信息時代的電子檔案歸檔優(yōu)化探討

前言：在信息技術不斷發(fā)展的當下，隨著文件資料數(shù)量日益增加，要想在安全可靠的前提下做好文件資料保存管理并不容易。通過運用信息化技術手段開展電子檔案歸檔工作，能夠在提高檔案歸檔工作效率和質(zhì)量的同時，借助信息加密技術來保障各類文件資料的完整性、安全性、真實性，使電子檔案管理更加高效。因此，針對信息時代背景下的電子檔案歸檔措施進行探究分析十分必要。

1、電子檔案的特征

要想優(yōu)化電子檔案歸檔措施，就必須掌握電子檔案特征。具體來說電子檔案有以下五方面特征：

一是內(nèi)容與載體可分離性。數(shù)字信號是電子檔案主要存在形式，由于其為電子形式，因而檔案內(nèi)容可與儲存載體實現(xiàn)分離，可將內(nèi)容轉(zhuǎn)移至另外的載體，或是利用網(wǎng)絡傳輸給其他接收者，并且電子檔案的呈現(xiàn)形態(tài)較為豐富，可搭配影音圖像等媒體，由多媒體集成的電子檔案更具生動性。

二是對計算機系統(tǒng)及設備的依賴性。電子檔案產(chǎn)生于計算機信息系統(tǒng)，因而需要借助計算機等設備對電子檔案進行讀取和傳輸。但與更新升級速度較快的計算機信息技術相比，電子檔案的保存管理時間較長，可能導致最新的信息化設備無法讀取幾十年前的電子檔案，因此，在電子檔案歸檔和管理中需要實行標準化處理，以此確保電子檔案可被實時利用。

三是對元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性。元數(shù)據(jù)決定了電子檔案的屬性，包括電子檔案的軟硬件環(huán)境、文字處理軟件、行文結(jié)構(gòu)等。電子檔案形成時，其相關流轉(zhuǎn)過程、歷史信息以及上下文聯(lián)系等內(nèi)容，就是電子檔案的背景信息[1]。因此，元數(shù)據(jù)和背景信息對于電子檔案來說，是保證其被有效、準確讀取和傳輸?shù)年P鍵基礎，若是在電子檔案歸檔和管理中未能注重完善元數(shù)據(jù)或背景信息，則很可能對電子檔案的歸檔和運行產(chǎn)生影響。

四是載體多樣和信息存儲的高密度性。電子檔案載體多樣，如磁盤、U盤、光盤等，此類載體對于電子檔案歸檔和管理的環(huán)境要求普遍不高。信息存儲的高密度性體現(xiàn)在電子檔案載體的儲存空間方面，如檔案級光盤容量可達4.7G,可存儲近28億字符，壓縮后的電子檔案不僅便于歸檔，而且節(jié)約儲存空間。

五是不穩(wěn)定和不安全性。對于電子檔案來說，在對其進行歸檔、讀取、傳輸、管理等流程中需要多次分離與組合，容易導致電子檔案在移交、傳輸、利用后的形式和內(nèi)容發(fā)生變化，如被非法讀取或抹除，這將大幅降低電子檔案的利用價值[2]。因此，在電子檔案歸檔工作中需注重其不穩(wěn)定和不安全特點，利用加密信息技術保障電子檔案的完整安全。

2、電子檔案歸檔的內(nèi)容及方法

2.1電子檔案歸檔內(nèi)容

一般來說，電子檔案歸檔主要有三項內(nèi)容，即歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求[3]。結(jié)合電子檔案管理規(guī)定分析，歸檔范圍主要有電子檔案的元數(shù)據(jù)和各類電子文件，電子文件包括影音圖像及文字符號等多種呈現(xiàn)形態(tài)；歸檔時間需要根據(jù)不同單位的具體要求進行明確；歸檔要求需保障電子檔案滿足可利用性、真實性、完整性、可靠性，只有電子檔案具備以上要求時，才能按照歸檔流程進行處理。

2.2電子檔案歸檔方法

根據(jù)電子檔案初始存儲位置，結(jié)合計算機運行邏輯，可選擇更為合適、便捷的歸檔方法。電子檔案歸檔方法主要有以下三種：第一，物理歸檔。按照電子檔案初始的存儲位置可將劃分為網(wǎng)絡歸檔、介質(zhì)歸檔兩種。其中網(wǎng)絡歸檔主要是指電子檔案的主要來源為網(wǎng)絡，且長期存儲于網(wǎng)絡空間；介質(zhì)歸檔是指電子檔案存儲于有形的載體，如磁盤、U盤等，在對電子檔案歸檔時需要將存儲介質(zhì)進行一并歸檔。第二，邏輯歸檔。此類歸檔方法主要根據(jù)電子檔案的具體格式進行分類歸檔，即按照電子檔案在計算機系統(tǒng)中的運行邏輯完成歸檔。邏輯歸檔可在電子檔案的初始物理位置進行保存管理，有助于提高電子檔案的完整性和保證其真實性。第三，雙套制歸檔。此歸檔方法為前兩種方法的結(jié)合，即將邏輯歸檔與介質(zhì)歸檔或是網(wǎng)絡歸檔相結(jié)合，從而形成相應的電子檔案再完成歸檔。雙套制歸檔與前兩種方法相比，在保證電子檔案快速傳輸?shù)耐瑫r，電子檔案內(nèi)容的完整性也能得到保障，因而更具安全性和可靠性優(yōu)勢。

3、信息時代下的電子檔案歸檔優(yōu)化措施

3.1樹立電子檔案歸檔信息化思維

信息化思維就是在電子檔案歸檔工作中利用現(xiàn)代信息技術，分析問題、解決矛盾、提升效率。具體來說，需在電子檔案歸檔工作中運用信息技術建立便捷、高效的檔案資源管理系統(tǒng)，提高電子檔案歸檔工作的目的性和時效性，使電子檔案歸檔及管理實現(xiàn)信息化、數(shù)字化、智能化發(fā)展[4]。為此，電子檔案歸檔工作人員需明確工作目標，按照歸檔工作具體要求運用信息技術，如利用大數(shù)據(jù)技術識別、分類、歸集不同形式、不同內(nèi)容的電子檔案，即通過信息技術對影音圖像或文字符號等形態(tài)的電子檔案進行分類，以此提高工作人員對電子檔案進行歸檔的準確性和效率。在信息時代背景下，信息化思維在電子檔案歸檔工作中的運用應更加豐富、更加系統(tǒng)，比如，在針對文字類電子檔案進行歸檔時，應利用信息技術分析此類檔案的被使用頻率，并將數(shù)據(jù)分析結(jié)果以曲線圖的形式呈現(xiàn)，使工作人員能夠?qū)Υ祟愲娮訖n案以利用率作為標準進行歸檔，這樣一方面能夠保障電子檔案歸檔效率，降低工作人員識別分類電子檔案價值的難度；另一方面能夠便于日后對電子檔案進行查詢利用，從而大幅提高電子檔案的歸檔與管理成效。

3.2健全電子檔案歸檔管理制度

健全管理制度可使電子檔案歸檔在有制可依、有章可循的良好環(huán)境下高效有序地順利開展。為此，需要結(jié)合電子檔案特征，對其歸檔工作進行嚴格規(guī)范。首先，針對電子檔案的內(nèi)容與載體可分離性需對歸檔方法進行明確并以制度化的形式細化，如明確不同形態(tài)電子檔案的歸檔載體，或是根據(jù)電子檔案內(nèi)容的重要性和價值來確定用于對其歸檔的載體，以此便于對電子檔案進行區(qū)分。其次，針對電子檔案的計算機系統(tǒng)及設備的依賴性與元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性需對歸檔標準進行統(tǒng)一、規(guī)范，使電子檔案在滿足完整、真實、可靠的前提下，再根據(jù)電子檔案歸檔及管理相關規(guī)定有序開展后續(xù)工作。這樣能夠使電子檔案在歸檔及后期使用中可以被順利讀取、傳輸，增強電子檔案的可利用性，同時可避免歸檔工作因電子檔案自身問題而出現(xiàn)重復處理，造成人力、物力等資源浪費。最后針對電子檔案的載體多樣和信息存儲的高密度性以及不穩(wěn)定和不安全性對歸檔工作人員的責任意識和工作行為進行規(guī)范，使其在對電子檔案歸檔時能夠選用符合不同形態(tài)電子檔案的存儲載體，并加強電子檔案歸檔安全管理，確保電子檔案在歸檔環(huán)節(jié)處于完整、安全的管理狀態(tài)[5]。在此過程中，工作人員應針對不同形態(tài)的電子檔案應用相應的信息化加密技術，如設置訪問權(quán)限、應用密匙等方式，使電子檔案在歸檔工作的全過程可以被有效保護，從而為提高電子檔案歸檔與管理成效奠定可靠基礎。

3.3明確電子檔案歸檔流程

第一，明確歸檔范圍。不同企事業(yè)單位對于電子檔案的歸檔范圍有著不同的標準和依據(jù)，只有明確電子檔案歸檔范圍才能使工作人員有針對性、選擇性以及目的性的對電子檔案進行歸檔。在明確歸檔范圍時，不但要考慮本單位對于電子檔案的管理要求，也要利用信息化技術對電子檔案的價值進行科學分析，如類似檔案利用率、檔案內(nèi)容重要性等，使被歸檔的電子檔案包含全部的有價值文件資料。只有這樣才能凸顯出電子檔案歸檔利用信息化技術的作用和必要性，從而更好地進行電子檔案歸檔。第二，做好電子檔案檢測工作。電子檔案檢測是對其進行歸檔和管理工作中一個不可或缺的關鍵環(huán)節(jié)，這不僅有利于提高電子檔案歸檔工作效率，還有利于后期對電子檔案的管理。之所以對電子檔案進行檢測是為了保證其元數(shù)據(jù)、背景信息、存儲載體的有效可靠和完整安全，只有符合這些條件的電子檔案才能進行歸檔，才能體現(xiàn)加強歸檔工作管理的意義。從以上可以看出電子檔案檢測具有重要作用，因此工作人員應重視此項工作，規(guī)范、統(tǒng)一檢測標準，提高電子檔案歸檔質(zhì)量。第三，制定合理歸檔接口。電子檔案歸檔需制定一個合理的歸檔接口，可通過信息化技術與本單位電子檔案歸檔與管理要求對接口進行明確，既要保證歸檔工作能夠順利開展，便于對各類需被歸檔電子檔案進行檢測，也要保證電子檔案安全性。

3.4提高工作人員運用信息技術水平

電子檔案歸檔工作開展過程中需要注重提高工作人員運用信息技術的水平，促使其轉(zhuǎn)變工作思路，針對原有電子檔案歸檔工作理念和方法進行調(diào)整，避免電子檔案歸檔工作中存在各級人員溝通不順暢、信息交流存在時差等問題，以此確保電子檔案可被順利歸檔。為此，應加強工作人員信息技術培訓，基于電子檔案歸檔工作需求和管理要求，結(jié)合信息化技術對工作人員進行培訓指導，并通過微信群、QQ群、釘釘、騰訊會議等媒體平臺開展交流工作，方便工作人員之間探討業(yè)務問題，保證電子檔案歸檔培訓活動的連續(xù)性和暢通性。與此同時，需要運用績效考核管理的方式對工作人員在實際工作中運用信息化技術的質(zhì)量和效率進行考評，使電子檔案歸檔工作人員能夠重視運用信息化技術開展具體工作的重要性和意義，從而更加高效、有序、合理的利用信息化技術對電子檔案進行檢測、歸檔以及管理，推動電子檔案歸檔工作朝著信息化、數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展。需要注意的是，應利用考評結(jié)果對工作人員的積極性進行激發(fā)、調(diào)動，通過大數(shù)據(jù)技術分析工作人員的整體工作狀態(tài)、工作效率、工作質(zhì)量，再結(jié)合考評結(jié)果對其獎懲晉升進行全面考慮，使工作人員在學習信息化技術和運用所學內(nèi)容開展歸檔工作時能夠更加積極、主動，從而為推動電子檔案歸檔實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供可靠的人力資源支持。

3.5加強信息化加密技術有效應用

在電子檔案歸檔工作中，最關鍵、最重要的一環(huán)就是保證電子檔案的真實性、完整性以及安全性，因此在歸檔工作中需加強信息化加密技術有效應用。例如，數(shù)字簽名和時間戳技術，此項技術可針對電子檔案的來源和內(nèi)容進行保護，是一種保障信息安全較為常用的信息化加密技術；建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理機制，該環(huán)節(jié)是針對電子檔案歸檔及管理過程的加密保護，通過固化電子檔案歸檔及管理過程，形成真實完整、可靠連續(xù)的加密保護防線；創(chuàng)建復合式身份標識，此項加密技術是多種信息化算法和技術的深度融合，且加入了憑證庫相關管理標準，可有效保證電子檔案的加密屬性。與此同時，可通過讀取長期保存管理的電子檔案檢驗歸檔工作是否有效，并結(jié)合檢驗結(jié)果對歸檔方法進行調(diào)整，確保電子檔案在完成歸檔后處于長期可讀管理狀態(tài)，避免電子檔案被抹除或是失效。對此，可通過信息化技術使電子檔案格式標準化，保護其元數(shù)據(jù)和背景信息完整、真實；或是基于封裝包的數(shù)字遷移，此項技術可使電子檔案穩(wěn)定地應對外界各類影響因素變化而產(chǎn)生的不同影響。因此，在信息時代背景下，電子檔案歸檔工作應注重有效應用信息化加密技術，提高歸檔工作人員安全意識和責任意識，使電子檔案在歸檔環(huán)節(jié)處于完整、安全的管理狀態(tài)，從而為后續(xù)的電子檔案讀取、傳輸、移交等提供可靠支持。

結(jié)束語：綜上所述，對于電子檔案歸檔來說，其作為電子檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)，對電子檔案的可利用性、真實性、完整性、可靠性有著不容忽視的重要影響，只有扎實做好歸檔工作，才能為后續(xù)的電子檔案讀取、傳輸、移交等環(huán)節(jié)打下良好基礎。因此，就電子檔案歸檔來說，應從樹立電子檔案歸檔信息化思維、健全電子檔案歸檔管理制度、明確電子檔案歸檔流程、提高工作人員運用信息技術水平、加強信息化加密技術有效應用等方面著手，為高效、有序地順利開展電子檔案歸檔工作提供全方位、多角度的支持與保障，從而促使電子檔案歸檔及管理工作加快實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，并為我國檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展作出貢獻。

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