水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變研究

前言：在水利部門運(yùn)行過程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資料，能夠反映出水利活動(dòng)情況，是水利單位中最為重要的資料。隨著水利行業(yè)的高速發(fā)展，水利檔案資料逐漸增多，若是水利檔案管理依然采用傳統(tǒng)方式，無法滿足當(dāng)下水利部門的發(fā)展需求，需要轉(zhuǎn)變檔案管理方式。在信息技術(shù)普遍應(yīng)用背景下，電子檔案成為了信息時(shí)代檔案資料的新形勢，水利部門進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，這也是水利部門的工作重點(diǎn)，促使水利部門不斷提升自身檔案管理水平。下面筆者就針對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、水利檔案的概述

檔案是對組織、個(gè)人等方面的情況進(jìn)行記錄的文件，是人類社會(huì)發(fā)展中非常重要的構(gòu)成部分。在時(shí)代發(fā)展過程中，水利單位對檔案有著越來越高的需求，檔案的地位得到了明顯提升，需要加強(qiáng)檔案管理工作。水利檔案管理需要先建立完善的制度體系，整合水利單位中的相關(guān)信息資源，以便能夠形成具有鮮明特色的文化氛圍，同時(shí)以特定形式傳播，充分發(fā)揮出其本身的作用。在此過程中，需要考慮到實(shí)際情況，再根據(jù)水利單位的職能與工作性質(zhì)，采取有效的管理方法，保障檔案管理質(zhì)量。隨著時(shí)代的發(fā)展，水利檔案資料變得越來越豐富，如符號、文字等等，從檔案資料中既能夠了解到水利單位的文化內(nèi)涵，還有利于水利單位發(fā)展。對檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)格外重視相關(guān)資料的收集，同時(shí)根據(jù)具體情況采取有效措施做好資料收集和保存工作。檔案管理還關(guān)系到檔案資料的使用，由于傳統(tǒng)管理方式效率較低，無法滿足信息時(shí)代水利單位的需求，水利單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身情況改變檔案管理方式，逐漸從傳統(tǒng)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代方式，充分利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，保障水利檔案的有效性與完整性，充分發(fā)揮出水利檔案資料的價(jià)值。

二、水利檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)

水利檔案管理現(xiàn)代化相較于傳統(tǒng)管理方式具有鮮明特點(diǎn)，主要表現(xiàn)為：（1）強(qiáng)調(diào)服務(wù)意識。在水利檔案管理現(xiàn)代化中，最為重要的是為水利單位提供全局服務(wù)，這便需要相關(guān)工作人員具有良好的服務(wù)意識，利用現(xiàn)代化方式與手段展開檔案管理工作，讓檔案歸類整合工作變得更加科學(xué)合理，促使水利單位能夠獲得良好發(fā)展。并且，還應(yīng)從用戶查閱角度出發(fā)，不斷加深服務(wù)領(lǐng)域，對管理給予高度重視，使得檔案管理工作重心由以往的保存相關(guān)數(shù)據(jù)資料逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樗聵I(yè)發(fā)展提供更加優(yōu)秀的服務(wù)。（2）挖掘檔案資料價(jià)值。水利工程屬于民生工程，是為廣大人民群眾謀福利的重要工程項(xiàng)目，深入挖掘水利檔案資料價(jià)值，對水利檔案信息進(jìn)行公開，可以引起人們的關(guān)注與重視，積極參與到水利事業(yè)發(fā)展中，加強(qiáng)水利工程監(jiān)督，提高人們對水利行業(yè)的滿意度，有利于推動(dòng)水利事業(yè)發(fā)展。（3）要求管理人員具有更高綜合素養(yǎng)。水利檔案管理從傳統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化，要求管理人員具有更高的綜合素養(yǎng)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)先轉(zhuǎn)變思想，擁有更強(qiáng)的社會(huì)責(zé)任感，而且不僅要扎實(shí)掌握檔案管理理論知識，還要具備較強(qiáng)的信息素養(yǎng)，不斷更新與完善其自身知識結(jié)構(gòu)，使其具有更強(qiáng)的綜合能力，滿足檔案管理現(xiàn)代化的要求。

三、水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變的意義

信息時(shí)代中傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性逐漸被凸顯出來，由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息容量小，查閱與使用較為麻煩，大大降低了檔案資料的價(jià)值以及水利工作效率，加強(qiáng)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變變得非常重要，具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

（一）推動(dòng)水利事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展

在水利事業(yè)發(fā)展過程中，水利檔案是非常重要的資料，水利檔案資料中包含了水利事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展、發(fā)展過程中遇到的各種水利問題處理措施、水利研究成果等等，通過挖掘水利檔案的價(jià)值，能夠?yàn)樗聵I(yè)發(fā)展做出重要的貢獻(xiàn)。當(dāng)水利單位在經(jīng)營發(fā)展中遇到了難題，通過查詢相關(guān)檔案資料能夠找到問題處理方法，并吸取教訓(xùn)，盡量避免再發(fā)生類似問題，使得水利工程活動(dòng)能夠得以良好展開。另外，水利檔案管理方式向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，能夠形成檔案共享管理模式，提高檔案資料的利用率，充分發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值，并且還能夠讓檔案管理方式呈現(xiàn)出多元化發(fā)展方向。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展下，人們的生活得到了明顯改善，對生活品質(zhì)有了越來越高的要求，而水利工程作為關(guān)系人們生活的民生工程，應(yīng)進(jìn)一步提升水利檔案管理質(zhì)量，但這也在一定程度上增加了檔案管理負(fù)擔(dān)。采用現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案管理，既能夠強(qiáng)化水利部門的檔案資料存儲(chǔ)能力，拓展了存儲(chǔ)空間，還提升了檔案管理效率，使得水利活動(dòng)能夠得以良好展開，促進(jìn)水利事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）滿足檔案工作發(fā)展需求

根據(jù)當(dāng)前水利檔案資源情況來看，水利檔案資料的記錄與保存也是非常重要的工作，關(guān)系到了水利事業(yè)發(fā)展，如內(nèi)陸地區(qū)在水利資源利用上取得的成功體現(xiàn)出了水利事業(yè)新的發(fā)展方向，而這也要求了檔案管理工作應(yīng)當(dāng)擁有新的轉(zhuǎn)變。例如，對檔案資料進(jìn)行檢索時(shí)，在傳統(tǒng)檔案管理方式下需要一頁頁翻閱資料，不僅十分麻煩，而且還會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，但采用信息化管理方式，只需要利用軟件檢索關(guān)鍵詞，就能夠獲得相關(guān)的全部檔案資料，降低了檔案資料查閱的工作量，提高了檔案資料查閱效率。由此能夠看出，水利檔案管理方式向現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變，滿足水利單位發(fā)展需求的同時(shí)，還契合了水利檔案工作發(fā)展要求。所以，加強(qiáng)轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式成為了水利部門重要的工作內(nèi)容，應(yīng)投入大量的時(shí)間與精力完成管理方式的轉(zhuǎn)變。利用信息化技術(shù)展開檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化水利單位檔案管理能力，滿足新時(shí)代水利單位的需求，有利于檔案工作發(fā)展。

（三）優(yōu)化升級水利工程項(xiàng)目

如果想要讓水利工程實(shí)現(xiàn)優(yōu)化升級，應(yīng)考慮到水利工程本身的優(yōu)勢與特點(diǎn)，對水利檔案進(jìn)行科學(xué)整理，從而提升水利檔案管理水平。水利工程的投入使用與運(yùn)行會(huì)產(chǎn)生很多資料信息，水利單位需要對其進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，使其在日后能夠得到有效利用，而水利檔案資料是否能夠得到有效管理關(guān)系到水利工程的運(yùn)行與使用。例如，水利工程在運(yùn)行過程中出現(xiàn)了故障，需要及時(shí)進(jìn)行維修，并對維修記錄進(jìn)行整理，同時(shí)分析維修中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，做好數(shù)據(jù)分析工作，制定出科學(xué)的維修方案。并且，水利工程運(yùn)行時(shí)將會(huì)形成很多原始資料，通過對這些資料展開科學(xué)的管理，能夠讓水利工程效率得到明顯提升。所以，加強(qiáng)水利檔案管理工作，使其從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化方式，提高了檔案資料的管理質(zhì)量，為水利工程優(yōu)化升級提供了數(shù)據(jù)支持。

四、水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的策略

隨著時(shí)代的發(fā)展，對水利檔案管理工作提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新時(shí)代的需求，阻礙了水利事業(yè)的發(fā)展，所以水利部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理改革工作，使得水利檔案管理檔案管理從傳統(tǒng)方式逐漸向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變。

（一）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的高低直接關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量，當(dāng)水利企業(yè)檔案管理工作逐漸向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變時(shí)，為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。員工是一切管理工作的執(zhí)行者，在轉(zhuǎn)變檔案管理方式時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提升其自身職業(yè)素養(yǎng)，對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)給予重視。檔案管理人員在工作之余學(xué)習(xí)，了解現(xiàn)代化檔案管理理論，掌握信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)以及電子檔案管理方法，使其可以滿足現(xiàn)代化水利檔案管理工作的要求，并對現(xiàn)代化檔案管理給予高度重視，不斷提升自身檔案管理水平。水利企業(yè)在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)時(shí)，除了要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作以外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其自身信息化素養(yǎng)。此外，水利管理部門在進(jìn)行檔案管理隊(duì)伍建設(shè)時(shí)，應(yīng)放棄以往落后的管理方法，根據(jù)單位自身實(shí)際情況，考慮市場發(fā)展方向，加強(qiáng)相關(guān)部門的合作，使得水利檔案管理工作能夠得到有效落實(shí)。只有構(gòu)建出滿足要求的檔案管理隊(duì)伍，那么水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變時(shí)才能夠取得成功，否則缺乏相應(yīng)的檔案管理隊(duì)伍，也就無法有效展開水利檔案管理工作，阻礙了檔案管理的轉(zhuǎn)變。

（二）優(yōu)化水利檔案管理制度

由于水利檔案管理工作較為復(fù)雜，如果想要讓檔案管理從傳統(tǒng)方式逐漸向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變，不僅要采用更為先進(jìn)的管理理念與方法，而且還要對檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，使得檔案管理制度與檔案管理工作相契。水利管理部門在優(yōu)化檔案管理制度時(shí)，需要充分考慮市場與水利部門發(fā)展情況，提高檔案管理制度的有效性。對水利檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，主要是從以下兩個(gè)方面入手：（1）健全檔案保密制度。對水利檔案資料進(jìn)行記錄與保存時(shí)，其中部分檔案資料屬于保密資料，需要進(jìn)一步加強(qiáng)此部分檔案資料的管理，避免保密檔案資料發(fā)生泄漏的情況而給水利部門帶來嚴(yán)重?fù)p失，特別是針對于水利科研成果資料更要做好保密管理工作。根據(jù)現(xiàn)代化水利檔案管理工作情況，不斷健全檔案保密制度，提高檔案管理保密性，不僅能夠讓水利檔案管理工作得以良好展開，而且還保障了個(gè)人工作成果。（2）構(gòu)建完善的問責(zé)制度。通過構(gòu)建問責(zé)制度能夠先明確每名檔案管理人員承擔(dān)的工作職責(zé)，使其形成正確工作態(tài)度，對檔案管理給予高度重視，若是在檔案管理過程中出現(xiàn)了，第一時(shí)間尋找到相應(yīng)責(zé)任人，并啟動(dòng)問責(zé)制度。通過問責(zé)制度能夠避免出現(xiàn)責(zé)任相互推諉的情況，每名檔案管理人員都能夠了解自身承擔(dān)的職責(zé)，從而更加認(rèn)真負(fù)責(zé)展開檔案管理工作，促使水利檔案管理能夠有效從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代方式。

（三）做好資料采集整理工作

在水利檔案管理過程中，需要先做好相關(guān)資料的采集與整理工作，從水利檔案資料的采集與歸檔具體情況來看存在著較高難度，之所以會(huì)出現(xiàn)此種情況，主要原因在于水利材料文件數(shù)量較多，所以對水利資料進(jìn)行采集時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)水利工程具體情況采用相應(yīng)的資料采集法。一般情況下，水利資料采集法主要包括了：（1）追蹤采集法。該方法主要是應(yīng)用于周期較短且檔案資料整理方便快捷的水利工程，加油采集速度快、目標(biāo)性強(qiáng)等特點(diǎn)，通過利用追蹤采集法能夠有效避免由于時(shí)間拖延而出現(xiàn)缺漏，在一定程度上保障了檔案資料質(zhì)量。（2）分階段采集法。該方法則是應(yīng)用于周期較長的水利工程，采集水利資料信息時(shí)應(yīng)做好采集內(nèi)容、時(shí)間等方面的劃分，確保初始資料是完整的。為了提高水利資料采集的有效性與時(shí)效性，還可以借助信息化技術(shù)，當(dāng)水利資料產(chǎn)生以后便能夠通過信息技術(shù)第一時(shí)間完成資料采集與整理，為后續(xù)管理工作的展開打下良好基礎(chǔ)。當(dāng)完成了采集工作以后，便需要做好信息整合工作，按照上級部門的要求以及相關(guān)規(guī)章制度做好水利資料分類、歸檔工作，同時(shí)對每個(gè)水利資料進(jìn)行編號，便于后續(xù)相關(guān)工作人員的檢索、查閱和使用。

（四）實(shí)現(xiàn)水利檔案資料共享

根據(jù)水利工程的發(fā)展情況來看，在傳統(tǒng)檔案管理中水利檔案資料并沒有共享，而是被相關(guān)部門壟斷，各地區(qū)的水利資料檔案基本上都處于壟斷狀態(tài)，各個(gè)地區(qū)很少會(huì)對水利方面的資料信息進(jìn)行交流，此種情況的出現(xiàn)導(dǎo)致了每個(gè)地區(qū)水利發(fā)展存在不平衡的現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了水利事業(yè)發(fā)展。事實(shí)上，水利檔案管理是否能夠從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化方式還與檔案資料共享存在緊密聯(lián)系，兩者是相輔相成的關(guān)系。當(dāng)水利檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)共享，各地區(qū)之間不斷加強(qiáng)交流，不斷積累水利工程領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，有利于水利檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。另外，水利檔案管理如果實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理，便可以利用信息化方法貢獻(xiàn)檔案資料信息，加強(qiáng)各地區(qū)之間的交流，有利于解決水利事業(yè)在發(fā)展中遇到的問題，從而提升了檔案管理水平與質(zhì)量。如此一來，相關(guān)工作人員通過利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以在任何時(shí)間對水利資料信息進(jìn)行檢索，并且還能夠共享水利檔案資料，為相關(guān)工作人員的工作提供了便利，這也體現(xiàn)出了檔案管理現(xiàn)代化方式的優(yōu)勢，使得水利單位能夠獲得更加良好的發(fā)展。

（五）規(guī)范水利檔案管理工作

對水利檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范時(shí)，需要考慮到時(shí)代發(fā)展要求，做好電子資料與和紙質(zhì)資料統(tǒng)籌工作。目前，在很多水利單位中檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在明顯不足，管理人員在硬件與軟件方面獲得支撐存在明顯不足，這一定程度上限制了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。在時(shí)代不斷發(fā)展過程中，數(shù)字化已經(jīng)滲透到了各行業(yè)中，如果水利行業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，能夠有效提高檔案管理水平，所以水利單位在進(jìn)行檔案管理是應(yīng)當(dāng)做好紙質(zhì)資料和電子資料統(tǒng)籌管理工作。為了能夠充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)本身的價(jià)值，應(yīng)利用計(jì)算機(jī)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)存，健全檔案資料分類，讓原本的紙質(zhì)資料都變成電子資料。從實(shí)踐來看，水利單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位自身具體情況與檔案管理現(xiàn)代化特點(diǎn)，對檔案服務(wù)范圍加以拓展，并向相關(guān)工作人員介紹檔案管理成果和特點(diǎn)，使得全體工作人員都能夠?qū)n案管理工作所具有的作用和價(jià)值有一個(gè)正確的認(rèn)識，在工作過程中相互配合，以便能夠有效完成對檔案管理的宣傳，從而提高檔案管理影響力。

總結(jié)：總之，在社會(huì)高速發(fā)展背景下，水利檔案管理方式需要做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，促使水利檔案管理呈現(xiàn)出現(xiàn)代化發(fā)展。為了能夠讓水利檔案管理從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代方式，應(yīng)當(dāng)先加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理方式的轉(zhuǎn)變提供人才，對水利檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，做好資料采集整理工作，實(shí)現(xiàn)水利檔案資料共享，規(guī)范水利檔案管理工作，為水利檔案管理方式轉(zhuǎn)變打下良好基礎(chǔ)。如此一來，不僅能夠提升水利檔案管理水平，而且還能夠讓水利檔案管理工作變得更加科學(xué)合理，有利于水利單位的發(fā)展。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》  http://www.12-baidu.cn/w/wy/32640.html