當前檔案管理工作存在問題及對策分析

檔案工作是我國經(jīng)濟和社會向前發(fā)展的有力保障，是國家最詳實可靠的“數(shù)據(jù)庫”，也是我國政府機關、各類組織和公民在所有社會關系活動中累積的原始性資料的實物形式，它的種類個別，體量巨大，包括了公民個人、各類團體及單位、社科民生及天文地理或重大及突發(fā)情況的第一手材料的匯總，對更明晰認清我國國情及促成各項事業(yè)的健康發(fā)展有著不可估量的作用。

1檔案管理工作規(guī)范制度建設的意義

隨著社會的發(fā)展，檔案工作也應緊跟時代大潮。優(yōu)化數(shù)據(jù)資料管理的資源結

構，大膽啟用新科技技術，提高電子類檔案工作的管理水平，在制度的保障下建立完善檔案工作的安全預報體制。檔案工作中保存極多的人文、事件等重要資料。也是對歷史的承載，具有官方的權威性。相關單位應建立有效的機制，保障信息資料的安全準確，同時也有效提升了自身的管理形象。隨著時代的進步，檔案工作也越來越得到更多的關注，我們應充分認識到檔案管理工作的重要作用，加快規(guī)范制度建設步伐。

2當前檔案管理工作現(xiàn)狀

檔案管理工作記錄著一個企業(yè)、一個單位的發(fā)展歷程，也是企業(yè)、單位文化內(nèi)涵的一種承載。隨著社會發(fā)展的不斷進步，檔案管理工作也越發(fā)受重視。然而，在實際的檔案管理工作中還是存在著一些問題與不足，這些問題給企業(yè)、單位的發(fā)展帶來許多的不利影響。

2.1管理者對檔案工作重視程度不夠。長期以來,由于檔案工作是一項內(nèi)務性很強的工作,但仍然有部門管理者思想意識守舊，對檔案工作不夠重視，工作不夠主動，缺少對檔案管理工作可持續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃等問題。

2.2檔案管理工作方法單一。由于歷史原因和信息化工作的遲滯，檔案資料大多為紙質(zhì)形態(tài)，對保管、運輸、儲存都有較高的要求，更達不到永久儲備，各方面所需費用較高。另外，現(xiàn)在的檔案管理方法主要采用手工記錄為主，電腦系統(tǒng)錄入等僅僅只作為一種協(xié)助方式，其中檔案的收集歸納，鑒別查證，貯存編修等工作都以人工方式進行操作，費時費力，優(yōu)勢資源不能發(fā)揮真正的作用，檔案排查鑒閱效果差。由于紙質(zhì)檔案因各種原因容易毀損，遺漏。加之手工查詢，工作方法單一，經(jīng)常出現(xiàn)查不到或查錯查漏的情形。檔案庫不能被真正有效的使用，也談不上后續(xù)的服務。

2.3檔案管理制度不夠健全。在信息征集過程中，還存在制度不嚴，流程未達到標準規(guī)范，征集和使用過程隨心所欲，管理措施不到位，常常出現(xiàn)資料“出得多，進得少”的現(xiàn)象，檔案損壞、丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.4檔案管理工作人員自身素質(zhì)和業(yè)務水平還有待提高。一個優(yōu)秀的檔案管理者，不但應具備過硬的業(yè)務水平，還應有高度的責任感和創(chuàng)新意識，才能將各項管理制度落到實處。一些專職檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，業(yè)務能力不足，無法勝任檔案管理工作需要，導致檔案管理工作效率低下。

3解決檔案管理中存在問題的對策

3.1進一步提高對檔案工作重要性的認識。一個部門管理者應牢固樹立檔案意識，切實加強對檔案工作的領導，重視檔案的基礎工作，從而從整體上提高檔案管理工作的水平，要充分認識到當前環(huán)境下檔案管理工作的嚴肅性和必要性，堅決執(zhí)行并落實好國家相關的檔案管理工作的法律法規(guī)，加大對檔案工作的資金投入，加強檔案工作信息化建設，配備先進的儀器設備，實現(xiàn)人力物力資源優(yōu)化配置，做到物盡其用，人盡其才，確保利用新技術做到各類檔案有據(jù)可依、有證可查。

3.2嚴格執(zhí)行檔案管理相關規(guī)定。“?！弊之旑^，實行專人專物專門分類掌管，列好類目，干凈整齊；盡量延長檔案的使用壽命，做好消防安全工作；規(guī)范外借流程，杜絕遺失。同時，做好虛擬類資料（音像類）的檔案管理工作，此類文件應使用質(zhì)量好的相關設備進行處理和保存，應當一絲不茍按照國家有關規(guī)定，由專人收集，并設立專業(yè)的無菌無干擾的保管室進行管理，努力延長其資源的有效使用時限。

3.3建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性，符合檔案管理工作實際，形成適合本單位的檔案收集整理歸檔等一整套的管理制度。在檔案的征集和使用過程中，嚴格按照相關流程操作。同時，要做好檔案鑒定工作，對沒有保存價值的檔案及時進行處理，有效提升檔案管理質(zhì)量。

3.4加強檔案管理人員教育。在日新月異的環(huán)境下，抓好檔案工作建設的基礎就是提升相關工作人員自身素質(zhì)，對于落實好加快檔案工作的規(guī)范和科學具有直接的因果關系。在此情況下，應將職業(yè)教育、競爭上崗、崗位考核制度作為提高檔案管理人員綜合水平，加強科學化管理建設的進一步保障。建議采取定時分批聘請檔案管理專家進行職業(yè)教育及業(yè)務指導，并采取業(yè)務技能考試，競爭上崗等一系列培訓考核的方式，將實際操作能力與管理水平相結合，將工作責任感與服務社會相結合，使檔案管理者對社會各類資源訊息來源及需求方向有明確的了解，促使檔案管理人員轉變意識，主動努力提升自身業(yè)務綜合素質(zhì)，形成實事求是，兢兢業(yè)業(yè)，認真負責的工作氛圍，從而提供優(yōu)質(zhì)的管理服務。

4結束語

隨著我國市場經(jīng)濟建設的迅速發(fā)展對相關數(shù)據(jù)展現(xiàn)出越來越高和更加嚴格的要求，檔案管理工作既要保障時效性，準確性，安全性，權威性的基本目標外，我們應當清醒認識自身的不足，積極尋找突破口，從自身入手，提升檔案管理人員素質(zhì)，建立建全相關的工作規(guī)范和長期發(fā)展計劃，有效促進我國檔案管理規(guī)范化、動態(tài)化、科學化的實現(xiàn)。

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