基于價值鏈的高校檔案數(shù)據(jù)治理模型研究

在“十四五規(guī)劃”中明確提出要系統(tǒng)布局新型基礎設施，加快第五代移動通信、工業(yè)互聯(lián)網、大數(shù)據(jù)中心等建設。在人類歷史新時代，基于大數(shù)據(jù)進行決策規(guī)劃開展社會治理將會成為“十四五”新時期的重要發(fā)展方式。數(shù)據(jù)治理起源于私人部門對內部數(shù)據(jù)資產的治理，在社會發(fā)展過程中逐漸滲透到各類組織的管理實踐中，其中包括政府部門、醫(yī)療衛(wèi)生機構、教育機構等，如秦國民指出政府部門數(shù)據(jù)治理與制度執(zhí)行力之間有著內在的契合性，數(shù)據(jù)治理是提升制度執(zhí)行力的重要資源和工具。翟運開基于IBM數(shù)據(jù)模型構建了面向精準醫(yī)療的醫(yī)療衛(wèi)生數(shù)據(jù)治理框架。余鵬提出高校教育數(shù)據(jù)治理三層模型，構建了數(shù)據(jù)生態(tài)治理體系參考架構。國內數(shù)據(jù)治理相關研究成果，在數(shù)據(jù)治理實踐中起到了借鑒與指導作用。在此背景下，本文將價值鏈理論引入到高校檔案數(shù)據(jù)治理中，構架檔案數(shù)據(jù)治理價值鏈模型，探索高校檔案數(shù)據(jù)治理的實踐路徑，旨在推動我國高校檔案數(shù)據(jù)管理水平的提高。

1. 價值鏈引入高校檔案數(shù)據(jù)治理的契合性

1.1數(shù)據(jù)治理理論

治理（Governance）原指控制、引導。當下治理概念得到延伸和拓展，其中全球治理委員對其定義為各種公共或私人機構管理其公共事務的諸多方式的總和，是調和沖突和不同利益的持續(xù)性行為。而數(shù)據(jù)治理（Data Governance）是對機構或組織內部數(shù)據(jù)資產行使權力和管理控制的活動的集合。具體來說，數(shù)據(jù)治理是在確認數(shù)據(jù)信息相關的決策權與責任歸屬框架下，確定誰在何種情況下對何種信息，以何種方法采取何種行為，并按此模型進行執(zhí)行。高校發(fā)展與社會技術進步是密不可分的，Garnter指出大數(shù)據(jù)發(fā)展能夠最大限度地幫助高校發(fā)掘和使用數(shù)據(jù)。

在2008年教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》中，高校檔案是指高校從事招生、教學、科研及管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各類文字、圖標、聲像等不同形式載體的歷史記錄。本文中數(shù)據(jù)治理的對象即管理辦法中的高校檔案。高校和其他社會組織相似每天會產生大量的數(shù)據(jù)信息，其中檔案數(shù)據(jù)作為其中關鍵部分，若缺乏正確引導，高校檔案數(shù)據(jù)的權益保障、開發(fā)利用將無法實現(xiàn)。當前隨著數(shù)據(jù)治理環(huán)境的愈加復雜，提升高校檔案數(shù)據(jù)治理能力成為必然。

1.2價值鏈理論

邁克爾·波特在《競爭戰(zhàn)略》首次提出價值鏈的概念，指出價值鏈是一系列價值創(chuàng)造活動的集合，這些活動可以分為基本活動與輔助活動，基本活動往往指與價值生成具有直接關系的產品生產、產品銷售、產品售后等活動，輔助活動是指對價值生成起支撐作用與技術開發(fā)、人力資源、基礎設備等相關的活動。價值鏈的基本活動與輔助活動中的各個環(huán)節(jié)是緊密聯(lián)系、相互支持的，共同構成了一個有機整體，圍繞著組織的價值目標發(fā)揮作用。價值鏈中的各環(huán)節(jié)可以劃分為“上游環(huán)節(jié)”與“下游環(huán)節(jié)”兩大類，在企業(yè)基本價值活動中材料供應、產品研發(fā)、產品生產被稱為“上游環(huán)節(jié)”；而物流運輸、產品分銷、產品售后等被稱為“下游環(huán)節(jié)”。

2.3價值鏈引入高校檔案數(shù)據(jù)治理的契合性

企業(yè)化高校管理趨勢使然。90年代后期， 大學企業(yè)化組織的理念開始被廣泛接受。歐洲大學企業(yè)化研究報告指出大學的功能除了包括學術教學和科研， 還可以包括基于知識的第三類行為，也被稱為三使命 (third mission) 、第三發(fā)展方向 (third flow) 、第三任務 (third task) ，一般包括學術成果轉化、知識產品輸出、社會化知識服務等。高校檔案管理業(yè)務中包含面向社會提供服務，亦可將高校檔案管理看作第三類行為。企業(yè)化高校管理趨勢愈發(fā)明顯，高校檔案數(shù)據(jù)治理作為高校管理中的關鍵一環(huán)，運用企業(yè)管理中的相關理論進行高校數(shù)據(jù)治理研究具有一定創(chuàng)新性。

無論企業(yè)還是高校都以價值實現(xiàn)為目的。價值創(chuàng)造是價值鏈的核心，企業(yè)往往通過“產品生成—產品銷售—產品售后”等一系列生產環(huán)節(jié)實現(xiàn)產品價值即企業(yè)利潤最大化。同樣高校檔案數(shù)據(jù)治理過程可以看作是“資源整合—服務化開發(fā)—價值化整合”，實現(xiàn)高校檔案的價值是檔案數(shù)據(jù)治理的核心?？梢姸呔腔趦r值驅動的實踐活動，二者的組織管理均是以價值實現(xiàn)為目的。

高校檔案數(shù)據(jù)也是也可看作一種生產要素。楊智勇認為在數(shù)字經濟時代的今天數(shù)據(jù)信息逐漸由靜態(tài)資源轉變?yōu)閯討B(tài)資源，成為關鍵生產力。生產要素在經濟學中是指社會生產活動所需的各類資源，同樣高校檔案數(shù)據(jù)具備應用價值，通過特定的加工處理、開發(fā)整合也可以視為一種生產要素。企業(yè)價值鏈中，企業(yè)通過投入生產要素進行生產；數(shù)據(jù)治理價值鏈中，高校投入數(shù)據(jù)資源進行價值開發(fā)。

高校與私人部門在管理中是存在相通、相似之處，在管理理論和管理工具上是可以相互借鑒的。因此，將私人部門管理中的價值鏈理論引入到高校檔案數(shù)據(jù)治理中是具有契合性的。

2.基于價值鏈的高校檔案數(shù)據(jù)治理模型構建

根據(jù)價值鏈理論，高校檔案數(shù)據(jù)價值鏈模型由基本價值活動與輔助價值活動構成，其中價值創(chuàng)造是高校檔案數(shù)據(jù)治理的核心。

2.1基本價值活動

基本價值活動主要包括數(shù)據(jù)采集、加工、傳輸與存儲、共享及開發(fā)等環(huán)節(jié)，其中數(shù)據(jù)采集與數(shù)據(jù)加工處于上游環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)傳輸與存儲、共享及開發(fā)處于下游環(huán)節(jié)。

數(shù)據(jù)采集。確立價值目標一致的數(shù)據(jù)采集標準，結合各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求制定符合高校自身發(fā)展需要的采集規(guī)范。采集內容除了各系統(tǒng)部門已經積累的檔案數(shù)據(jù)外，還應包括在之后的檔案業(yè)務中產生的過程信息，例如處理人員姓名、處理時間。檔案數(shù)據(jù)采集可以通過數(shù)據(jù)協(xié)議采集、爬蟲工具、網絡檢索等形式拓展數(shù)據(jù)獲取邊界和范圍。

數(shù)據(jù)加工。數(shù)據(jù)加工具體分為數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)審核。第一，數(shù)據(jù)清洗。要對錯誤數(shù)據(jù)或無用數(shù)據(jù)進行過濾刪除，留下符合規(guī)則和需求的數(shù)據(jù)。部分數(shù)據(jù)在采集時，被遺漏應在入檔前進行補全，對于來源不同的但具有重合度數(shù)據(jù)要進行合并去重。第二，數(shù)據(jù)分類。在《高等學校檔案管理辦法》中檔案文件歸檔范圍包括黨群行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類等，高?？梢愿鶕?jù)自身情況劃分不同主題的檔案類別，提升檔案數(shù)據(jù)精細度。第三，數(shù)據(jù)更新。將數(shù)據(jù)實際和計劃交付時間進行比較，當出現(xiàn)數(shù)據(jù)更新時，應當在元數(shù)據(jù)基礎上添加更新數(shù)據(jù)記錄。第四，數(shù)據(jù)審核。這里的數(shù)據(jù)審核主要是指對檔案數(shù)據(jù)進行質量審核，對于即將入庫的數(shù)據(jù)進行整體隨機抽樣審核（抽樣率應達到數(shù)據(jù)庫的35%），審核數(shù)據(jù)分類歸屬是否正確、數(shù)據(jù)是否完整，當錯誤率超過閾值后應當對數(shù)據(jù)進行糾正處理。

數(shù)據(jù)傳輸與存儲。高校檔案數(shù)據(jù)傳輸與存儲應當重點關注數(shù)據(jù)安全問題，保障數(shù)據(jù)提供方的權益。首先，對于數(shù)據(jù)應當進行定期備份，當遇到意外情況時，可以從備份中恢復原始數(shù)據(jù)源，從而減少損失，數(shù)據(jù)備份亦可以更新過時數(shù)據(jù)，保障數(shù)據(jù)的及時性。其次，數(shù)據(jù)加密，根據(jù)數(shù)據(jù)敏感、機密類型進行安全保護等級劃分，利用DES算法，3DES算法，TDEA算法，Blowfish算法，RC5算法，IDEA算法等對敏感數(shù)據(jù)進行對稱加密，未經授權的第三者將無法解密數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中不被篡改。最后，建立高校檔案數(shù)據(jù)庫，將需要歸檔的文件材料進行電子化處理并錄入數(shù)據(jù)庫中，進行數(shù)字化存儲，并支持一定范圍（通常是校內）的數(shù)據(jù)訪問、存儲、分享、引索。根據(jù)數(shù)據(jù)敏感類型設置數(shù)據(jù)庫訪問權限，對于極其敏感數(shù)據(jù)進行加密處理，對于非保密數(shù)據(jù)放松權限或不設訪問權限。同時對存儲數(shù)據(jù)的機器設備進行加密，并建立容災機制，降低人為或非人為數(shù)據(jù)泄露事件造成的損失。

數(shù)據(jù)共享及開發(fā)。通過數(shù)據(jù)治理創(chuàng)造價值是數(shù)據(jù)治理模型的最終目的，而價值創(chuàng)造主要依靠數(shù)據(jù)共享及開發(fā)實現(xiàn)。數(shù)據(jù)共享開發(fā)的方式包括數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)跨區(qū)域服務及數(shù)據(jù)分析服務。數(shù)據(jù)檢索，支持學校內師生進行數(shù)據(jù)信息查詢，對常用的檢索項目設立快捷鏈接，例如學生成績單、畢業(yè)生檔案、教職工人事檔案等。數(shù)據(jù)跨區(qū)域服務。相對于數(shù)據(jù)檢索，數(shù)據(jù)跨區(qū)域服務是不限定用戶所在區(qū)域，無論是在校園局域網還是公共網絡都可以訪問平臺，擁有跨區(qū)域服務權限的用戶除了高校師生外還包括被授權的社會用戶。數(shù)據(jù)分析服務是為了滿足用戶需求，基于查詢的高校檔案數(shù)據(jù)，借助數(shù)據(jù)分析工具、模型，將碎片化的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計整理分析，最終以可視化形式呈現(xiàn)給用戶。

2.2輔助價值活動

輔助價值活動是指支持基本價值活動以實現(xiàn)目標價值活動的總和。高校檔案數(shù)據(jù)治理價值鏈中的輔助活動主要包括資金支持、組織機構、數(shù)據(jù)標準體系、倫理規(guī)范制度、法律法規(guī)等。

輔助活動中的資金是指通過高校財政投入支持檔案數(shù)據(jù)治理活動，為檔案數(shù)據(jù)活動提供資金保障。高校檔案數(shù)據(jù)治理各個環(huán)節(jié)都離不開物質支持，資金支持對于檔案數(shù)據(jù)治理整個價值鏈價值的實現(xiàn)起到保障作用。

輔助活動中的組織機構是指負責高校檔案數(shù)據(jù)治理的組織。管理辦法規(guī)定，高校應設立檔案館，未設立檔案館的高校應設立綜合檔案室。但現(xiàn)在不少檔案數(shù)據(jù)由產生數(shù)據(jù)的各部門自行管理。因此有必要建立具備專業(yè)學科背景的數(shù)據(jù)治理組織，負責統(tǒng)籌協(xié)調高校各系統(tǒng)部門，統(tǒng)一采集、加工、開發(fā)檔案數(shù)據(jù)。

輔助活動中的標準體系是高校檔案數(shù)據(jù)治理的依據(jù)，造成高校內部檔案數(shù)據(jù)孤島化原因之一就是缺乏統(tǒng)一標準，因此高校檔案數(shù)據(jù)治理本著完整性、科學性、一致性的原則，結合國內外標準建立符合高校自身發(fā)展需要的檔案數(shù)據(jù)采集標準、分類標準、審核標準、存儲標準等，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)治理整個生命周期的監(jiān)管。

輔助活動中的倫理規(guī)范制度是從制度層面保障高校檔案數(shù)據(jù)安全。大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)作為一新資源，其安全保障并未得到足夠重視，檔案數(shù)據(jù)侵權事件頻發(fā)，重構檔案數(shù)據(jù)安全保障倫理規(guī)范越發(fā)迫切。重構倫理規(guī)范具體包括：保障數(shù)據(jù)采集及應用過程中數(shù)據(jù)提供者的知情權；不得濫用檔案數(shù)據(jù)，不得未經授權以營利目的與第三方機構或個人進行非法交易；建立數(shù)據(jù)安全問責機制，任何違反數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定的行為都應追究責任。

輔助活動中的法律法規(guī)是規(guī)范高校檔案數(shù)據(jù)治理行為的依據(jù)。2008年教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》對于檔案管理、檔案利用與公開等作出規(guī)定。2021年頒布的《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》在數(shù)據(jù)安全保護范圍、數(shù)據(jù)安全保護義務、數(shù)據(jù)安全與開放等方面進行了詳盡規(guī)定。檔案信息安全及數(shù)據(jù)安全相關法律法規(guī)的完善，將為高校檔案數(shù)據(jù)治理提供保障。

2.3基本價值活動與輔助價值活動之間關系

從高?？蒲袛?shù)據(jù)價值鏈模型中可以看出基本價值活動與輔助價值活動是緊密聯(lián)系，不是互相孤立的。首先，二者共同構成了一個有機整體，基礎活動與輔助活動并不是簡單隨意組合的集合，無論是基礎活動還是輔助活動都是以數(shù)據(jù)開發(fā)與數(shù)據(jù)安全為中心的，共同的價值目標貫穿整個數(shù)據(jù)治理過程。其次，基本活動與輔助活動二者相互配合、相互聯(lián)系并非完全割裂，基礎活動的實現(xiàn)離不開輔助活動的支持，輔助活動最終任務在于保障基礎活動的順利實施。第三，基礎活動和輔助活動中的環(huán)節(jié)，無論環(huán)節(jié)所貢獻的價值大小，任何環(huán)節(jié)發(fā)生異動都會給其他環(huán)節(jié)甚至是整個價值鏈帶來正面或負面影響，每一環(huán)節(jié)都不可缺少。

3.高校檔案數(shù)據(jù)治理價值鏈模型實踐路徑

3.1優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)治理流程

3.1.1明確檔案數(shù)據(jù)采集標準

為確保高校檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)所收集信息的符合要求和標準，有必要在數(shù)據(jù)采集環(huán)節(jié)明確標準與責任。各高校要根據(jù)自身需求，在不違背已有行為規(guī)范下將數(shù)據(jù)采集的方式、內容、格式等進行規(guī)范統(tǒng)一，讓多來源數(shù)據(jù)在一定空間內能夠互通互認，并逐漸形成制度化的實施細則。

3.1.2促進檔案數(shù)據(jù)分類分級

檔案數(shù)據(jù)分類能夠有效提高數(shù)據(jù)加工環(huán)節(jié)的效率，并為之后的檔案數(shù)據(jù)傳輸、存儲、應用等環(huán)節(jié)奠定基礎?？刹捎镁€分類法（又稱等級分類法），將每個維度中數(shù)據(jù)分為大類、中類、小類三種，根據(jù)部門需要再對小類后的數(shù)據(jù)進行拓展細分，實際操作中可按照數(shù)據(jù)保密級別、應用方向等特征進行拓展細分。再采用面分類法將高校檔案數(shù)據(jù)從維度層進行關鍵詞標簽構造。

3.1.3提高檔案數(shù)據(jù)傳輸與存儲中的安全性

檔案數(shù)據(jù)大多包含不公開信息。因此有必要建立檔案數(shù)據(jù)容災機制保障數(shù)據(jù)在傳輸和存儲環(huán)節(jié)的安全性。要加強日常維護，對處理檔案數(shù)據(jù)的硬件設備進行登記備案，定期進行系統(tǒng)漏洞篩查、查殺病毒，確保高校檔案數(shù)據(jù)治理過程中所接入的網絡的安全性與穩(wěn)定性。定期對數(shù)據(jù)進行備份，數(shù)據(jù)備份要保障檔案數(shù)據(jù)的完整性和一致性，必要時通過異地冷備、異地網絡熱備、活動備源中心等形式進行遠程數(shù)據(jù)備份。

3.2完善檔案數(shù)據(jù)治理保障條件

3.2.1加強檔案數(shù)據(jù)治理人才隊伍建設

專業(yè)人員的缺乏直接影響到高校檔案數(shù)據(jù)治理的進程，加強對高校專業(yè)數(shù)據(jù)治理人力資源的開發(fā)與配置，打造跨學科、高素質發(fā)數(shù)據(jù)治理人才隊伍是數(shù)據(jù)治理的重要保障。高校檔案數(shù)據(jù)管理人員選拔除了公開招考、聘任外，還可以利用高?，F(xiàn)有人力資源，以兼任、借調等方式擴充人才隊伍，滿足檔案數(shù)據(jù)治理業(yè)務增長的需要。鼓勵檔案數(shù)據(jù)管理人員進行業(yè)務提升，通過定期組織的專業(yè)技能培訓、開展業(yè)務技能交流等提高檔案管理人員專業(yè)能力。

3.2.2確保有持續(xù)的資金來源

高校應當健全完善檔案數(shù)據(jù)管理資金保障機制，防止出現(xiàn)因缺乏資金使得高校各項檔案數(shù)據(jù)管理工作的停擺。高校具有促進區(qū)域經濟發(fā)展的社會功能，高?？梢越柚胤秸蜕鐣M織的資金支持，拓寬支持資金來源。除此之外，為保障高校檔案數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，應逐步探索高校檔案數(shù)據(jù)應用的盈利模式，通過向企業(yè)、社會組織提供檔案數(shù)據(jù)服務獲得一定收益。

3.2.3加強數(shù)據(jù)治理過程中的技術應用

  技術應用貫穿了高校檔案數(shù)據(jù)治理的各個環(huán)節(jié)，加強數(shù)據(jù)治理的技術研發(fā)對于高校檔案數(shù)據(jù)治理的長遠發(fā)展具有重大意義。結合智能算法、人工智能等技術建立高校檔案數(shù)據(jù)應用平臺，根據(jù)用戶偏好，推薦個性化檔案數(shù)據(jù)資源。利用各類數(shù)據(jù)分析技術為用戶提供可視化數(shù)據(jù)分析報告。開發(fā)高校檔案數(shù)據(jù)APP應用，滿足不同情境下用戶的需求。利用數(shù)據(jù)脫敏、數(shù)據(jù)沙箱、可信許可授權、動態(tài)加密等技術提升高校檔案數(shù)據(jù)防護能力。

文章來源：  《文化產業(yè)》   http://www.12-baidu.cn/w/wy/32640.html