人事檔案信息化利用系統(tǒng)構(gòu)建——讓數(shù)據(jù)和信息跑起來(lái)

當(dāng)前，正處于信息化全面滲透、跨界融合、加速創(chuàng)新并引領(lǐng)發(fā)展的新階段。新一代信息技術(shù)，如云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)等，以其深刻的影響力和穿透力，正在對(duì)人類的生產(chǎn)活動(dòng)、生活方式和思維模式進(jìn)行前所未有的變革。在此背景下，人事檔案信息化作為一個(gè)特殊的領(lǐng)域，亟待運(yùn)用信息安全、物聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合管理和協(xié)同應(yīng)用。

根據(jù)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》和《人事檔案工作條例》的指導(dǎo)方針，應(yīng)該順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，注重運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及信息化手段來(lái)提升檔案工作的信息化水平，但是如何借鑒現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)流動(dòng)、信息活躍，仍需進(jìn)行積極探索。解決這一挑戰(zhàn)的關(guān)鍵在于，需要按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求來(lái)加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開(kāi)發(fā)和管理，同時(shí)，還需提升檔案信息采集、處理、傳輸和利用的能力，努力建立安全、便捷、共享且高效的人事檔案信息化管理體系。推動(dòng)人事檔案信息化的發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)人事工作的信息化和智能化。

1.底層技術(shù)與框架

在現(xiàn)行的人事檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，我們提出了一個(gè)基于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的資源體系。該體系的總體目標(biāo)在于構(gòu)建一個(gè)能夠匯集多類、多級(jí)信息的平臺(tái)，并實(shí)現(xiàn)各類信息的整合以及層級(jí)間的信息共享。同時(shí)，我們還計(jì)劃創(chuàng)建一個(gè)集成化、數(shù)據(jù)化、規(guī)范化、智能化的業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)，以便實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)和跨角色間的協(xié)同工作，進(jìn)一步提升工作效率。建立一個(gè)具有良好的集成性、可擴(kuò)展性和安全性的應(yīng)用支撐平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)將滿足門(mén)戶集成、數(shù)據(jù)集成和大規(guī)模應(yīng)用的需求。它還將提供豐富的輔助決策信息服務(wù)，為人才管理工作提供精準(zhǔn)主動(dòng)的信息服務(wù)。這將推動(dòng)組織系統(tǒng)工作管理向精細(xì)化、智能化方向發(fā)展，并進(jìn)一步提高工作效率。

1.1全面采用數(shù)字化技術(shù)：提升管理效率和數(shù)據(jù)安全

基于人事檔案的信息管理、監(jiān)督管理、人事審查以及數(shù)字化建設(shè)等核心工作，構(gòu)建了一個(gè)全面的框架。該框架包含人事檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的制定、硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的搭建、人事檔案數(shù)字信息資源庫(kù)的構(gòu)建、人事檔案信息管理平臺(tái)的創(chuàng)建以及人事檔案信息庫(kù)房的搭建等元素，且與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫集成。通過(guò)對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行改革和創(chuàng)新，致力于打造一個(gè)更為便捷、高效且安全兼顧的信息化人事檔案管理系統(tǒng)。

旨在構(gòu)建多級(jí)聯(lián)動(dòng)業(yè)務(wù)互聯(lián)，并能夠支持多個(gè)管檔部門(mén)集中式和分布式部署，從而創(chuàng)建出統(tǒng)一、規(guī)范且具有多級(jí)聯(lián)動(dòng)性質(zhì)的一體化管理平臺(tái)。此外，它還能全面布控防止文件被篡改或偽造，實(shí)現(xiàn)線上一體化、監(jiān)管統(tǒng)一化及多級(jí)互通。

在設(shè)計(jì)時(shí)，參考了《人事檔案工作條例》《檔案整理工作細(xì)則》《人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T 33870-2017）以及組織系統(tǒng)信息結(jié)構(gòu)體系等文件規(guī)范。該模塊功能將覆蓋文件或材料的收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、利用和統(tǒng)計(jì)等日常業(yè)務(wù)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理結(jié)構(gòu)體系化、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化以及業(yè)務(wù)規(guī)范化。

具備跨終端部署的能力，其互操作性涵蓋各類操作系統(tǒng)、主流數(shù)據(jù)庫(kù)和硬件設(shè)備，旨在實(shí)現(xiàn)技術(shù)的普適性、應(yīng)用的自治性以及軟硬件的兼容性。在安全保密方案設(shè)計(jì)上，嚴(yán)格遵循國(guó)家保密標(biāo)準(zhǔn)，包含三員分離、基于角色的訪問(wèn)控制（RBAC）權(quán)限管理、在線與離線數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印、IP和MAC地址綁定、區(qū)域授權(quán)以及打印控制等多層次防護(hù)手段，從而達(dá)到權(quán)限精細(xì)化、數(shù)據(jù)加密化和信息留痕化。此外，結(jié)合圖像AI處理技術(shù)對(duì)紙質(zhì)文件圖像進(jìn)行智能處理。通過(guò)消除傳統(tǒng)檔案中存在的黑邊、白邊及其他瑕疵，顯著提升了紙質(zhì)文件圖像識(shí)別質(zhì)量。進(jìn)一步優(yōu)化了傳統(tǒng)檔案圖像切邊和糾偏等工作，形成了一套高效精準(zhǔn)且可靠的圖像處理機(jī)制。

最后，采用區(qū)塊鏈分布式賬本以及智能合約等方案來(lái)確保用戶通過(guò)區(qū)塊鏈系統(tǒng)的統(tǒng)一認(rèn)證，并將數(shù)據(jù)永久存儲(chǔ)以實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)溯源和不可改變性。這種方法有效地保障了檔案數(shù)據(jù)交互和流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全。

1.2數(shù)字化平臺(tái)監(jiān)控：整合資源、提升利用效率與數(shù)據(jù)質(zhì)量

充分整合現(xiàn)有的內(nèi)部工作網(wǎng)絡(luò)以及人員檔案的數(shù)字化信息資源，通過(guò)數(shù)字地圖的方式，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的人員檔案數(shù)字化資源的建設(shè)狀況和信息化進(jìn)程進(jìn)行直觀呈現(xiàn)。同時(shí)，構(gòu)建了一個(gè)統(tǒng)一的監(jiān)控和查詢平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了不同層級(jí)之間人事檔案數(shù)字信息資源的監(jiān)管、聯(lián)網(wǎng)互通以及共享使用。通過(guò)這個(gè)監(jiān)控平臺(tái)，能夠在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)對(duì)數(shù)字檔案的查閱，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的共享利用，并提升工作效率。此外，該監(jiān)控平臺(tái)還可以在線實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案信息化工作進(jìn)程、管理檔案數(shù)量及數(shù)據(jù)質(zhì)量，并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)備份與核對(duì)。當(dāng)數(shù)字檔案發(fā)生更改時(shí)，可以通過(guò)原始數(shù)據(jù)核對(duì)來(lái)掌握變更情況。

1.3人工智能技術(shù)：全程記錄、數(shù)據(jù)互聯(lián)、智能邏輯判斷

人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，不僅滿足了多元化的審核需求，還實(shí)現(xiàn)了全程記錄、數(shù)據(jù)互聯(lián)和智能邏輯判斷。通過(guò)對(duì)人事檔案的日常審核、專項(xiàng)審核和任前審核等精細(xì)化的設(shè)計(jì)，確保了檔案從接收到歸檔全過(guò)程的完整性和真實(shí)性。同時(shí)，所有的審查活動(dòng)都會(huì)被記錄下來(lái)，有效避免和防止了對(duì)檔案的篡改和偽造。此外，該模塊還秉持著“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”“凡提必審”的原則，使得檔案審核工作更加規(guī)范化、持續(xù)化。通過(guò)智能邏輯判斷，簡(jiǎn)化了審核流程，高效信息分類展示使得審核結(jié)果一目了然。此外，該系統(tǒng)還能夠自動(dòng)核查缺失材料，并構(gòu)建重要名單，使得人事檔案更易于分類管理。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化的檔案利用方式，促進(jìn)了方便快捷地使用檔案信息。數(shù)據(jù)互聯(lián)互通保證了精準(zhǔn)服務(wù)，并進(jìn)一步優(yōu)化了人事檔案管理系統(tǒng)。

1.4物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)：賦予庫(kù)房硬件設(shè)備新生命

實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的智能化庫(kù)存管理，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在此發(fā)揮著關(guān)鍵作用。通過(guò)智能硬件設(shè)備的整合，我們能夠在線盤(pán)點(diǎn)并精確定位檔案等重要資料。這一新技術(shù)不僅簡(jiǎn)化了盤(pán)點(diǎn)流程，還為檔案的安全提供了更可靠的保障。此外，該模塊具備實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫(kù)房環(huán)境的多項(xiàng)功能。無(wú)論是溫度濕度的調(diào)控、安全防護(hù)的監(jiān)控，還是防盜報(bào)警、消防預(yù)警、滅火控制以及人員和檔案的進(jìn)出追蹤，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)都能精確無(wú)誤地完成。這一全方位的監(jiān)測(cè)體系，確保了庫(kù)房環(huán)境的穩(wěn)定與安全，為檔案保存提供了最佳條件。同時(shí)，根據(jù)實(shí)際工作需求，該系統(tǒng)可以生成大數(shù)據(jù)報(bào)告。這些詳盡的數(shù)據(jù)支持為庫(kù)房管理的優(yōu)化和上層決策提供了有力依據(jù)，使得管理層能夠根據(jù)數(shù)據(jù)做出更加科學(xué)合理的決策，進(jìn)一步改善檔案管理流程。

2.智能化檔案信息化利用系統(tǒng)整合及構(gòu)建

為充分發(fā)揮新系統(tǒng)的效能，我們對(duì)基礎(chǔ)功能架構(gòu)進(jìn)行了擴(kuò)展和優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)功能拓展和提升。詳細(xì)流程圖如下（如圖1所示）。

圖1 系統(tǒng)功能拓展和升級(jí)流程圖

2.1業(yè)務(wù)一體化：實(shí)現(xiàn)信息資源共享與協(xié)同發(fā)展

為了達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)層信息資源的共享以及業(yè)務(wù)的協(xié)同發(fā)展，將新時(shí)代黨的組織原則和政策方針深入地融入到組織工作信息化建設(shè)中，且在黨政領(lǐng)導(dǎo)選拔任用過(guò)程中進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化操作。因此，提出了一種實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)一體化管理的解決方案。

基于建設(shè)原則，通過(guò)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)一體化管理，可以將組織人事工作各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，并對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范管理，以達(dá)到數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)高度聯(lián)動(dòng)和共享。平臺(tái)采用集中式管理模式來(lái)確保功能和權(quán)限的精確劃分，并能夠?qū)崿F(xiàn)分級(jí)負(fù)責(zé)、集約建設(shè)、協(xié)同管理。同時(shí)，還規(guī)劃了一個(gè)總體架構(gòu)，包括基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)資源層、服務(wù)層、應(yīng)用層（子系統(tǒng)）、展示層和用戶層等六個(gè)層次。在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)，充分考慮了一體化平臺(tái)的高可用性、實(shí)用性、可維護(hù)性、前瞻性、可擴(kuò)展性以及安全性等多重因素。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，系統(tǒng)整合了流程、報(bào)表、大數(shù)據(jù)及區(qū)塊鏈等應(yīng)用，并采取多層架構(gòu)體系。通過(guò)智能擴(kuò)展平臺(tái)對(duì)業(yè)務(wù)的支持力度，最終形成與組織工作發(fā)展相匹配的系統(tǒng)化、數(shù)字化且安全可靠的一體化平臺(tái)。

2.2數(shù)據(jù)高效利用：精準(zhǔn)分析、預(yù)測(cè)預(yù)警及決策制定

以檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)，有助于管理單位對(duì)隊(duì)伍基本情況進(jìn)行精準(zhǔn)分析、預(yù)測(cè)預(yù)警，以便有針對(duì)性地采取有效措施，嚴(yán)把入口關(guān)，提高選人用人的精準(zhǔn)度，并提升組織人事工作的公信度。在此模塊中，以人事檔案的基本信息為基礎(chǔ)，以人事制度、區(qū)域定位為出發(fā)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)組織系統(tǒng)信息資源的統(tǒng)一收集、管理和使用。通過(guò)精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)智能化管理分析，為數(shù)據(jù)管理提供智能決策依據(jù)。

在數(shù)據(jù)管理智能化方面，采用了人員結(jié)構(gòu)分層、分級(jí)、分類建模技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和可視化技術(shù)，深入分析數(shù)據(jù)規(guī)律，進(jìn)行數(shù)據(jù)畫(huà)像和隊(duì)伍整體分析。此外，還自動(dòng)執(zhí)行關(guān)鍵數(shù)據(jù)校核，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

為了方便快捷地獲取所需數(shù)據(jù)，設(shè)計(jì)了快速檢索功能，并集成了相關(guān)信息專業(yè)數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)包括隊(duì)伍總數(shù)、結(jié)構(gòu)、分布、實(shí)時(shí)監(jiān)督等多方面的信息，并建立了“班子畫(huà)像”和“干部畫(huà)像”，以便從多角度對(duì)人員情況進(jìn)行深入的分析研判。此外，還按照多個(gè)維度對(duì)信息進(jìn)行檢索和統(tǒng)計(jì)分析，以圖表形式展現(xiàn)數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)展現(xiàn)更加清晰直觀，方便易用。

2.3人才選拔自流程管理：自動(dòng)化和標(biāo)準(zhǔn)化全流程監(jiān)測(cè)與管理

構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的信息采集準(zhǔn)則，以整理和整合青年教師的相關(guān)資料，并將其納入信息管理流程。通過(guò)這一流程，可以有效地收集、匯編、管理和分析青年教師的基礎(chǔ)信息、獎(jiǎng)懲記錄、考核結(jié)果等數(shù)據(jù)。此外，該系統(tǒng)還將借助大數(shù)據(jù)技術(shù)和智能分析工具，全面涵蓋青年教師的基礎(chǔ)信息、獎(jiǎng)懲記錄、考核結(jié)果、成長(zhǎng)檔案、優(yōu)秀青年名冊(cè)等各個(gè)方面，為領(lǐng)導(dǎo)層提供科學(xué)選人用人的依據(jù)。

人才選拔自流程管理的方案，旨在實(shí)現(xiàn)人才選拔任用的分析判斷、動(dòng)議、干部任免、任職資格以及政策管理等環(huán)節(jié)的自動(dòng)化和標(biāo)準(zhǔn)化。這一模塊的實(shí)施將推動(dòng)工作流程化、規(guī)范化和科學(xué)化，提高選拔任用工作的效率和質(zhì)量。通過(guò)這一流程，可以根據(jù)青年教師的基礎(chǔ)信息，快速啟動(dòng)任免流程，并自動(dòng)生成相應(yīng)的任免文稿。同時(shí)，統(tǒng)一規(guī)范任免流程，并進(jìn)行批量維護(hù)，以滿足即時(shí)性和自動(dòng)化需求。此外，該系統(tǒng)還將實(shí)現(xiàn)對(duì)任免文稿進(jìn)行批量維護(hù)和打印，設(shè)定批量資格檢測(cè)方案，并自動(dòng)規(guī)避可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，確保選拔過(guò)程的精準(zhǔn)性和可追溯性。

3.數(shù)據(jù)和信息跑起來(lái)的實(shí)現(xiàn)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案信息化利用系統(tǒng)成為企業(yè)管理工具。構(gòu)建的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)和信息的共享和利用。數(shù)據(jù)共享平臺(tái)整合和共享部門(mén)或業(yè)務(wù)單元的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理和利用，提高數(shù)據(jù)利用率，減少重復(fù)建設(shè)和維護(hù)。通常采用Web或移動(dòng)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)可視化、搜索和過(guò)濾等功能。API接口允許不同應(yīng)用間數(shù)據(jù)交換和共享，通常采用RESTfulAPI形式，簡(jiǎn)單、靈活、易維護(hù)。在人事檔案信息化系統(tǒng)中，API接口實(shí)現(xiàn)部門(mén)間數(shù)據(jù)交換和共享，如人力資源部向財(cái)務(wù)部共享數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)接口將人事檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)狡渌到y(tǒng)或應(yīng)用，采用Web服務(wù)形式，可批量或?qū)崟r(shí)傳輸。

綜上所述，數(shù)據(jù)共享平臺(tái)、API接口和數(shù)據(jù)接口是人檔案信息化利用系統(tǒng)中數(shù)據(jù)和信息跑起來(lái)的重要方式。應(yīng)考慮這些方式的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化利用系統(tǒng)的最佳效果。

4.系統(tǒng)應(yīng)用和效果評(píng)估

4.1系統(tǒng)應(yīng)用情況

4.1.1 使用反饋

根據(jù)管理員反饋，本系統(tǒng)使用率較高，對(duì)系統(tǒng)的滿意度也較高。普遍認(rèn)為，本系統(tǒng)使得人事檔案管理更加便捷、高效，有利于提高人事決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

4.1.2系統(tǒng)使用率

自本系統(tǒng)上線以來(lái)，使用率持續(xù)上升。據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，目前本系統(tǒng)使用覆蓋率已達(dá)到75%，其中，管理人員、部門(mén)負(fù)責(zé)人使用率更高。

4.1.3 系統(tǒng)滿意度

通過(guò)對(duì)管理員的使用滿意度調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)本系統(tǒng)滿意度較高。調(diào)查結(jié)果顯示，本系統(tǒng)的易用性、功能性、安全性等方面得到了用戶的好評(píng)。

4.2效果評(píng)估

4.2.1工作效率

本系統(tǒng)上線后，人事檔案管理效率顯著提高。通過(guò)本系統(tǒng)，員工信息、崗位信息、培訓(xùn)信息等人事檔案信息可以實(shí)時(shí)更新，有利于管理者快速了解員工動(dòng)態(tài)，為決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。

4.2.2信息共享程度

本系統(tǒng)使得人事檔案信息共享更加便捷。通過(guò)本系統(tǒng)，管理者可以隨時(shí)查看員工信息、崗位信息等，有利于組織內(nèi)部信息的傳遞和共享，提高了管理效率和協(xié)同工作的能力。

4.2.3個(gè)人隱私保護(hù)

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和使用過(guò)程中，充分考慮個(gè)人隱私保護(hù)問(wèn)題。采用先進(jìn)的加密技術(shù)，確保人事檔案信息的安全性。同時(shí)，本系統(tǒng)對(duì)用戶信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，保障用戶隱私不受侵犯。

結(jié)語(yǔ)

經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)，該系統(tǒng)的實(shí)施在人力資源管理效率和決策質(zhì)量的優(yōu)化方面，發(fā)揮了顯著的推動(dòng)作用。針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理系統(tǒng)所面臨的諸多挑戰(zhàn)，如信息碎片化、數(shù)據(jù)冗余和查詢困難等問(wèn)題，這一新系統(tǒng)成功找到了有效的解決之道。此系統(tǒng)為單位領(lǐng)導(dǎo)層提供了更加精確的戰(zhàn)略決策依據(jù)，充分展示了其獨(dú)特的價(jià)值。

該研究成果在本單位內(nèi)部已經(jīng)取得了顯著的實(shí)踐效果，更為其他機(jī)構(gòu)改善其人事檔案管理系統(tǒng)提供了可復(fù)制的模式。這一模式在同類機(jī)構(gòu)中具有廣泛的應(yīng)用前景，有望進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理領(lǐng)域的持續(xù)發(fā)展。此外，該研究結(jié)果還為人事管理領(lǐng)域的后續(xù)研究提供了具有參考價(jià)值的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和啟示。

再次證明了信息技術(shù)在優(yōu)化人力資源效率和決策質(zhì)量方面所展現(xiàn)的巨大潛力。

本文來(lái)源：《文化產(chǎn)業(yè)》http://www.12-baidu.cn/w/wy/32640.html