新媒體時代企業(yè)秘書職能變化及提升策略研究

新媒體突破了傳統(tǒng)媒體的單向傳播，增強了傳播者與接收者之間的互動性，實現(xiàn)了信息的實時交流和反饋。同時滿足人們隨時隨地的互動性表達、娛樂與信息需求，使用目的性和選擇主動性更強。另外，新媒體迎合人們休閑娛樂時間碎片化的需求，適應現(xiàn)代生活節(jié)奏。所以步入新媒體時代是一個必然的過程，在這期間科技迅速發(fā)展，對于很多行業(yè)以及崗位產生了較為深遠的影響，企業(yè)秘書就是其中之一。

在企業(yè)經(jīng)營過程中，雖然決策權由管理者掌控，但是管理者不能沒有秘書這一輔助性力量。企業(yè)秘書的工作除了行政接待，還有幫助管理者收集需要的信息，這些信息在一定程度上能夠影響管理者的決策，進而影響企業(yè)的發(fā)展，所以信息收集和整理能力是企業(yè)秘書的重要職責。在以往，企業(yè)秘書收集信息的來源往往是報紙刊物、廣播、少量網(wǎng)絡信息等，費時費力且無法保證時效性。而在新媒體時代，企業(yè)紛紛進行數(shù)字化轉型，越來越多的企業(yè)搭建自己的信息化系統(tǒng)，企業(yè)秘書的信息采集工作進入了創(chuàng)新發(fā)展的新階段。互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術的高度發(fā)達，為秘書工作帶來了便捷性和信息紅利。秘書工作需要在海量信息中，精準找到所需資料，而互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術，為其提供了更高的資料收集效率、海量的資料基礎數(shù)據(jù)庫，并可通過搜索精準找到目標資料，節(jié)省了大量的時間成本。新媒體的涌現(xiàn)和磅礴發(fā)展，對企業(yè)秘書來說即是機遇亦是挑戰(zhàn)，這是由于新媒體自身的缺陷和優(yōu)勢所賦予的特殊屬性。新媒體由于其特殊的傳播方式和自帶的互聯(lián)網(wǎng)屬性，打破了傳統(tǒng)媒體的壟斷性和權威性，讓媒體和受眾雙方可以實現(xiàn)雙向溝通，企業(yè)結合人工智能和大數(shù)據(jù)算法，能夠直接、高效的與受眾溝通，并精準獲取企業(yè)所需的關鍵信息。但這種溝通卻是一半雙刃劍，新媒體由于缺乏權威性和科學的監(jiān)管手段，加上數(shù)據(jù)量大、監(jiān)管標準難定義等難題，容易因溝通不當、敏感性爭議性話題、意識形態(tài)價值觀等問題，導致輿情危機，給企業(yè)帶來難以挽回的嚴重后果。因此，新媒體時代給企業(yè)的秘書工作帶來的挑戰(zhàn)不可謂不大，特別是一些中小型企業(yè)，往往由文秘工作者兼任新媒體監(jiān)管工作，這要求文秘工作者具有輔助領導處理內部事務能力的同時，具備更高的專業(yè)水平、個人素質、情商、媒體嗅覺等能力對外能力。因此，新媒體時代的秘書還需與時俱進，緊跟時代潮流，不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)和素質。

一、新媒體時代企業(yè)秘書的職能變化

歸納起來而言，新媒體時代企業(yè)秘書的職能變化主要包括信息收集能力的變化、工作模式的變化、網(wǎng)絡輿情的預防和處理等重要方面。

1.信息收集能力的變化

時代的發(fā)展日新月異，以往的企業(yè)秘書所學的專業(yè)知識，在信息化數(shù)字化時代，已經(jīng)有所滯后，對信息的處理、檢索、分析等能力上，有很大的欠缺，加上意識觀念的保守、傳統(tǒng)，導致許多文秘工作者難以接受新事物，仍執(zhí)著于從報紙、圖書、廣播等傳統(tǒng)媒介中獲得信息，效率低下且收集的信息缺乏時效性。而新媒體時代拓寬了信息搜集途徑，秘書可以借助網(wǎng)上電子檔案、電子圖書館、政府網(wǎng)站和秘書網(wǎng)等途徑收集信息，從而減少信息更新成本。其次，新媒體時代信息資源得到了合理整合，形成了專業(yè)數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫作為零費用的信息源，既精確真實又具有專業(yè)性，運用數(shù)據(jù)庫收集信息減少了信息收集過程中的整理成本。為秘書提供了大量的信息和數(shù)據(jù)，不但增加了信息的數(shù)量，而且提高了信息的質量。如果企業(yè)秘書能夠熟練運用將對自己的工作有很大的提升。并且如今信息差在商業(yè)競爭中的地位越來越重要，如果企業(yè)秘書能夠領先于同行獲得準確有時效性的信息，將有助于企業(yè)做好規(guī)劃，贏得競爭。而想要實現(xiàn)這些就需要秘書對大數(shù)據(jù)、云計算和信息收集系統(tǒng)有充分的了解，熟悉網(wǎng)絡知識結構和工作方式，并掌握相關技術操作和運用的技能，與時俱進，不斷提高自己的信息收集能力

2.工作模式的變化

以往企業(yè)秘書在接待客戶對企業(yè)進行宣傳時，方式較為局限且對于企業(yè)的知名度提升教慢。而但是在新媒體時代，企業(yè)可以在新媒體平臺上宣傳自己，信息傳播方面且受眾龐大。企業(yè)秘書在對企業(yè)進行宣傳時相較于線下也有了更高的要求。利用新媒體新媒介推廣宣傳企業(yè)產品、服務時，要求企業(yè)文秘工作者，結合自身專業(yè)能力，并掌握好新媒體宣傳推廣工作所需的軟件操作能力、文案編輯能力、圖像音頻處理能力、藝術審美能力，此外，對公關、客服、營銷等知識均要有所涉獵。目前，市面上可用的新媒體主流平臺，如微博、公眾號、抖音、頭條等，都需要自媒體發(fā)布者自主處理文案、圖像、音頻等，此外，發(fā)布內容的質量和水平也需要自行把握。因此，需要企業(yè)秘書掌握相應的基本功。此外，新媒體的發(fā)布和推廣，還需要相應的網(wǎng)絡營銷能力、自媒體運營能力，在與受眾者進行雙向溝通和交流的過程中，需具備公關能力、服務意識、情緒管控能力、溝通能力等。新媒體媒介具有非常強的共享性和互動性等屬性，企業(yè)秘書要充分認識到并利用這一特點，在與受眾者對接互動時，把握受眾者受興趣和利益驅使而瀏覽企業(yè)所呈現(xiàn)內容的心理特征，了解清楚企業(yè)產品和服務的受眾對象群體特征，找準受眾群里的興趣的，營造符合實際、符合客觀規(guī)律、滿足受眾群體需求的溝通氛圍。此外，大部分受眾對于廣告和營銷的接受程度偏低，如何巧妙植入廣告、塑造良好的企業(yè)形象、打造高質量企業(yè)品牌、找準真誠與利益的平衡點；如何拋出話題、調動受眾者參與積極性等，都是企業(yè)秘書需要掌握的知識。

總結來看，新媒體時代對企業(yè)秘書的新要求，主要有兩個大方面。一方面，要求企業(yè)秘書具有基本的新媒體運營能力，包括對媒體內容、媒介推廣的日常運行、維護。第二方面需要企業(yè)秘書具備新媒體運營素養(yǎng)，包括情商、公共、宣傳、、服務、創(chuàng)新等能力。

3.網(wǎng)絡輿情的預防和處理

在新媒體時代，自媒體的門檻降低，任何人只需要一部手機便可以在網(wǎng)絡平臺發(fā)布未經(jīng)證實的信息，這使得網(wǎng)絡輿情在“人人都有麥克風”的語境下變得更加復雜，企業(yè)網(wǎng)絡輿論危機頻發(fā)，網(wǎng)絡輿情危機管理成為企業(yè)秘書新的重要工作內容。企業(yè)秘書作為管理者的左右手，應在網(wǎng)絡輿情危機的應對中發(fā)揮不可替代的關鍵作用。簡而言之，企業(yè)網(wǎng)絡輿論大致可分成兩類。一類是外界輿論，一般是外界人士對公司的評價。新媒體的興起，特別是微博、微信等新興媒介的興起，為網(wǎng)絡提供了強有力的輿論場域。如果公司不能對公眾提出的問題作出充分且有力的解釋，那么就會面對社會輿論的壓力，并且輿論在傳播過程中往往會嚴重偏離事實，從而極大地損害企業(yè)形象，造成民眾信任危機。這樣的輿論危機對企業(yè)來說是非常致命的。第二類是企業(yè)內部滋生的輿論，它是由職工或職工家屬通過互聯(lián)網(wǎng)對企業(yè)的意見、不滿等所構成的一種企業(yè)內部的公眾輿論。在這個新媒體時代，各個機構都擁有了自己的意見發(fā)表平臺，比如官方微博，微信等。當企業(yè)的員工在這個平臺上對公司的管理體制、福利等問題發(fā)表不滿意見時，其所受到的傷害將遠遠超過了傳統(tǒng)媒介時代。秘書在這其中就要做好企業(yè)管理者的參謀，應建議企業(yè)強化員工的危機意識，增強員工處理應對輿情危機的能力，引導員工用網(wǎng)絡表達正確的觀點、看法，為企業(yè)營造“全員公關”的良好氛圍，從而促進全體員工的網(wǎng)絡輿情危機防范能力。秘書還應建議企業(yè)定期開展模擬網(wǎng)絡輿情危機的實戰(zhàn)演練，促使員工掌握網(wǎng)絡輿情危機管理的知識和技能。這無疑也要求企業(yè)秘書需要對自己的組織協(xié)調能力和輿情應對能力進行拓展。

顯而易見，傳統(tǒng)的企業(yè)秘書職能已無法完全適應當今不斷發(fā)展的社會需求。社會的發(fā)展需要現(xiàn)代秘書掌握新的技能，以新的思維方式來看待秘書工作。因此，我們需要從信息收集能力、個人基本素質以及如何提高秘書工作的質量和水平等方面入手，探尋企業(yè)秘書的提升策略。

二、新媒體時代企業(yè)秘書的提升策略

新媒體時代企業(yè)秘書的提升策略可以圍繞提高秘書的信息收集能力、提高秘書的個人素養(yǎng)及強化文秘人員的保密意識和輿情應對能力等層面展開具體地探索與實踐。

1.提高秘書的信息收集能力

在商業(yè)競爭中，準確且及時的信息能夠很大程度上幫助領導進行決策部署，從而贏得先機。所以秘書要明確自己的首要定位是協(xié)助領導收集信息，提高領導的工作效率。在新媒體時代背景下，企業(yè)秘書應考慮通過電視、廣播、微博和網(wǎng)絡等多個渠道來廣泛地搜集信息。這些渠道不僅便捷，而且不受時間和空間的限制，以往的信息也可以輕而易舉的追溯到。與此同時，還需要掌握云計算和大數(shù)據(jù)技術的操作和應用，從而實現(xiàn)信息的迅速獲取。秘書的信息收集過程實際上是一個信息收集、篩選和鑒別的過程。網(wǎng)絡雖然為秘書提供了初步的索引搜索功能，但索引搜索只能體現(xiàn)與搜索主題相關的問題，無法體現(xiàn)信息資料的價值。因此，秘書必須要提高信息甄別判斷能力，確保收集的信息真實有效。

2.提高秘書的個人素養(yǎng)

政治素養(yǎng)是秘書人員的主要素質之一，也是秘書人員全面發(fā)展的主要內容。高尚的道德品質是秘書職業(yè)化發(fā)展的要求之一。當然，政治素養(yǎng)和道德素養(yǎng)也決定了秘書應具有符合職業(yè)道德的高尚人格。秘書人員要具備過硬的職業(yè)道德素質，就必須從必要的工作做起，愛崗敬業(yè)，不計名利，默默奉獻，從工作中培養(yǎng)自己的責任感。鍛煉敏銳的頭腦，掌握更廣泛的知識，不斷提高領導水平，要堅守自己的政治觀點，這樣才能不斷地增強自己的思維品質、精神狀態(tài)和實際能力，從而塑造自己為一名稱職的秘書。秘書人員必須具有強烈的創(chuàng)新意識。在這個競爭日益激烈的創(chuàng)新社會中，要想?yún)⑴c競爭，我們必須超越傳統(tǒng)的思維模式，吸收新的觀點，持續(xù)地學習專業(yè)知識，提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，并擁有一定的創(chuàng)新才能。此外，還需要將自己的創(chuàng)新應用于工作實踐，在實踐中驗證和改進，這樣我們才能鍛煉自己，使自己成為工作崗位上最緊缺的人才。秘書工作不僅需要對內盡職盡責，還需要對外盡職盡責。秘書在客戶和公司都扮演著合作者和溝通者的角色。因此，在秘書工作中，總是避免不了與上司、下屬、或者其他人的的言語溝通。秘書作為溝通的橋梁所使用的話語，不僅反映了自己的業(yè)務能力，而且也代表著自己上級的態(tài)度和工作單位的精神面貌。所以秘書在自己的崗位上服務，就必須講究語言的工作秩序藝術。

3.強化文秘人員的保密意識和輿情應對能力

如今，企業(yè)的各種重要信息早已不用紙張，而是以電子化的方式存儲，信息的電子化存儲給企業(yè)帶來了信息整理和查閱的便利，但也讓員工面臨更多重要信息泄露的風險。內部信息的丟失和泄露，必然會給企業(yè)帶來嚴重的互聯(lián)網(wǎng)危機。企業(yè)秘書應配合管理者建立互聯(lián)網(wǎng)信息渠道的安全檢查及督促機構，并明確相應責任；建立內部網(wǎng)絡輿情信息維護小組，做好信息安全維護工作，防止信息泄露；加強對上網(wǎng)信息底稿的定期核查，以便監(jiān)測內部網(wǎng)絡輿情信息流動方向，預防內部網(wǎng)絡輿情危機發(fā)生。對于網(wǎng)絡上發(fā)布的蓄意詆毀不實輿論和企業(yè)聲譽的事件，公司秘書是一個綜合性的管理職位，應該發(fā)揮"企業(yè)公關"的作用，在維護企業(yè)信譽的工作中，起到積極作用。同時，要幫助企業(yè)在危機發(fā)生之前，及時掌握相關的情況，及時發(fā)現(xiàn)問題的根源，并及時采取措施，將危機扼殺在萌芽狀態(tài)。首先，秘書需要增強自己的心理承受能力。一個人的心理狀態(tài)往往會影響其對事物的理解和判斷。面對突發(fā)狀況時，應保持頭腦的冷靜和清醒，運用邏輯思維進行科學分析，尋找解決問題的突破口。其次，我們需要提高團隊之間的合作意識。突發(fā)的網(wǎng)絡輿情事件是對企業(yè)整體應急響應能力的檢驗，這需要企業(yè)內部和外部的多個部門共同協(xié)作和共同應對。作為一名秘書，在處理突發(fā)狀況時，需要與工作伙伴建立穩(wěn)固且密切的人際聯(lián)系，并在與各方面人員的互動中掌握團隊協(xié)作的技巧，把所有的正面因素都動員起來，利用群體的力量，一起解決問題。

結語

新媒體時代，網(wǎng)絡以及各大信息平臺為秘書的信息手機工作提供了巨大的便利，可以有效幫助領導處理信息與決策，有利于公司朝著預期目標發(fā)展。但是網(wǎng)絡信息真實性以及輿論發(fā)展的快速性，也給秘書工作帶來相當大的挑戰(zhàn)。因此，在新媒體時代，企業(yè)秘書有必要通過提高自身的專業(yè)技能和綜合素質，培養(yǎng)輿情風險意識等策略，促進其專業(yè)技能和工作質量的不斷提高，從而順利完成秘書工作。此外，還可以通過加強秘書實務水平等形式，為工作的完成提供保障。

文章來源：  《上海輕工業(yè)》    http://www.12-baidu.cn/w/kj/30978.html