基于價值鏈的高校檔案數(shù)據(jù)治理模型研究

在“十四五規(guī)劃”中明確提出要系統(tǒng)布局新型基礎(chǔ)設(shè)施，加快第五代移動通信、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)中心等建設(shè)。在人類歷史新時代，基于大數(shù)據(jù)進行決策規(guī)劃開展社會治理將會成為“十四五”新時期的重要發(fā)展方式。數(shù)據(jù)治理起源于私人部門對內(nèi)部數(shù)據(jù)資產(chǎn)的治理，在社會發(fā)展過程中逐漸滲透到各類組織的管理實踐中，其中包括政府部門、醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)、教育機構(gòu)等，如秦國民指出政府部門數(shù)據(jù)治理與制度執(zhí)行力之間有著內(nèi)在的契合性，數(shù)據(jù)治理是提升制度執(zhí)行力的重要資源和工具。翟運開基于IBM數(shù)據(jù)模型構(gòu)建了面向精準醫(yī)療的醫(yī)療衛(wèi)生數(shù)據(jù)治理框架。余鵬提出高校教育數(shù)據(jù)治理三層模型，構(gòu)建了數(shù)據(jù)生態(tài)治理體系參考架構(gòu)。國內(nèi)數(shù)據(jù)治理相關(guān)研究成果，在數(shù)據(jù)治理實踐中起到了借鑒與指導(dǎo)作用。在此背景下，本文將價值鏈理論引入到高校檔案數(shù)據(jù)治理中，構(gòu)架檔案數(shù)據(jù)治理價值鏈模型，探索高校檔案數(shù)據(jù)治理的實踐路徑，旨在推動我國高校檔案數(shù)據(jù)管理水平的提高。

1. 價值鏈引入高校檔案數(shù)據(jù)治理的契合性

1.1數(shù)據(jù)治理理論

治理（Governance）原指控制、引導(dǎo)。當下治理概念得到延伸和拓展，其中全球治理委員對其定義為各種公共或私人機構(gòu)管理其公共事務(wù)的諸多方式的總和，是調(diào)和沖突和不同利益的持續(xù)性行為。而數(shù)據(jù)治理（Data Governance）是對機構(gòu)或組織內(nèi)部數(shù)據(jù)資產(chǎn)行使權(quán)力和管理控制的活動的集合。具體來說，數(shù)據(jù)治理是在確認數(shù)據(jù)信息相關(guān)的決策權(quán)與責(zé)任歸屬框架下，確定誰在何種情況下對何種信息，以何種方法采取何種行為，并按此模型進行執(zhí)行。高校發(fā)展與社會技術(shù)進步是密不可分的，Garnter指出大數(shù)據(jù)發(fā)展能夠最大限度地幫助高校發(fā)掘和使用數(shù)據(jù)。

在2008年教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中，高校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、科研及管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各類文字、圖標、聲像等不同形式載體的歷史記錄。本文中數(shù)據(jù)治理的對象即管理辦法中的高校檔案。高校和其他社會組織相似每天會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，其中檔案數(shù)據(jù)作為其中關(guān)鍵部分，若缺乏正確引導(dǎo)，高校檔案數(shù)據(jù)的權(quán)益保障、開發(fā)利用將無法實現(xiàn)。當前隨著數(shù)據(jù)治理環(huán)境的愈加復(fù)雜，提升高校檔案數(shù)據(jù)治理能力成為必然。

1.2價值鏈理論

邁克爾·波特在《競爭戰(zhàn)略》首次提出價值鏈的概念，指出價值鏈是一系列價值創(chuàng)造活動的集合，這些活動可以分為基本活動與輔助活動，基本活動往往指與價值生成具有直接關(guān)系的產(chǎn)品生產(chǎn)、產(chǎn)品銷售、產(chǎn)品售后等活動，輔助活動是指對價值生成起支撐作用與技術(shù)開發(fā)、人力資源、基礎(chǔ)設(shè)備等相關(guān)的活動。價值鏈的基本活動與輔助活動中的各個環(huán)節(jié)是緊密聯(lián)系、相互支持的，共同構(gòu)成了一個有機整體，圍繞著組織的價值目標發(fā)揮作用。價值鏈中的各環(huán)節(jié)可以劃分為“上游環(huán)節(jié)”與“下游環(huán)節(jié)”兩大類，在企業(yè)基本價值活動中材料供應(yīng)、產(chǎn)品研發(fā)、產(chǎn)品生產(chǎn)被稱為“上游環(huán)節(jié)”；而物流運輸、產(chǎn)品分銷、產(chǎn)品售后等被稱為“下游環(huán)節(jié)”。

2.3價值鏈引入高校檔案數(shù)據(jù)治理的契合性

企業(yè)化高校管理趨勢使然。90年代后期， 大學(xué)企業(yè)化組織的理念開始被廣泛接受。歐洲大學(xué)企業(yè)化研究報告指出大學(xué)的功能除了包括學(xué)術(shù)教學(xué)和科研， 還可以包括基于知識的第三類行為，也被稱為三使命 (third mission) 、第三發(fā)展方向 (third flow) 、第三任務(wù) (third task) ，一般包括學(xué)術(shù)成果轉(zhuǎn)化、知識產(chǎn)品輸出、社會化知識服務(wù)等。高校檔案管理業(yè)務(wù)中包含面向社會提供服務(wù)，亦可將高校檔案管理看作第三類行為。企業(yè)化高校管理趨勢愈發(fā)明顯，高校檔案數(shù)據(jù)治理作為高校管理中的關(guān)鍵一環(huán)，運用企業(yè)管理中的相關(guān)理論進行高校數(shù)據(jù)治理研究具有一定創(chuàng)新性。

無論企業(yè)還是高校都以價值實現(xiàn)為目的。價值創(chuàng)造是價值鏈的核心，企業(yè)往往通過“產(chǎn)品生成—產(chǎn)品銷售—產(chǎn)品售后”等一系列生產(chǎn)環(huán)節(jié)實現(xiàn)產(chǎn)品價值即企業(yè)利潤最大化。同樣高校檔案數(shù)據(jù)治理過程可以看作是“資源整合—服務(wù)化開發(fā)—價值化整合”，實現(xiàn)高校檔案的價值是檔案數(shù)據(jù)治理的核心?？梢姸呔腔趦r值驅(qū)動的實踐活動，二者的組織管理均是以價值實現(xiàn)為目的。

高校檔案數(shù)據(jù)也是也可看作一種生產(chǎn)要素。楊智勇認為在數(shù)字經(jīng)濟時代的今天數(shù)據(jù)信息逐漸由靜態(tài)資源轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)資源，成為關(guān)鍵生產(chǎn)力。生產(chǎn)要素在經(jīng)濟學(xué)中是指社會生產(chǎn)活動所需的各類資源，同樣高校檔案數(shù)據(jù)具備應(yīng)用價值，通過特定的加工處理、開發(fā)整合也可以視為一種生產(chǎn)要素。企業(yè)價值鏈中，企業(yè)通過投入生產(chǎn)要素進行生產(chǎn)；數(shù)據(jù)治理價值鏈中，高校投入數(shù)據(jù)資源進行價值開發(fā)。

高校與私人部門在管理中是存在相通、相似之處，在管理理論和管理工具上是可以相互借鑒的。因此，將私人部門管理中的價值鏈理論引入到高校檔案數(shù)據(jù)治理中是具有契合性的。

2.基于價值鏈的高校檔案數(shù)據(jù)治理模型構(gòu)建

根據(jù)價值鏈理論，高校檔案數(shù)據(jù)價值鏈模型由基本價值活動與輔助價值活動構(gòu)成，其中價值創(chuàng)造是高校檔案數(shù)據(jù)治理的核心。

2.1基本價值活動

基本價值活動主要包括數(shù)據(jù)采集、加工、傳輸與存儲、共享及開發(fā)等環(huán)節(jié)，其中數(shù)據(jù)采集與數(shù)據(jù)加工處于上游環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)傳輸與存儲、共享及開發(fā)處于下游環(huán)節(jié)。

數(shù)據(jù)采集。確立價值目標一致的數(shù)據(jù)采集標準，結(jié)合各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求制定符合高校自身發(fā)展需要的采集規(guī)范。采集內(nèi)容除了各系統(tǒng)部門已經(jīng)積累的檔案數(shù)據(jù)外，還應(yīng)包括在之后的檔案業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的過程信息，例如處理人員姓名、處理時間。檔案數(shù)據(jù)采集可以通過數(shù)據(jù)協(xié)議采集、爬蟲工具、網(wǎng)絡(luò)檢索等形式拓展數(shù)據(jù)獲取邊界和范圍。

數(shù)據(jù)加工。數(shù)據(jù)加工具體分為數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)審核。第一，數(shù)據(jù)清洗。要對錯誤數(shù)據(jù)或無用數(shù)據(jù)進行過濾刪除，留下符合規(guī)則和需求的數(shù)據(jù)。部分數(shù)據(jù)在采集時，被遺漏應(yīng)在入檔前進行補全，對于來源不同的但具有重合度數(shù)據(jù)要進行合并去重。第二，數(shù)據(jù)分類。在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中檔案文件歸檔范圍包括黨群行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類等，高校可以根據(jù)自身情況劃分不同主題的檔案類別，提升檔案數(shù)據(jù)精細度。第三，數(shù)據(jù)更新。將數(shù)據(jù)實際和計劃交付時間進行比較，當出現(xiàn)數(shù)據(jù)更新時，應(yīng)當在元數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上添加更新數(shù)據(jù)記錄。第四，數(shù)據(jù)審核。這里的數(shù)據(jù)審核主要是指對檔案數(shù)據(jù)進行質(zhì)量審核，對于即將入庫的數(shù)據(jù)進行整體隨機抽樣審核（抽樣率應(yīng)達到數(shù)據(jù)庫的35%），審核數(shù)據(jù)分類歸屬是否正確、數(shù)據(jù)是否完整，當錯誤率超過閾值后應(yīng)當對數(shù)據(jù)進行糾正處理。

數(shù)據(jù)傳輸與存儲。高校檔案數(shù)據(jù)傳輸與存儲應(yīng)當重點關(guān)注數(shù)據(jù)安全問題，保障數(shù)據(jù)提供方的權(quán)益。首先，對于數(shù)據(jù)應(yīng)當進行定期備份，當遇到意外情況時，可以從備份中恢復(fù)原始數(shù)據(jù)源，從而減少損失，數(shù)據(jù)備份亦可以更新過時數(shù)據(jù)，保障數(shù)據(jù)的及時性。其次，數(shù)據(jù)加密，根據(jù)數(shù)據(jù)敏感、機密類型進行安全保護等級劃分，利用DES算法，3DES算法，TDEA算法，Blowfish算法，RC5算法，IDEA算法等對敏感數(shù)據(jù)進行對稱加密，未經(jīng)授權(quán)的第三者將無法解密數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中不被篡改。最后，建立高校檔案數(shù)據(jù)庫，將需要歸檔的文件材料進行電子化處理并錄入數(shù)據(jù)庫中，進行數(shù)字化存儲，并支持一定范圍（通常是校內(nèi)）的數(shù)據(jù)訪問、存儲、分享、引索。根據(jù)數(shù)據(jù)敏感類型設(shè)置數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限，對于極其敏感數(shù)據(jù)進行加密處理，對于非保密數(shù)據(jù)放松權(quán)限或不設(shè)訪問權(quán)限。同時對存儲數(shù)據(jù)的機器設(shè)備進行加密，并建立容災(zāi)機制，降低人為或非人為數(shù)據(jù)泄露事件造成的損失。

數(shù)據(jù)共享及開發(fā)。通過數(shù)據(jù)治理創(chuàng)造價值是數(shù)據(jù)治理模型的最終目的，而價值創(chuàng)造主要依靠數(shù)據(jù)共享及開發(fā)實現(xiàn)。數(shù)據(jù)共享開發(fā)的方式包括數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)跨區(qū)域服務(wù)及數(shù)據(jù)分析服務(wù)。數(shù)據(jù)檢索，支持學(xué)校內(nèi)師生進行數(shù)據(jù)信息查詢，對常用的檢索項目設(shè)立快捷鏈接，例如學(xué)生成績單、畢業(yè)生檔案、教職工人事檔案等。數(shù)據(jù)跨區(qū)域服務(wù)。相對于數(shù)據(jù)檢索，數(shù)據(jù)跨區(qū)域服務(wù)是不限定用戶所在區(qū)域，無論是在校園局域網(wǎng)還是公共網(wǎng)絡(luò)都可以訪問平臺，擁有跨區(qū)域服務(wù)權(quán)限的用戶除了高校師生外還包括被授權(quán)的社會用戶。數(shù)據(jù)分析服務(wù)是為了滿足用戶需求，基于查詢的高校檔案數(shù)據(jù)，借助數(shù)據(jù)分析工具、模型，將碎片化的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計整理分析，最終以可視化形式呈現(xiàn)給用戶。

2.2輔助價值活動

輔助價值活動是指支持基本價值活動以實現(xiàn)目標價值活動的總和。高校檔案數(shù)據(jù)治理價值鏈中的輔助活動主要包括資金支持、組織機構(gòu)、數(shù)據(jù)標準體系、倫理規(guī)范制度、法律法規(guī)等。

輔助活動中的資金是指通過高校財政投入支持檔案數(shù)據(jù)治理活動，為檔案數(shù)據(jù)活動提供資金保障。高校檔案數(shù)據(jù)治理各個環(huán)節(jié)都離不開物質(zhì)支持，資金支持對于檔案數(shù)據(jù)治理整個價值鏈價值的實現(xiàn)起到保障作用。

輔助活動中的組織機構(gòu)是指負責(zé)高校檔案數(shù)據(jù)治理的組織。管理辦法規(guī)定，高校應(yīng)設(shè)立檔案館，未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)設(shè)立綜合檔案室。但現(xiàn)在不少檔案數(shù)據(jù)由產(chǎn)生數(shù)據(jù)的各部門自行管理。因此有必要建立具備專業(yè)學(xué)科背景的數(shù)據(jù)治理組織，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)高校各系統(tǒng)部門，統(tǒng)一采集、加工、開發(fā)檔案數(shù)據(jù)。

輔助活動中的標準體系是高校檔案數(shù)據(jù)治理的依據(jù)，造成高校內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)孤島化原因之一就是缺乏統(tǒng)一標準，因此高校檔案數(shù)據(jù)治理本著完整性、科學(xué)性、一致性的原則，結(jié)合國內(nèi)外標準建立符合高校自身發(fā)展需要的檔案數(shù)據(jù)采集標準、分類標準、審核標準、存儲標準等，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)治理整個生命周期的監(jiān)管。

輔助活動中的倫理規(guī)范制度是從制度層面保障高校檔案數(shù)據(jù)安全。大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)作為一新資源，其安全保障并未得到足夠重視，檔案數(shù)據(jù)侵權(quán)事件頻發(fā)，重構(gòu)檔案數(shù)據(jù)安全保障倫理規(guī)范越發(fā)迫切。重構(gòu)倫理規(guī)范具體包括：保障數(shù)據(jù)采集及應(yīng)用過程中數(shù)據(jù)提供者的知情權(quán)；不得濫用檔案數(shù)據(jù)，不得未經(jīng)授權(quán)以營利目的與第三方機構(gòu)或個人進行非法交易；建立數(shù)據(jù)安全問責(zé)機制，任何違反數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定的行為都應(yīng)追究責(zé)任。

輔助活動中的法律法規(guī)是規(guī)范高校檔案數(shù)據(jù)治理行為的依據(jù)。2008年教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》對于檔案管理、檔案利用與公開等作出規(guī)定。2021年頒布的《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》在數(shù)據(jù)安全保護范圍、數(shù)據(jù)安全保護義務(wù)、數(shù)據(jù)安全與開放等方面進行了詳盡規(guī)定。檔案信息安全及數(shù)據(jù)安全相關(guān)法律法規(guī)的完善，將為高校檔案數(shù)據(jù)治理提供保障。

2.3基本價值活動與輔助價值活動之間關(guān)系

從高?？蒲袛?shù)據(jù)價值鏈模型中可以看出基本價值活動與輔助價值活動是緊密聯(lián)系，不是互相孤立的。首先，二者共同構(gòu)成了一個有機整體，基礎(chǔ)活動與輔助活動并不是簡單隨意組合的集合，無論是基礎(chǔ)活動還是輔助活動都是以數(shù)據(jù)開發(fā)與數(shù)據(jù)安全為中心的，共同的價值目標貫穿整個數(shù)據(jù)治理過程。其次，基本活動與輔助活動二者相互配合、相互聯(lián)系并非完全割裂，基礎(chǔ)活動的實現(xiàn)離不開輔助活動的支持，輔助活動最終任務(wù)在于保障基礎(chǔ)活動的順利實施。第三，基礎(chǔ)活動和輔助活動中的環(huán)節(jié)，無論環(huán)節(jié)所貢獻的價值大小，任何環(huán)節(jié)發(fā)生異動都會給其他環(huán)節(jié)甚至是整個價值鏈帶來正面或負面影響，每一環(huán)節(jié)都不可缺少。

3.高校檔案數(shù)據(jù)治理價值鏈模型實踐路徑

3.1優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)治理流程

3.1.1明確檔案數(shù)據(jù)采集標準

為確保高校檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)所收集信息的符合要求和標準，有必要在數(shù)據(jù)采集環(huán)節(jié)明確標準與責(zé)任。各高校要根據(jù)自身需求，在不違背已有行為規(guī)范下將數(shù)據(jù)采集的方式、內(nèi)容、格式等進行規(guī)范統(tǒng)一，讓多來源數(shù)據(jù)在一定空間內(nèi)能夠互通互認，并逐漸形成制度化的實施細則。

3.1.2促進檔案數(shù)據(jù)分類分級

檔案數(shù)據(jù)分類能夠有效提高數(shù)據(jù)加工環(huán)節(jié)的效率，并為之后的檔案數(shù)據(jù)傳輸、存儲、應(yīng)用等環(huán)節(jié)奠定基礎(chǔ)。可采用線分類法（又稱等級分類法），將每個維度中數(shù)據(jù)分為大類、中類、小類三種，根據(jù)部門需要再對小類后的數(shù)據(jù)進行拓展細分，實際操作中可按照數(shù)據(jù)保密級別、應(yīng)用方向等特征進行拓展細分。再采用面分類法將高校檔案數(shù)據(jù)從維度層進行關(guān)鍵詞標簽構(gòu)造。

3.1.3提高檔案數(shù)據(jù)傳輸與存儲中的安全性

檔案數(shù)據(jù)大多包含不公開信息。因此有必要建立檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)機制保障數(shù)據(jù)在傳輸和存儲環(huán)節(jié)的安全性。要加強日常維護，對處理檔案數(shù)據(jù)的硬件設(shè)備進行登記備案，定期進行系統(tǒng)漏洞篩查、查殺病毒，確保高校檔案數(shù)據(jù)治理過程中所接入的網(wǎng)絡(luò)的安全性與穩(wěn)定性。定期對數(shù)據(jù)進行備份，數(shù)據(jù)備份要保障檔案數(shù)據(jù)的完整性和一致性，必要時通過異地冷備、異地網(wǎng)絡(luò)熱備、活動備源中心等形式進行遠程數(shù)據(jù)備份。

3.2完善檔案數(shù)據(jù)治理保障條件

3.2.1加強檔案數(shù)據(jù)治理人才隊伍建設(shè)

專業(yè)人員的缺乏直接影響到高校檔案數(shù)據(jù)治理的進程，加強對高校專業(yè)數(shù)據(jù)治理人力資源的開發(fā)與配置，打造跨學(xué)科、高素質(zhì)發(fā)數(shù)據(jù)治理人才隊伍是數(shù)據(jù)治理的重要保障。高校檔案數(shù)據(jù)管理人員選拔除了公開招考、聘任外，還可以利用高?，F(xiàn)有人力資源，以兼任、借調(diào)等方式擴充人才隊伍，滿足檔案數(shù)據(jù)治理業(yè)務(wù)增長的需要。鼓勵檔案數(shù)據(jù)管理人員進行業(yè)務(wù)提升，通過定期組織的專業(yè)技能培訓(xùn)、開展業(yè)務(wù)技能交流等提高檔案管理人員專業(yè)能力。

3.2.2確保有持續(xù)的資金來源

高校應(yīng)當健全完善檔案數(shù)據(jù)管理資金保障機制，防止出現(xiàn)因缺乏資金使得高校各項檔案數(shù)據(jù)管理工作的停擺。高校具有促進區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展的社會功能，高校可以借助地方政府和社會組織的資金支持，拓寬支持資金來源。除此之外，為保障高校檔案數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，應(yīng)逐步探索高校檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的盈利模式，通過向企業(yè)、社會組織提供檔案數(shù)據(jù)服務(wù)獲得一定收益。

3.2.3加強數(shù)據(jù)治理過程中的技術(shù)應(yīng)用

  技術(shù)應(yīng)用貫穿了高校檔案數(shù)據(jù)治理的各個環(huán)節(jié)，加強數(shù)據(jù)治理的技術(shù)研發(fā)對于高校檔案數(shù)據(jù)治理的長遠發(fā)展具有重大意義。結(jié)合智能算法、人工智能等技術(shù)建立高校檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺，根據(jù)用戶偏好，推薦個性化檔案數(shù)據(jù)資源。利用各類數(shù)據(jù)分析技術(shù)為用戶提供可視化數(shù)據(jù)分析報告。開發(fā)高校檔案數(shù)據(jù)APP應(yīng)用，滿足不同情境下用戶的需求。利用數(shù)據(jù)脫敏、數(shù)據(jù)沙箱、可信許可授權(quán)、動態(tài)加密等技術(shù)提升高校檔案數(shù)據(jù)防護能力。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://www.12-baidu.cn/w/wy/32640.html