(xué)院科研經(jīng)費的負(fù)責(zé)人，院長除了自己的科研任務(wù)教學(xué)任務(wù)外，工作量大，導(dǎo)致簽字審批流于形式。

材料費和測試化驗加工費為科研項目支出類別占比較高部分，單據(jù)多且總金額大，會出現(xiàn)拆分報銷規(guī)避合同風(fēng)險，一定周期內(nèi)，同一項目負(fù)責(zé)人向同一家單位累計支付超過規(guī)定金額5萬以上，或者發(fā)票連號，在不同時間拆分報銷；還會出現(xiàn)使用已報銷完成的合同進(jìn)行重復(fù)報銷，套取科研經(jīng)費的行為；財務(wù)處對供應(yīng)商的產(chǎn)品是否具有經(jīng)濟(jì)效益無法判斷，對于是否真實購買專用材料也無法核實，缺少對材料真實性驗證的風(fēng)險，導(dǎo)致報銷內(nèi)控流程在一定程度上也只僅限于形式。

在報銷差旅費中，參加會議的有會議邀請通知，一定程度上起到內(nèi)部控制作用，但是其他無邀請函或通知的差旅，出差審批表并不能給科研人員出行產(chǎn)生限制，分管領(lǐng)導(dǎo)也無法實時監(jiān)控出差的合理性，事前審批制度無法得到有效執(zhí)行，屬于財務(wù)報銷一大風(fēng)險點。

勞務(wù)費形式風(fēng)險主要存在于勞務(wù)費的計量標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)放內(nèi)容都是由項目負(fù)責(zé)人自主決定，項目負(fù)責(zé)人簽字后，其他相關(guān)部門簽字后即可報銷，而對于經(jīng)費是否真正發(fā)放到勞務(wù)對象手中，無法驗證。

需要通過政府采購招標(biāo)的設(shè)備，存在未嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理的情況，出現(xiàn)先自行采購，后通過采購處招標(biāo)中心補辦手續(xù)現(xiàn)象，在設(shè)備驗收時，許多驗收管理員未親自到設(shè)備放置處檢查及驗收設(shè)備，設(shè)備采購管理存在風(fēng)險。                                                     

2.集中報賬現(xiàn)象嚴(yán)重

  K高校出現(xiàn)年底集中報賬嚴(yán)重的現(xiàn)象，2020年推行網(wǎng)上報賬后，雖然年底排隊現(xiàn)象減少，但是集中報賬仍舊影響財務(wù)人員的工作。表1統(tǒng)計了該校2020年至2022年各季度科研項目支出情況。

    表1：K高校2020-2022年各季度科研項目支出情況統(tǒng)計表（單位：萬元）

根據(jù)K高校2020-2022年各季度科研項目支出統(tǒng)計數(shù)據(jù)繪制2020-2022年各季度科研經(jīng)費支出占比曲線圖，發(fā)現(xiàn)該?？蒲兄С鲋鹉晟仙?，2022年由于疫情封校半年導(dǎo)致總支出下降，K高校第一和第三季度科研項目支出占比較低，而第四季度出現(xiàn)顯著的資金流出，出現(xiàn)了明顯的季節(jié)性，扎堆報銷現(xiàn)象嚴(yán)重。年底科研經(jīng)費集中報銷反映了科研人員對于科研經(jīng)費的使用無計劃，年底迫于資金收回的壓力，盲目用錢；同時反應(yīng)出K高校在項目預(yù)算執(zhí)行過程中缺乏中期檢查環(huán)節(jié)，資金使用過程缺乏科學(xué)性。

3.崗位人員缺乏專業(yè)度

K高校不相容崗位安排比較合理，但是并未配置專門負(fù)責(zé)科研項目賬務(wù)人員，并且在2019年政府會計制度實施后，會計雙分錄形式出現(xiàn)，財務(wù)處工作任務(wù)重，工作內(nèi)容對財務(wù)軟件的信息化程度要求提高，財務(wù)人員只了解自己崗位工作業(yè)務(wù)，缺乏對其他科室業(yè)務(wù)的了解，不利于科研項目經(jīng)費的內(nèi)部控制；同時，學(xué)生代報賬現(xiàn)象嚴(yán)重，學(xué)生不了解業(yè)務(wù)流程，對專業(yè)問題無法及時處理，這也加重了財務(wù)報賬的壓力。

三、優(yōu)化高?？蒲薪?jīng)費內(nèi)部控制的建議

（一）構(gòu)建良好科研經(jīng)費內(nèi)部控制環(huán)境

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)提升對科研經(jīng)費的重視程度，成立科研經(jīng)費內(nèi)部控制小組，組內(nèi)具備有會計、審計、科研專業(yè)知識的隊員，隊員在財務(wù)處、審計處、二級學(xué)院、國資處、科技處之間輪派，從而提高團(tuán)隊人員業(yè)務(wù)能力，熟悉業(yè)務(wù)流程；定期組織培訓(xùn)和學(xué)院走訪，了解科研人員在科研經(jīng)費支出過程中遇到的問題，通過培訓(xùn)提升科研人員的內(nèi)部控制知識水平，提高教師的風(fēng)險意識，創(chuàng)建良好的科研經(jīng)費內(nèi)部控制環(huán)境同時應(yīng)該培養(yǎng)具備專業(yè)知識的科研助理，在二級院系及大型科研項目課題組設(shè)置科研助理崗，財務(wù)人員定期進(jìn)行科研助理培訓(xùn)，提升科研助理的服務(wù)質(zhì)量，更好的銜接師生、財務(wù)處及其他部門的溝通，減輕財務(wù)人員與科研人員的工作壓力。

為了提高高?？蒲薪?jīng)費內(nèi)部控制建設(shè)工作的科學(xué)性，高校應(yīng)該統(tǒng)籌財務(wù)處和科技處的信息數(shù)據(jù)平臺，形成智能化信息共享系統(tǒng)，使科研人員全面直觀的了解科研經(jīng)費支出情況，合理估計本年度科研項目支出計劃，更準(zhǔn)確的進(jìn)行預(yù)算申報，避免經(jīng)費浪費；智慧財務(wù)平臺還可以促進(jìn)科研項目的預(yù)算執(zhí)行管理，提高科研項目驗收的功能性，降低材料與資產(chǎn)流失的可能性。

（二）加強科研經(jīng)費預(yù)算內(nèi)部控制

高校應(yīng)該成立專門的科研經(jīng)費預(yù)算委員會，由財務(wù)、審計及相關(guān)科研管理領(lǐng)域的專家構(gòu)成，給科研項目申報者提供預(yù)算申報講座，提高預(yù)算申報的科學(xué)性實行多重把關(guān)審核制度，二級學(xué)院，預(yù)算委員會及財務(wù)處的預(yù)算管理崗測算項目經(jīng)費的支出，給出合理的預(yù)算批復(fù)。

在預(yù)算執(zhí)行過程中，嚴(yán)格把控預(yù)算調(diào)整，當(dāng)預(yù)算調(diào)整超過一定金額時需要二級院系及科技部門審批，利用智能化信息平臺，建立數(shù)據(jù)共享機制，實現(xiàn)預(yù)算調(diào)整信息化；預(yù)算調(diào)整需要經(jīng)過科研預(yù)算委員會的論證，審核其是否有調(diào)整的必要，將項目的財務(wù)信息及合同等數(shù)據(jù)通過信息平臺共享，實時通過預(yù)算控制來保證會計核算和預(yù)算的一致性，任何部門對數(shù)據(jù)調(diào)整提出疑問時，審計部門配合項目審計事中審計，防范經(jīng)費亂支風(fēng)險。

（三）加強科研經(jīng)費收支業(yè)務(wù)控制

K高校應(yīng)該定期對重大科研項目支出進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)異常支出情況，提高科研經(jīng)費的使用效率，對于交易金額較大或者頻率較高的交易采取實物對賬，將賬務(wù)與實物一一對應(yīng)；建立智慧財務(wù)平臺，上線差旅審批平臺和會議審批系統(tǒng)，確保事前完成審批手續(xù)，降低事后補手續(xù)風(fēng)險，增加合同信息填報功能，合理啟用預(yù)警規(guī)則，利用財務(wù)大數(shù)據(jù)監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行稽核，防止重復(fù)使用合同報銷及拆分合同報銷；同時加大落實責(zé)任，項目人加強把控，對故意規(guī)避政府采購的拆分采購行為進(jìn)行制止；對于10萬元以上的固定資產(chǎn)驗收，要求國資處、財務(wù)處、使用部門聯(lián)合進(jìn)行實物驗收，減少光憑單據(jù)驗收的現(xiàn)象；

 科研人員及課題財務(wù)助理積極關(guān)注結(jié)余資金的使用進(jìn)度,合理利用資金,提高資金的使用效益,避免有些項目負(fù)責(zé)人為了科研經(jīng)費不被收走,突擊集中報銷導(dǎo)致不規(guī)范支出,加大財務(wù)報銷工作壓力;對于學(xué)校統(tǒng)籌管理的結(jié)余資金,應(yīng)該進(jìn)行制度化管理,出具明確的文件規(guī)定結(jié)余資金使用范圍,支出審批流程等,方便科研人員使用及各部門監(jiān)督。

 高校應(yīng)該提高內(nèi)部審計的職能范圍和審計工作質(zhì)量，貫徹國家放管服政策的同時，做到放而不亂，及時分析科研經(jīng)費執(zhí)行情況和實物資產(chǎn)的購置情況，發(fā)現(xiàn)監(jiān)管盲點，提出改進(jìn)建議，必要時可以聘請外部高級審計人才，強化審計部門的監(jiān)督力度。加強事中事后監(jiān)管，創(chuàng)新監(jiān)督檢查方式，推進(jìn)監(jiān)督檢查數(shù)據(jù)匯交共享和結(jié)果互認(rèn)，減少過程檢查，充分利用大數(shù)據(jù)等信息手段提高監(jiān)督檢查效率。

四、結(jié)語

  近年來，國家陸續(xù)出臺了一些列措施改革和完善科研經(jīng)費的管理，在實施擴大科研項目經(jīng)費管理自主權(quán)、減輕科研人員事務(wù)性負(fù)擔(dān)等創(chuàng)新“松綁”措施的同時，也提出了充分利用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)動態(tài)監(jiān)管經(jīng)費使用的監(jiān)督檢查要求，以此確保經(jīng)費合理規(guī)范使用。在新形勢下，充分利用大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)手段加強高校經(jīng)費動態(tài)監(jiān)管，對于高校防范財務(wù)風(fēng)險、提高資金使用效益具有重要的意義。本文以K高校為例，對該校每個環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行了梳理，給出了相應(yīng)的建議，以期對大眾高?？蒲薪?jīng)費內(nèi)部控制有幫助。

文章來源：《商業(yè)觀察》  http://www.12-baidu.cn/w/jg/125.html