智慧校園建設(shè)背景下高校檔案信息化研究

前言：大數(shù)據(jù)也被稱之為巨量的資料，其是信息化時代發(fā)展的成果，優(yōu)勢顯著，主要包括具有真實性、多樣性、高速性以及大量化與價值密度等優(yōu)勢。在大數(shù)據(jù)時代下，信息的增長速度更快，檔案大數(shù)據(jù)理念順勢而生。在高校檔案建設(shè)中，應將大數(shù)據(jù)以及信息化技術(shù)融入其中，建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，使用智能化檔案存儲設(shè)備，創(chuàng)新和優(yōu)化傳統(tǒng)檔案。此外，也要組建專業(yè)人才隊伍，為檔案信息化建設(shè)儲備優(yōu)質(zhì)人才，加強對檔案人才的培養(yǎng)，提升其信息處理能力，確?？梢造`活地使用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計算技術(shù)完成檔案信息化建設(shè)與管理工作。

一、智慧校園建設(shè)背景下高校檔案信息化建設(shè)價值

（一）讓檔案管理變得更加簡單

 高校良好完成檔案信息化建設(shè)，降低了傳統(tǒng)檔案管理的工作難度，讓檔案管理變得更加簡單。另外，檔案信息化建設(shè)，也使檔案的檢索更為精準與便捷。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比較，紙質(zhì)檔案的整理、檔案的歸納、檔案的檢索有很大的差異性，信息化檔案使用信息化技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的自動化檢索，還可以有效地對檔案進行分類，良好地進行存儲，確保檔案檢索與檔案分類以及檔案存儲工作的同步進行，有效節(jié)省檔案檢索的時間，避免出現(xiàn)更多的錯誤，利于工作人員提供更為優(yōu)質(zhì)的方案服務(wù)。

（二）避免檔案的損壞與損失

     過去，高校檔案會非常容易出現(xiàn)損壞與遺失等問題，但是在智慧校園建設(shè)背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)等使用實現(xiàn)了依托于不同載體將檔案進行數(shù)字化處理，把傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換成新形勢的檔案，轉(zhuǎn)換之后檔案龐大和復雜等信息更容易被存儲和使用。比如，使用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，快捷和大容量等將檔案信息存儲在硬盤與網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)部。除此之外，還可以使用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，突破時間與空間等局限，這樣可以避免過去對于同一個檔案進行反反復復等查閱，引起磨損等問題。另外，隨著信息技術(shù)的日漸成熟，實現(xiàn)了信息技術(shù)的同步，提升數(shù)據(jù)恢復的能力，也讓檔案信息的存儲更加的安全和長久。

（三）以防檔案資源的浪費

高校在智慧校園背景下，使用信息化技術(shù)等各類新興技術(shù)，加強檔案信息化建設(shè)，明顯節(jié)省了紙質(zhì)與其他形式檔案資源的浪費。在過去，高校檔案大多數(shù)是用紙質(zhì)等形式進行存儲，但是為了更好地進行分類與整理，也會使用其他的紙制品以及塑料還有金屬等相關(guān)材料，使用這些材料與信息技術(shù)相比較，前者更容易出現(xiàn)資源浪費，而信息化檔案則有效解決紙質(zhì)檔案的浪費問題。

二、智慧校園建設(shè)背景下高校檔案信息化建設(shè)舉措

（一）使用智能化檔案存儲方式

高校檔案信息化建設(shè)，需要使用智能化技術(shù)及智能化存儲裝置，進行智能化檔案建設(shè)與存儲，這樣不僅可以增強防水防火的功能，也可以智能化地控制溫度與濕度，確保檔案的穩(wěn)定性，也提高了檔案的保密性，有效管控檔案管理期間的風險，為高校檔案的管理提供強有力的保障。

（二）建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)

    在智慧校園背景下，高校的檔案管理工作優(yōu)先要完成的是管理機制的建設(shè)，落實好數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。過去高校使用的紙質(zhì)檔案管理形式，存在容易損壞、容易丟失、效率低下等問題。另外，檔案的檢索非常困難，很難滿足高校智慧校園建設(shè)的要求。高校建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以把檔案進行數(shù)字化存儲與管理，利于實現(xiàn)檔案信息的一體化、全面化地管理，明顯提升檔案管理的效率與質(zhì)量水平。

（三）加強信息化檔案安全的管理

在智慧校園背景下，高校在建設(shè)檔案管理機制期間，有必要加強檔案的安全管理，使用適合的舉措為檔案安全提供有力保障。在檔案安全管理過程中，檔案管理人員應關(guān)注那些敏感的信息，另外也要強化安全的管理，以防檔案信息的披露，不可篡改檔案或者造成檔案的損壞。除此之外，高校也應該使用智能化技術(shù)，包括智能化門禁與指紋識別技術(shù)還有人臉識別技術(shù)等，強化對檔案區(qū)域的管控，確保檔案信息的安全。

（1）成本控制和資源的配置

高校在智慧校園建設(shè)中，針對高校檔案管理機制的建設(shè)需要投入更多的資金與人力資源，這為高校檔案管理機制建設(shè)中傳播控制及資源配置工作帶來更多的挑戰(zhàn)。所以，高校的檔案管理工作人員，需要做好已有資源的規(guī)劃與利用。另外還可以通過和相關(guān)企業(yè)及科研機構(gòu)的合作，積極尋求外部的支持與幫助，控制建設(shè)成本的最低，增強檔案管理效果，促使檔案管理工作順利展開。

（2）數(shù)據(jù)安全及隱私的保護

伴隨高校數(shù)字化與智能化檔案管理系統(tǒng)的建立，高校檔案基本上已經(jīng)實現(xiàn)了使用電子形式進行存儲，但是檔案信息化建設(shè)期間一項不可忽視的問題——安全問題及隱私保護問題亟待。要想良好解決檔案信息化的安全問題與隱私問題，高校檔案管理關(guān)注人員必須做好檔案信息權(quán)限的管理，制定健全的檔案信息安全與隱私保護制度，也要建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復機制，以此來為檔案信息與數(shù)據(jù)的安全性與完整性提供強有力的保障。

（3）技術(shù)更新和人員的培訓

高校的檔案管理機制不僅要及時革新技術(shù)，使用智慧技術(shù)，確保檔案管理系統(tǒng)的及時更新和完善。除此之外，也應強化對檔案管理工作人員的教育與培訓，增強檔案管理工作人員技術(shù)的使用能力與系統(tǒng)使用能力，促使檔案管理工作高效地運行。針對高校的簡直檔案工作人員，也要加強對其智能化、數(shù)字化、信息化的培訓，促使簡直檔案工作人員可以快速的掌握新技術(shù)與新設(shè)備以及新模式。

（4）引進智能化檔案檢索工具

引進和使用智能化檔案檢索工具。高校在檔案信息化建設(shè)過程中，應引進智能化技術(shù)，使用智能化檔案檢索工具，以此為廣大師生檔案的使用創(chuàng)設(shè)有利的條件。過去，高校的紙質(zhì)檔案在檢索時，需要人工逐個進行查找，效率偏低并且很容易出現(xiàn)檢索錯誤問題。檔案信息化建設(shè)下，智能化檢索工具的使用，能夠更為快速地篩選檔案信息，并且更加精準地篩選，可以節(jié)省查找耗費的時間，并增強檔案檢索的精準性與檔案檢索的效率。

（5）推行智慧化檔案服務(wù)模式

智慧校園背景下，智慧檔案館的建設(shè)不僅需要充足財力作為支撐，也要合理使用這些資金，引進智慧軟件，比如，自動化檔案柜與恒溫恒濕設(shè)備、智能化管理系統(tǒng)與智慧化檔案使用與存儲及管理自主一體機、智能化檔案消毒柜等。與此同時，高校也要及時引進和使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等IT新興技術(shù)，使用這些新興技術(shù)推動傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案等改革與創(chuàng)新，構(gòu)建一個具有共享功能與智能化的智慧檔案模式。

此外，高校也可以將智慧檔案館變?yōu)橹腔坌@系統(tǒng)中的兼容系統(tǒng)，可以讓智慧檔案館更加適應大數(shù)據(jù)時代發(fā)展趨勢，并促使檔案朝向更為高級的形態(tài)發(fā)展。智慧檔案高級形態(tài)體現(xiàn)，具體體現(xiàn)在智慧檔案功能上，智慧檔案優(yōu)勢十分明顯，具體體現(xiàn)在智慧檔案的管理上，比如，檔案的收集、檔案的整理、檔案的存儲、檔案的保護、檔案的利用等，通過智慧檔案建設(shè)高?？梢詫崿F(xiàn)檔案資源管理、檔案服務(wù)的創(chuàng)新、溝通感知及建筑設(shè)施這四個不同方面的智慧化。智慧檔案高級形態(tài)發(fā)展也體現(xiàn)檔案模型的可視化與密集架上，實現(xiàn)了在三維場景內(nèi)的實時對密集架數(shù)據(jù)進行查詢，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)的模式。

三、智慧校園建設(shè)背景下提升高校檔案信息化建設(shè)效果建議

（一）認清智慧校園與檔案信息化之間的密切聯(lián)系

智慧校園背景下，高校主要是使用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，使用智能化系統(tǒng)與設(shè)備，針對高校內(nèi)部的各類資源實施智能化、數(shù)字化管理的校園建設(shè)模式。高校智慧校園建設(shè)期間，檔案管理是高校信息化建設(shè)的關(guān)鍵構(gòu)成部分，肩負著對高校學術(shù)與管理信息的存儲、管理的職責。高校智慧校園為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件，比如，在智慧校園背景下，高校實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理與智能化存儲，明顯增強檔案管理的效果，確保檔案管理的效率及安全性。

（二）確保技術(shù)進行有效對接

高校檔案信息化建設(shè)和服務(wù)的創(chuàng)新，兩者的要求存在一定的差異性，因此需要進一步規(guī)范和執(zhí)行信息化資源與信息化管理的統(tǒng)一標準與規(guī)定，確保檔案資源與服務(wù)項目能夠快速并且精準和高效地傳遞，共享檔案信息資源。另外，系統(tǒng)可以進行嚴格的管理，能夠確保工作流程的積極性并保持較高的執(zhí)行力，良好把檔案信息化建設(shè)與管理各項工作職責，落實到每一名工作人員身上，以防出現(xiàn)職責混亂問題，避免在工作中出現(xiàn)其他漏洞。

與此同時，高校檔案的信息化建設(shè)，也應該保障良好地和辦公自動化系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)各個技術(shù)的對接，只有做好這項工作，才能夠?qū)n案信息化內(nèi)的資源與文檔信息進行一體化存儲及管理。能夠?qū)崿F(xiàn)從過去的紙質(zhì)文檔向信息化歸檔及全過程管理方向轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)對檔案信息化的共同管理。最后，在信息化管理系統(tǒng)內(nèi)，需要將相同工作體制與工作流程，將現(xiàn)行文檔信息的形成、歸檔全部納入整個管理系統(tǒng)內(nèi)，這樣才能切實解決文件管理與檔案管理相脫離問題，從而構(gòu)建成一個完善的管理系統(tǒng)，還可以避免檔案管理工作出現(xiàn)重復性問題，加快檔案的信息化建設(shè)。

（三）制定完善的檔案信息化建設(shè)及管理制度與法規(guī)

（1）應該保障檔案工作制度的完善與嚴謹，避免檔案信息會被肆意地泄露與傳播。當下社會正處在信息一體化的時代，針對各類信息的違法使用現(xiàn)象日漸突出，也正是因為如此，讓檔案信息的保密與安全管理工作變得更為重要，高校必須制定完善的檔案信息化建設(shè)及管理制度與法規(guī)，這樣才能確保檔案信息的安全性和完整性，以防檔案信息的泄露和丟失。

（2）需要加強高校檔案中數(shù)據(jù)與信息的安全性以及隱秘性的管控，確保檔案信息與數(shù)據(jù)的安全性。一方面高校在檔案信息化建設(shè)期間，應該采用多重備份的方法，運用密匙來嚴格進行權(quán)限管理，增強檔案信息的隱蔽性與安全性。

（3）高校有必要制定相關(guān)的法律與法規(guī)，確保所制定法律法規(guī)的針對性，利用法律法規(guī)與條文來制約檔案信息化建設(shè)期間容易出現(xiàn)的各種違規(guī)與違法行為，并針對各類肆意破壞和惡意破壞行為，依據(jù)制度給予相應的處罰。

（四）宏觀規(guī)劃，充分整合數(shù)字資源

高校在檔案信息化建設(shè)期間，要意識到信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)化的工程，應該循序漸進，這樣才能夠落實好這項工作。在信息化建設(shè)期間，高校需要進行宏觀的規(guī)劃，良好整合數(shù)字資源，過程中高校需要把握以下幾個關(guān)鍵點：

（1）進行數(shù)字化存儲

    高校以往主要是以紙檔案為主，缺少電子文件，所以，大部分高校在過去都積存很多的紙質(zhì)檔案。在近些年，伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，以及高校智慧校園建設(shè)的展開，各所高校開始進行檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)，但是由于一些高校數(shù)字化建設(shè)進程緩慢，造成檔案數(shù)字化建設(shè)效果較差。因此，高校需要結(jié)合紙質(zhì)檔案的總體數(shù)量，科學規(guī)劃，逐步推行檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)。通常來說，高校可以使用檔案外包的方法，利用項目招標把數(shù)字化建設(shè)任務(wù)委托給第三方，增強數(shù)字化建設(shè)效果。

（2）實現(xiàn)增量電子化

目前，高校都建立多個方面的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，包括財務(wù)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、學籍與教務(wù)管理系統(tǒng)以及OA辦公系統(tǒng)等。另外，高校的很多業(yè)務(wù)也都使用了線上辦理的方式，這加快了各項工作的進度，提高各項工作效率，并產(chǎn)生很多的電子文件。為了更好地對電子文件進行存儲與管理，檔案機構(gòu)需要根據(jù)學校檔案工作的實際情況，選擇購買或者自行開發(fā)滿足檔案管理工作實際需求的檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理系統(tǒng)和學校的各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行良好對接，利于對檔案信息進行自動化的搜索與查詢。

結(jié)束語：總的來說，智慧校園的建設(shè)在為高校檔案管理帶來全新機遇的同時，也帶來諸多挑戰(zhàn)。怎樣有效使用信息化技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及智慧技術(shù)，建設(shè)信息化檔案，增強檔案管理的安全性，提高檔案管理的效率，是目前高校檔案管理部門需要解決的一個主要問題。在經(jīng)過上文的分析和研究后，針對智慧校園建設(shè)背景下高校檔案信息化建設(shè)，提出以下切實可行的舉措，高校檔案信息化建設(shè)期間可以參考：（1）使用智能化檔案的存儲方式，避免檔案資料的浪費與損壞，增加檔案存儲的容量；（2）建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，強化對檔案的管理，提高檔案管理效率；（3）加強信息化檔案的安全管理；（4）引進智能化檔案檢索工具，過程中做好成本的控制與資源的配置工作，加強數(shù)據(jù)安全及隱私的保護，對技術(shù)工作人員進行培訓。使用上述舉措，有利于推動智慧校園下高校檔案的信息化建設(shè)，引領(lǐng)高校檔案管理朝向智能化、智慧化方向不斷發(fā)展。除此之外，高校也要針對檔案信息化進行系統(tǒng)和科學地規(guī)劃，推行數(shù)字化管理，將檔案信息的自動化搜索與查詢功能融合，不斷提升檔案管理的效果。

文章來源： 《文化產(chǎn)業(yè)》  http://www.12-baidu.cn/w/wy/32640.html