新媒體時代企業(yè)秘書職能變化及提升策略研究

新媒體突破了傳統(tǒng)媒體的單向傳播，增強(qiáng)了傳播者與接收者之間的互動性，實現(xiàn)了信息的實時交流和反饋。同時滿足人們隨時隨地的互動性表達(dá)、娛樂與信息需求，使用目的性和選擇主動性更強(qiáng)。另外，新媒體迎合人們休閑娛樂時間碎片化的需求，適應(yīng)現(xiàn)代生活節(jié)奏。所以步入新媒體時代是一個必然的過程，在這期間科技迅速發(fā)展，對于很多行業(yè)以及崗位產(chǎn)生了較為深遠(yuǎn)的影響，企業(yè)秘書就是其中之一。

在企業(yè)經(jīng)營過程中，雖然決策權(quán)由管理者掌控，但是管理者不能沒有秘書這一輔助性力量。企業(yè)秘書的工作除了行政接待，還有幫助管理者收集需要的信息，這些信息在一定程度上能夠影響管理者的決策，進(jìn)而影響企業(yè)的發(fā)展，所以信息收集和整理能力是企業(yè)秘書的重要職責(zé)。在以往，企業(yè)秘書收集信息的來源往往是報紙刊物、廣播、少量網(wǎng)絡(luò)信息等，費(fèi)時費(fèi)力且無法保證時效性。而在新媒體時代，企業(yè)紛紛進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，越來越多的企業(yè)搭建自己的信息化系統(tǒng)，企業(yè)秘書的信息采集工作進(jìn)入了創(chuàng)新發(fā)展的新階段。互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的高度發(fā)達(dá)，為秘書工作帶來了便捷性和信息紅利。秘書工作需要在海量信息中，精準(zhǔn)找到所需資料，而互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，為其提供了更高的資料收集效率、海量的資料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，并可通過搜索精準(zhǔn)找到目標(biāo)資料，節(jié)省了大量的時間成本。新媒體的涌現(xiàn)和磅礴發(fā)展，對企業(yè)秘書來說即是機(jī)遇亦是挑戰(zhàn)，這是由于新媒體自身的缺陷和優(yōu)勢所賦予的特殊屬性。新媒體由于其特殊的傳播方式和自帶的互聯(lián)網(wǎng)屬性，打破了傳統(tǒng)媒體的壟斷性和權(quán)威性，讓媒體和受眾雙方可以實現(xiàn)雙向溝通，企業(yè)結(jié)合人工智能和大數(shù)據(jù)算法，能夠直接、高效的與受眾溝通，并精準(zhǔn)獲取企業(yè)所需的關(guān)鍵信息。但這種溝通卻是一半雙刃劍，新媒體由于缺乏權(quán)威性和科學(xué)的監(jiān)管手段，加上數(shù)據(jù)量大、監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)難定義等難題，容易因溝通不當(dāng)、敏感性爭議性話題、意識形態(tài)價值觀等問題，導(dǎo)致輿情危機(jī)，給企業(yè)帶來難以挽回的嚴(yán)重后果。因此，新媒體時代給企業(yè)的秘書工作帶來的挑戰(zhàn)不可謂不大，特別是一些中小型企業(yè)，往往由文秘工作者兼任新媒體監(jiān)管工作，這要求文秘工作者具有輔助領(lǐng)導(dǎo)處理內(nèi)部事務(wù)能力的同時，具備更高的專業(yè)水平、個人素質(zhì)、情商、媒體嗅覺等能力對外能力。因此，新媒體時代的秘書還需與時俱進(jìn)，緊跟時代潮流，不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)和素質(zhì)。

一、新媒體時代企業(yè)秘書的職能變化

歸納起來而言，新媒體時代企業(yè)秘書的職能變化主要包括信息收集能力的變化、工作模式的變化、網(wǎng)絡(luò)輿情的預(yù)防和處理等重要方面。

1.信息收集能力的變化

時代的發(fā)展日新月異，以往的企業(yè)秘書所學(xué)的專業(yè)知識，在信息化數(shù)字化時代，已經(jīng)有所滯后，對信息的處理、檢索、分析等能力上，有很大的欠缺，加上意識觀念的保守、傳統(tǒng)，導(dǎo)致許多文秘工作者難以接受新事物，仍執(zhí)著于從報紙、圖書、廣播等傳統(tǒng)媒介中獲得信息，效率低下且收集的信息缺乏時效性。而新媒體時代拓寬了信息搜集途徑，秘書可以借助網(wǎng)上電子檔案、電子圖書館、政府網(wǎng)站和秘書網(wǎng)等途徑收集信息，從而減少信息更新成本。其次，新媒體時代信息資源得到了合理整合，形成了專業(yè)數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫作為零費(fèi)用的信息源，既精確真實又具有專業(yè)性，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫收集信息減少了信息收集過程中的整理成本。為秘書提供了大量的信息和數(shù)據(jù)，不但增加了信息的數(shù)量，而且提高了信息的質(zhì)量。如果企業(yè)秘書能夠熟練運(yùn)用將對自己的工作有很大的提升。并且如今信息差在商業(yè)競爭中的地位越來越重要，如果企業(yè)秘書能夠領(lǐng)先于同行獲得準(zhǔn)確有時效性的信息，將有助于企業(yè)做好規(guī)劃，贏得競爭。而想要實現(xiàn)這些就需要秘書對大數(shù)據(jù)、云計算和信息收集系統(tǒng)有充分的了解，熟悉網(wǎng)絡(luò)知識結(jié)構(gòu)和工作方式，并掌握相關(guān)技術(shù)操作和運(yùn)用的技能，與時俱進(jìn)，不斷提高自己的信息收集能力

2.工作模式的變化

以往企業(yè)秘書在接待客戶對企業(yè)進(jìn)行宣傳時，方式較為局限且對于企業(yè)的知名度提升教慢。而但是在新媒體時代，企業(yè)可以在新媒體平臺上宣傳自己，信息傳播方面且受眾龐大。企業(yè)秘書在對企業(yè)進(jìn)行宣傳時相較于線下也有了更高的要求。利用新媒體新媒介推廣宣傳企業(yè)產(chǎn)品、服務(wù)時，要求企業(yè)文秘工作者，結(jié)合自身專業(yè)能力，并掌握好新媒體宣傳推廣工作所需的軟件操作能力、文案編輯能力、圖像音頻處理能力、藝術(shù)審美能力，此外，對公關(guān)、客服、營銷等知識均要有所涉獵。目前，市面上可用的新媒體主流平臺，如微博、公眾號、抖音、頭條等，都需要自媒體發(fā)布者自主處理文案、圖像、音頻等，此外，發(fā)布內(nèi)容的質(zhì)量和水平也需要自行把握。因此，需要企業(yè)秘書掌握相應(yīng)的基本功。此外，新媒體的發(fā)布和推廣，還需要相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)營銷能力、自媒體運(yùn)營能力，在與受眾者進(jìn)行雙向溝通和交流的過程中，需具備公關(guān)能力、服務(wù)意識、情緒管控能力、溝通能力等。新媒體媒介具有非常強(qiáng)的共享性和互動性等屬性，企業(yè)秘書要充分認(rèn)識到并利用這一特點，在與受眾者對接互動時，把握受眾者受興趣和利益驅(qū)使而瀏覽企業(yè)所呈現(xiàn)內(nèi)容的心理特征，了解清楚企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)的受眾對象群體特征，找準(zhǔn)受眾群里的興趣的，營造符合實際、符合客觀規(guī)律、滿足受眾群體需求的溝通氛圍。此外，大部分受眾對于廣告和營銷的接受程度偏低，如何巧妙植入廣告、塑造良好的企業(yè)形象、打造高質(zhì)量企業(yè)品牌、找準(zhǔn)真誠與利益的平衡點；如何拋出話題、調(diào)動受眾者參與積極性等，都是企業(yè)秘書需要掌握的知識。

總結(jié)來看，新媒體時代對企業(yè)秘書的新要求，主要有兩個大方面。一方面，要求企業(yè)秘書具有基本的新媒體運(yùn)營能力，包括對媒體內(nèi)容、媒介推廣的日常運(yùn)行、維護(hù)。第二方面需要企業(yè)秘書具備新媒體運(yùn)營素養(yǎng)，包括情商、公共、宣傳、、服務(wù)、創(chuàng)新等能力。

3.網(wǎng)絡(luò)輿情的預(yù)防和處理

在新媒體時代，自媒體的門檻降低，任何人只需要一部手機(jī)便可以在網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布未經(jīng)證實的信息，這使得網(wǎng)絡(luò)輿情在“人人都有麥克風(fēng)”的語境下變得更加復(fù)雜，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)輿論危機(jī)頻發(fā)，網(wǎng)絡(luò)輿情危機(jī)管理成為企業(yè)秘書新的重要工作內(nèi)容。企業(yè)秘書作為管理者的左右手，應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)輿情危機(jī)的應(yīng)對中發(fā)揮不可替代的關(guān)鍵作用。簡而言之，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)輿論大致可分成兩類。一類是外界輿論，一般是外界人士對公司的評價。新媒體的興起，特別是微博、微信等新興媒介的興起，為網(wǎng)絡(luò)提供了強(qiáng)有力的輿論場域。如果公司不能對公眾提出的問題作出充分且有力的解釋，那么就會面對社會輿論的壓力，并且輿論在傳播過程中往往會嚴(yán)重偏離事實，從而極大地?fù)p害企業(yè)形象，造成民眾信任危機(jī)。這樣的輿論危機(jī)對企業(yè)來說是非常致命的。第二類是企業(yè)內(nèi)部滋生的輿論，它是由職工或職工家屬通過互聯(lián)網(wǎng)對企業(yè)的意見、不滿等所構(gòu)成的一種企業(yè)內(nèi)部的公眾輿論。在這個新媒體時代，各個機(jī)構(gòu)都擁有了自己的意見發(fā)表平臺，比如官方微博，微信等。當(dāng)企業(yè)的員工在這個平臺上對公司的管理體制、福利等問題發(fā)表不滿意見時，其所受到的傷害將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了傳統(tǒng)媒介時代。秘書在這其中就要做好企業(yè)管理者的參謀，應(yīng)建議企業(yè)強(qiáng)化員工的危機(jī)意識，增強(qiáng)員工處理應(yīng)對輿情危機(jī)的能力，引導(dǎo)員工用網(wǎng)絡(luò)表達(dá)正確的觀點、看法，為企業(yè)營造“全員公關(guān)”的良好氛圍，從而促進(jìn)全體員工的網(wǎng)絡(luò)輿情危機(jī)防范能力。秘書還應(yīng)建議企業(yè)定期開展模擬網(wǎng)絡(luò)輿情危機(jī)的實戰(zhàn)演練，促使員工掌握網(wǎng)絡(luò)輿情危機(jī)管理的知識和技能。這無疑也要求企業(yè)秘書需要對自己的組織協(xié)調(diào)能力和輿情應(yīng)對能力進(jìn)行拓展。

顯而易見，傳統(tǒng)的企業(yè)秘書職能已無法完全適應(yīng)當(dāng)今不斷發(fā)展的社會需求。社會的發(fā)展需要現(xiàn)代秘書掌握新的技能，以新的思維方式來看待秘書工作。因此，我們需要從信息收集能力、個人基本素質(zhì)以及如何提高秘書工作的質(zhì)量和水平等方面入手，探尋企業(yè)秘書的提升策略。

二、新媒體時代企業(yè)秘書的提升策略

新媒體時代企業(yè)秘書的提升策略可以圍繞提高秘書的信息收集能力、提高秘書的個人素養(yǎng)及強(qiáng)化文秘人員的保密意識和輿情應(yīng)對能力等層面展開具體地探索與實踐。

1.提高秘書的信息收集能力

在商業(yè)競爭中，準(zhǔn)確且及時的信息能夠很大程度上幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策部署，從而贏得先機(jī)。所以秘書要明確自己的首要定位是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)收集信息，提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。在新媒體時代背景下，企業(yè)秘書應(yīng)考慮通過電視、廣播、微博和網(wǎng)絡(luò)等多個渠道來廣泛地搜集信息。這些渠道不僅便捷，而且不受時間和空間的限制，以往的信息也可以輕而易舉的追溯到。與此同時，還需要掌握云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)的操作和應(yīng)用，從而實現(xiàn)信息的迅速獲取。秘書的信息收集過程實際上是一個信息收集、篩選和鑒別的過程。網(wǎng)絡(luò)雖然為秘書提供了初步的索引搜索功能，但索引搜索只能體現(xiàn)與搜索主題相關(guān)的問題，無法體現(xiàn)信息資料的價值。因此，秘書必須要提高信息甄別判斷能力，確保收集的信息真實有效。

2.提高秘書的個人素養(yǎng)

政治素養(yǎng)是秘書人員的主要素質(zhì)之一，也是秘書人員全面發(fā)展的主要內(nèi)容。高尚的道德品質(zhì)是秘書職業(yè)化發(fā)展的要求之一。當(dāng)然，政治素養(yǎng)和道德素養(yǎng)也決定了秘書應(yīng)具有符合職業(yè)道德的高尚人格。秘書人員要具備過硬的職業(yè)道德素質(zhì)，就必須從必要的工作做起，愛崗敬業(yè)，不計名利，默默奉獻(xiàn)，從工作中培養(yǎng)自己的責(zé)任感。鍛煉敏銳的頭腦，掌握更廣泛的知識，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)水平，要堅守自己的政治觀點，這樣才能不斷地增強(qiáng)自己的思維品質(zhì)、精神狀態(tài)和實際能力，從而塑造自己為一名稱職的秘書。秘書人員必須具有強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識。在這個競爭日益激烈的創(chuàng)新社會中，要想?yún)⑴c競爭，我們必須超越傳統(tǒng)的思維模式，吸收新的觀點，持續(xù)地學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，并擁有一定的創(chuàng)新才能。此外，還需要將自己的創(chuàng)新應(yīng)用于工作實踐，在實踐中驗證和改進(jìn)，這樣我們才能鍛煉自己，使自己成為工作崗位上最緊缺的人才。秘書工作不僅需要對內(nèi)盡職盡責(zé)，還需要對外盡職盡責(zé)。秘書在客戶和公司都扮演著合作者和溝通者的角色。因此，在秘書工作中，總是避免不了與上司、下屬、或者其他人的的言語溝通。秘書作為溝通的橋梁所使用的話語，不僅反映了自己的業(yè)務(wù)能力，而且也代表著自己上級的態(tài)度和工作單位的精神面貌。所以秘書在自己的崗位上服務(wù)，就必須講究語言的工作秩序藝術(shù)。

3.強(qiáng)化文秘人員的保密意識和輿情應(yīng)對能力

如今，企業(yè)的各種重要信息早已不用紙張，而是以電子化的方式存儲，信息的電子化存儲給企業(yè)帶來了信息整理和查閱的便利，但也讓員工面臨更多重要信息泄露的風(fēng)險。內(nèi)部信息的丟失和泄露，必然會給企業(yè)帶來嚴(yán)重的互聯(lián)網(wǎng)危機(jī)。企業(yè)秘書應(yīng)配合管理者建立互聯(lián)網(wǎng)信息渠道的安全檢查及督促機(jī)構(gòu)，并明確相應(yīng)責(zé)任；建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)輿情信息維護(hù)小組，做好信息安全維護(hù)工作，防止信息泄露；加強(qiáng)對上網(wǎng)信息底稿的定期核查，以便監(jiān)測內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)輿情信息流動方向，預(yù)防內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)輿情危機(jī)發(fā)生。對于網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的蓄意詆毀不實輿論和企業(yè)聲譽(yù)的事件，公司秘書是一個綜合性的管理職位，應(yīng)該發(fā)揮"企業(yè)公關(guān)"的作用，在維護(hù)企業(yè)信譽(yù)的工作中，起到積極作用。同時，要幫助企業(yè)在危機(jī)發(fā)生之前，及時掌握相關(guān)的情況，及時發(fā)現(xiàn)問題的根源，并及時采取措施，將危機(jī)扼殺在萌芽狀態(tài)。首先，秘書需要增強(qiáng)自己的心理承受能力。一個人的心理狀態(tài)往往會影響其對事物的理解和判斷。面對突發(fā)狀況時，應(yīng)保持頭腦的冷靜和清醒，運(yùn)用邏輯思維進(jìn)行科學(xué)分析，尋找解決問題的突破口。其次，我們需要提高團(tuán)隊之間的合作意識。突發(fā)的網(wǎng)絡(luò)輿情事件是對企業(yè)整體應(yīng)急響應(yīng)能力的檢驗，這需要企業(yè)內(nèi)部和外部的多個部門共同協(xié)作和共同應(yīng)對。作為一名秘書，在處理突發(fā)狀況時，需要與工作伙伴建立穩(wěn)固且密切的人際聯(lián)系，并在與各方面人員的互動中掌握團(tuán)隊協(xié)作的技巧，把所有的正面因素都動員起來，利用群體的力量，一起解決問題。

結(jié)語

新媒體時代，網(wǎng)絡(luò)以及各大信息平臺為秘書的信息手機(jī)工作提供了巨大的便利，可以有效幫助領(lǐng)導(dǎo)處理信息與決策，有利于公司朝著預(yù)期目標(biāo)發(fā)展。但是網(wǎng)絡(luò)信息真實性以及輿論發(fā)展的快速性，也給秘書工作帶來相當(dāng)大的挑戰(zhàn)。因此，在新媒體時代，企業(yè)秘書有必要通過提高自身的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，培養(yǎng)輿情風(fēng)險意識等策略，促進(jìn)其專業(yè)技能和工作質(zhì)量的不斷提高，從而順利完成秘書工作。此外，還可以通過加強(qiáng)秘書實務(wù)水平等形式，為工作的完成提供保障。

文章來源：  《上海輕工業(yè)》    http://www.12-baidu.cn/w/kj/30978.html