信息革命背景下企業(yè)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則及如何實(shí)現(xiàn)-企業(yè)管理論文

文章摘要：美國(guó)著名人類未來(lái)學(xué)家托夫勒在其代表作《第三次浪潮》中論述了20世紀(jì)后半葉的信息革命，這場(chǎng)革命徹底改變企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)境和方式，管理信息系統(tǒng)成為企業(yè)迎接信息化時(shí)代的機(jī)遇與應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的必由之路。本文在闡述清楚這一背景的基礎(chǔ)之上，分析了企業(yè)管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的一般原則，并就企業(yè)管理信息系統(tǒng)中關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了重點(diǎn)分析。

關(guān)鍵詞：工程管理 信息系統(tǒng) 關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo) 信息化 績(jī)效評(píng)估

一、研究背景與意義

20世紀(jì)80年代美國(guó)著名人類未來(lái)學(xué)家托夫勒在《第三次浪潮》中認(rèn)為發(fā)生在20世紀(jì)后半葉的信息技術(shù)革命徹底改變?nèi)藗兊纳罘绞?、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方式，將人類帶入到一個(gè)全新的信息化時(shí)代。在21世紀(jì)，經(jīng)濟(jì)的全球化與信息化已成為必然趨勢(shì)。信息化時(shí)代的到來(lái)為企業(yè)帶來(lái)了更加豐富的信息、更加先進(jìn)的技術(shù)，機(jī)會(huì)和市場(chǎng)空間也更多更大，但是與此同時(shí)，也給企業(yè)帶來(lái)了更多的競(jìng)爭(zhēng)與挑戰(zhàn)。

信息化時(shí)代企業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)主要包括以下幾個(gè)方面的。一是更大的生存競(jìng)爭(zhēng)壓力，信息化時(shí)代的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)不再局限于生產(chǎn)資源、生產(chǎn)規(guī)模以及產(chǎn)品價(jià)格與質(zhì)量方面的競(jìng)爭(zhēng)了，而是對(duì)于企業(yè)的品牌、服務(wù)、成本、文化以及供應(yīng)鏈速度、管理模式等全方位的競(jìng)爭(zhēng)了。二是企業(yè)客戶群體發(fā)生變化，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，消費(fèi)者的消費(fèi)需求發(fā)生了變化，在早在19世紀(jì)德國(guó)著名統(tǒng)計(jì)學(xué)家恩格爾就發(fā)現(xiàn)收入越高的情況下人們用于食物購(gòu)買支出占總消費(fèi)支出的比例就越低。就我國(guó)而言，改革開放之初的1979年城鄉(xiāng)居民家庭的恩格爾系數(shù)分別為57.5%與67.7%，2009年底城鄉(xiāng)居民恩格爾系數(shù)分別降低到37%和43%左右。汽車、住房、教育、醫(yī)療、旅游、文化等新型的消費(fèi)支出增長(zhǎng)迅速，且信息時(shí)代由于信息化程度高，居民由被動(dòng)型消費(fèi)轉(zhuǎn)為主動(dòng)型消費(fèi)，而且更善于運(yùn)用法律武器保護(hù)自己，面對(duì)企業(yè)客戶群發(fā)生變化的情形，對(duì)企業(yè)的管理提出的要求就更加苛刻了。三是市場(chǎng)環(huán)境更加復(fù)雜多變，在信息化時(shí)代市場(chǎng)環(huán)境是開放的，所有的市場(chǎng)參與者如買方、賣方、金融機(jī)構(gòu)、政府部門以及中介機(jī)構(gòu)共同參與市場(chǎng)，一些關(guān)鍵的市場(chǎng)參與者的策略與行為會(huì)引發(fā)“多米諾骨牌”效應(yīng)，使得市場(chǎng)的不確定性增強(qiáng)，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大，如何對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行科學(xué)管理，合理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)成為企業(yè)在信息化時(shí)代生存發(fā)展的一個(gè)重要問(wèn)題。

在這樣的背景下，企業(yè)建立科學(xué)合理的管理信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的市場(chǎng)環(huán)境、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、售后服務(wù)等一系列活動(dòng)進(jìn)行科學(xué)的分析預(yù)測(cè)與管理具有十分重要的意義。這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。一是良好的管理信息系統(tǒng)有助于提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)級(jí)戰(zhàn)略中的作用，所謂經(jīng)營(yíng)級(jí)戰(zhàn)略（Business-Level Strategy）解決的是企業(yè)在特定的市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)中獲得強(qiáng)有力的競(jìng)爭(zhēng)力的問(wèn)題，主要通過(guò)采取成本領(lǐng)先、差異化與集中化等戰(zhàn)略來(lái)實(shí)現(xiàn)，正如邁克爾·波特（Machael Porter）在其1985年的《競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)》一書中所提到的良好的管理信息系統(tǒng)可以構(gòu)建一個(gè)企業(yè)的價(jià)值鏈，將生產(chǎn)、物流、營(yíng)銷與服務(wù)、財(cái)務(wù)、人力資源等關(guān)鍵活動(dòng)整合起來(lái)，從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。二是良好的管理信息系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)的企業(yè)級(jí)戰(zhàn)略具有促進(jìn)作用，企業(yè)級(jí)戰(zhàn)略是指企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力的問(wèn)題，一個(gè)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或服務(wù)的過(guò)程中長(zhǎng)期形成的不容易為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手所模仿的并且能夠給企業(yè)帶來(lái)超額利潤(rùn)的獨(dú)特能力就是企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，而良好的信息管理系統(tǒng)有利于提升企業(yè)的客戶親和能力、快速反應(yīng)能力、資源整合能力、流程優(yōu)化能力與創(chuàng)新能力，從而提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。三是良好的企業(yè)管理信息系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)的行業(yè)級(jí)戰(zhàn)略具有積極促進(jìn)作用，邁克爾·波特認(rèn)為企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力與其所處的環(huán)境具有密切關(guān)系，如現(xiàn)有的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、新的市場(chǎng)進(jìn)入者、替代產(chǎn)品和服務(wù)、供應(yīng)商與客戶，而一個(gè)企業(yè)擁有良好的管理信息系統(tǒng)可以利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)獲得行業(yè)內(nèi)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，并可以利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)形成行業(yè)聯(lián)盟，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

二、企業(yè)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

企業(yè)管理信息（Management Information System,MIS;Enterprises System,ES）的概念緣起于管理信息系統(tǒng)，管理信息系統(tǒng)是1961年由美國(guó)著名的信息管理學(xué)者J.D.Gdllagher提出來(lái)的，他認(rèn)為管理信息系統(tǒng)就是以計(jì)算機(jī)為其主體，以信息處理為中心的綜合系統(tǒng)，受限于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展水平，這一概念提出之后并沒有得到預(yù)期的發(fā)展，直到20世紀(jì)80年代，網(wǎng)路技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)得到飛速的發(fā)展，加上管理經(jīng)濟(jì)學(xué)、運(yùn)籌學(xué)與計(jì)算科學(xué)的興起，企業(yè)管理信息系統(tǒng)才得到了長(zhǎng)足的發(fā)展。Laudons在其代表作《管理信息系統(tǒng)》（《Management Information Systems》）中對(duì)企業(yè)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行了界定，他認(rèn)為企業(yè)管理信息系統(tǒng)是一組采集、處理、存儲(chǔ)于傳輸信息，以支持組織的決策、控制組織的運(yùn)行并幫助組織成員分析問(wèn)題、仿真復(fù)雜的項(xiàng)目以及設(shè)計(jì)產(chǎn)品的元素的集合。這一定義也是人們認(rèn)可和接受度最高的定義。

企業(yè)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須要考慮管理信息系統(tǒng)的基本功能與特性，設(shè)計(jì)必須要有利于充分發(fā)揮管理信息系統(tǒng)的功能與特性。一般認(rèn)為企業(yè)管理信息系統(tǒng)具有三個(gè)基本功能，即輸入、處理與輸出功能，數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理之后有利于服務(wù)組織運(yùn)行并為組織決策提供基本依據(jù)。企業(yè)管理信息系統(tǒng)輸入的是數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理之后輸出的可以是直接利用的數(shù)據(jù)，也可以是還需要加以處理的數(shù)據(jù)，但對(duì)于一個(gè)合理的企業(yè)管理信息系統(tǒng)而言，除了要包括輸入、處理與輸出三個(gè)基本功能單元，還應(yīng)該使得這些單元之間彼此形成一個(gè)閉合環(huán)路，可參見圖一的企業(yè)管理信息系統(tǒng)概念模型。形成閉合環(huán)路之后的小企業(yè)信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)輸出結(jié)果的校驗(yàn)處理過(guò)程，在這個(gè)環(huán)路中應(yīng)該涵蓋企業(yè)的庫(kù)存管理、會(huì)計(jì)核算、生產(chǎn)計(jì)劃、物資采購(gòu)、人事管理、電子商務(wù)系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理、項(xiàng)目管理、供應(yīng)鏈管理以及工程設(shè)計(jì)等各種與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)密切相關(guān)的項(xiàng)目。

在企業(yè)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中還要充分考慮系統(tǒng)的整體性、相關(guān)性、社會(huì)性與恒變性等基本特點(diǎn)。具體說(shuō)來(lái)是只要充分考慮系統(tǒng)是由若干元素組成的有機(jī)整體，對(duì)企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)單元的相關(guān)性、數(shù)據(jù)的相關(guān)性以及時(shí)間的相關(guān)性，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的社會(huì)環(huán)境以及企業(yè)所面對(duì)市場(chǎng)環(huán)境的變化性與其中相對(duì)較為恒定的因素等等。這些因素的考慮要貫穿于整個(gè)企業(yè)信息管理系統(tǒng)的規(guī)劃、分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施及其運(yùn)行過(guò)程之中。

三、關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)及其在企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的應(yīng)用         

企業(yè)的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（Key Performance Indicator，KPI）是通過(guò)對(duì)企業(yè)管理信息系統(tǒng)內(nèi)部流程的輸入端與輸出端的若干關(guān)鍵參數(shù)進(jìn)行設(shè)置、取樣、計(jì)算、分析，并以此來(lái)衡量企業(yè)管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施的績(jī)效的一種目標(biāo)式量化管理指標(biāo)。關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)可以使企業(yè)各個(gè)部門主管明確本部門的主要責(zé)任，并在此基礎(chǔ)上明確單個(gè)部門人員的的業(yè)績(jī)衡量指標(biāo)。建立明確的而且切實(shí)可行的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)體系，是做好企業(yè)信息管理系統(tǒng)及其績(jī)效管理的關(guān)鍵。

對(duì)于企業(yè)信息管理系統(tǒng)而言，企業(yè)信息管理系統(tǒng)需要完成對(duì)與企業(yè)相關(guān)的數(shù)據(jù)的搜集、處理、輸出、反饋以及控制。但是企業(yè)信息管理系統(tǒng)所面對(duì)的信息是多種多樣的，因?yàn)槠髽I(yè)是以營(yíng)利為目的從而向社會(huì)提供產(chǎn)品和服務(wù)的組織，由不同的業(yè)務(wù)單元組成，如生產(chǎn)單元、加工單元、物料采購(gòu)單元、供給單元、市場(chǎng)營(yíng)銷單元等，而且企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)方方面面，如生產(chǎn)、銷售、人力資源、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、原材料采購(gòu)、庫(kù)存、客戶以及供應(yīng)商等等。但是對(duì)于不同企業(yè)而言，這方方面面的信息并不都具有同等重要性，不同地區(qū)、類型或者不同行業(yè)的企業(yè)所依賴的環(huán)節(jié)并不一樣，其核心競(jìng)爭(zhēng)力的源泉也不一樣，這就要求企業(yè)要結(jié)合自己的實(shí)際情況，因時(shí)因地因人制宜，合理界定影響企業(yè)績(jī)效的一些關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，并在企業(yè)的管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)行中予以重點(diǎn)關(guān)注。

在企業(yè)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中充分運(yùn)用關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)具有十分重要的作用，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。一是抓住企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)集中管理。KPI的運(yùn)用并不在于單純的每個(gè)指標(biāo)能對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)實(shí)績(jī)帶來(lái)多大的影響，更為重要的是這一方法所體現(xiàn)出來(lái)的企業(yè)戰(zhàn)略思想至關(guān)重要，根據(jù)“二八法則”，一個(gè)企業(yè)80%的效益是由最為關(guān)鍵的20%的行為完成的，而KPI所涉及的指標(biāo)就應(yīng)該是這20%，這也是將KPI運(yùn)用到企業(yè)信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的精髓所在，可以明確企業(yè)的戰(zhàn)略重點(diǎn)，優(yōu)化整個(gè)企業(yè)的資源配置。二是運(yùn)用KPI的原則來(lái)設(shè)計(jì)企業(yè)管理信息系統(tǒng)具有很強(qiáng)的戰(zhàn)略指導(dǎo)作用，通過(guò)設(shè)計(jì)過(guò)程，對(duì)哪些指標(biāo)是企業(yè)的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行分析，可以形成一個(gè)完整的綜合的指標(biāo)庫(kù)，而且明確了戰(zhàn)略性指標(biāo)與核心指標(biāo)，可以對(duì)企業(yè)員工形成一種導(dǎo)向，將其注意力與工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到關(guān)鍵指標(biāo)上，從而促進(jìn)整個(gè)企業(yè)績(jī)效的提高。三是可以實(shí)現(xiàn)以事實(shí)為依據(jù)以結(jié)果為導(dǎo)向的考核，并可以對(duì)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行量化處理，本身在企業(yè)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中充分考慮關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)就是基于企業(yè)的戰(zhàn)略出發(fā)，充分考慮了企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、規(guī)模、外部環(huán)境與企業(yè)性質(zhì)等一系列因素為前提的，選取每一個(gè)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)都是建立在事實(shí)分析的基礎(chǔ)之上的，對(duì)于科學(xué)合理確定企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域、關(guān)鍵成功因素、關(guān)鍵運(yùn)行流暢都具有科學(xué)的指導(dǎo)意義，而且將這些指標(biāo)落實(shí)到各個(gè)部門具體的責(zé)任主體上去，并采取對(duì)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的量化操作，可以充分優(yōu)化企業(yè)信息管理系統(tǒng)的績(jī)效評(píng)估與考核，使得整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行科學(xué)有序良性合理，最終促進(jìn)企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)能力的提高。

四、企業(yè)管理信息系統(tǒng)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的評(píng)估及完善路徑

一是企業(yè)管理信息系統(tǒng)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)選取的原則問(wèn)題。這里筆者推薦SMART原則，所謂SMART原則，是說(shuō)企業(yè)信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)所選取的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)必須是具體的（Specific）、是可以衡量的（Measurable）、是可以達(dá)到的（Attainable）、是實(shí)實(shí)在在的并以證明和觀察(Realistic)、是必須具有明確的截止期限（Time-based）的。在選取指標(biāo)之時(shí)應(yīng)該綜合系統(tǒng)考慮，但也不能機(jī)械的認(rèn)為必須符合五個(gè)原則，缺一不可，筆者認(rèn)為關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)衡量的根本標(biāo)準(zhǔn)在于“關(guān)鍵”，只要是對(duì)戰(zhàn)略目標(biāo)的完成具有關(guān)鍵作用的指標(biāo)都應(yīng)該考慮留下。

二是企業(yè)信息管理系統(tǒng)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的設(shè)計(jì)要兼顧過(guò)程與結(jié)果。在前文的分析中我們已經(jīng)知道關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的考核方法是以結(jié)果導(dǎo)向?yàn)橹鞯?，?duì)于動(dòng)態(tài)的過(guò)程關(guān)注不足，但是我們知道，企業(yè)的任何生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)結(jié)果都不是憑空產(chǎn)生的，都是有過(guò)程的，所以既要優(yōu)化結(jié)果，也要考慮過(guò)程的合理性，而且過(guò)程與結(jié)果往往是緊密相關(guān)的，合理的過(guò)程會(huì)帶來(lái)結(jié)果的優(yōu)化。所以在關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的設(shè)計(jì)中除了要保持的結(jié)果的關(guān)注外，對(duì)于過(guò)程及行為的監(jiān)控與管理也密不可分，并且通過(guò)企業(yè)管理信息系統(tǒng)完整的閉合環(huán)路所暴露出來(lái)的問(wèn)題、需要解決和改進(jìn)的方面及時(shí)反饋并采取相對(duì)應(yīng)的策略，提高整個(gè)系統(tǒng)的能力。

三要注意關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的適用范圍。前文的分析中我們?cè)撌隽恕岸朔▌t”，該法則認(rèn)為一個(gè)企業(yè)80%的贏利是由20%最為關(guān)鍵的行為所導(dǎo)致的，要求在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略中要抓重點(diǎn)，這是沒有問(wèn)題的，但是我們也不應(yīng)該忽略創(chuàng)造另外20%的80%的行為，尤其的是在信息化時(shí)代，由于企業(yè)與客戶雙方的信息透明程度有所提高，使得企業(yè)進(jìn)入微利和薄利的時(shí)代，對(duì)于所有的利潤(rùn)源泉都應(yīng)該審慎對(duì)待，美國(guó)人克里斯·安德森提出的長(zhǎng)尾理論（The Long Tail）認(rèn)為，由于成本和效率的因素，當(dāng)商品儲(chǔ)存流通展示的場(chǎng)地和渠道足夠?qū)拸V，商品生產(chǎn)成本急劇下降以至于個(gè)人都可以進(jìn)行生產(chǎn)，并且商品的銷售成本急劇降低時(shí)，幾乎任何以前看似需求極低的產(chǎn)品，只要有賣，都會(huì)有人買。這些需求和銷量不高的產(chǎn)品所占據(jù)的共同市場(chǎng)份額，可以和主流產(chǎn)品的市場(chǎng)份額相比，甚至更大。這就告訴我們?cè)谄髽I(yè)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)有一定的適用范圍，不能忽略其他指標(biāo)，畢竟企業(yè)是一個(gè)綜合的系統(tǒng)，其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)于實(shí)現(xiàn)整體績(jī)效的優(yōu)化都具有重要作用。