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水利檔案管理從傳統向現代方式的轉變研究

作者:張青來(lái)源:《文化產(chǎn)業(yè)》日期:2024-06-28人氣:54

前言在水利部門(mén)運行過(guò)程中會(huì )產(chǎn)生大量的數據資料,能夠反映出水利活動(dòng)情況,是水利單位中最為重要的資料。隨著(zhù)水利行業(yè)的高速發(fā)展,水利檔案資料逐漸增多,若是水利檔案管理依然采用傳統方式,無(wú)法滿(mǎn)足當下水利部門(mén)的發(fā)展需求,需要轉變檔案管理方式。在信息技術(shù)普遍應用背景下,電子檔案成為了信息時(shí)代檔案資料的新形勢,水利部門(mén)進(jìn)行檔案管理時(shí)應從傳統向現代方式轉變,這也是水利部門(mén)的工作重點(diǎn),促使水利部門(mén)不斷提升自身檔案管理水平。下面筆者就針對相關(guān)內容進(jìn)行詳細闡述。

一、水利檔案的概述

檔案是對組織、個(gè)人等方面的情況進(jìn)行記錄的文件,是人類(lèi)社會(huì )發(fā)展中非常重要的構成部分。在時(shí)代發(fā)展過(guò)程中,水利單位對檔案有著(zhù)越來(lái)越高的需求,檔案的地位得到了明顯提升,需要加強檔案管理工作。水利檔案管理需要先建立完善的制度體系,整合水利單位中的相關(guān)信息資源,以便能夠形成具有鮮明特色的文化氛圍,同時(shí)以特定形式傳播,充分發(fā)揮出其本身的作用。在此過(guò)程中,需要考慮到實(shí)際情況,再根據水利單位的職能與工作性質(zhì),采取有效的管理方法,保障檔案管理質(zhì)量。隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展,水利檔案資料變得越來(lái)越豐富,如符號、文字等等,從檔案資料中既能夠了解到水利單位的文化內涵,還有利于水利單位發(fā)展。對檔案資料進(jìn)行管理時(shí),應格外重視相關(guān)資料的收集,同時(shí)根據具體情況采取有效措施做好資料收集和保存工作。檔案管理還關(guān)系到檔案資料的使用,由于傳統管理方式效率較低,無(wú)法滿(mǎn)足信息時(shí)代水利單位的需求,水利單位應當根據自身情況改變檔案管理方式,逐漸從傳統管理方式轉變?yōu)楝F代方式,充分利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理,保障水利檔案的有效性與完整性,充分發(fā)揮出水利檔案資料的價(jià)值。

二、水利檔案管理現代化的特點(diǎn)

水利檔案管理現代化相較于傳統管理方式具有鮮明特點(diǎn),主要表現為:(1)強調服務(wù)意識。在水利檔案管理現代化中,最為重要的是為水利單位提供全局服務(wù),這便需要相關(guān)工作人員具有良好的服務(wù)意識,利用現代化方式與手段展開(kāi)檔案管理工作,讓檔案歸類(lèi)整合工作變得更加科學(xué)合理,促使水利單位能夠獲得良好發(fā)展。并且,還應從用戶(hù)查閱角度出發(fā),不斷加深服務(wù)領(lǐng)域,對管理給予高度重視,使得檔案管理工作重心由以往的保存相關(guān)數據資料逐漸轉變?yōu)樗聵I(yè)發(fā)展提供更加優(yōu)秀的服務(wù)。(2)挖掘檔案資料價(jià)值。水利工程屬于民生工程,是為廣大人民群眾謀福利的重要工程項目,深入挖掘水利檔案資料價(jià)值,對水利檔案信息進(jìn)行公開(kāi),可以引起人們的關(guān)注與重視,積極參與到水利事業(yè)發(fā)展中,加強水利工程監督,提高人們對水利行業(yè)的滿(mǎn)意度,有利于推動(dòng)水利事業(yè)發(fā)展。(3)要求管理人員具有更高綜合素養。水利檔案管理從傳統轉變?yōu)楝F代化,要求管理人員具有更高的綜合素養。檔案管理人員應當先轉變思想,擁有更強的社會(huì )責任感,而且不僅要扎實(shí)掌握檔案管理理論知識,還要具備較強的信息素養,不斷更新與完善其自身知識結構,使其具有更強的綜合能力,滿(mǎn)足檔案管理現代化的要求。

三、水利檔案管理從傳統向現代化方式轉變的意義

信息時(shí)代中傳統檔案管理方式的局限性逐漸被凸顯出來(lái),由于傳統紙質(zhì)檔案信息容量小,查閱與使用較為麻煩,大大降低了檔案資料的價(jià)值以及水利工作效率,加強檔案管理方式的轉變變得非常重要,具有一定現實(shí)意義。

(一)推動(dòng)水利事業(yè)現代化發(fā)展

在水利事業(yè)發(fā)展過(guò)程中,水利檔案是非常重要的資料,水利檔案資料中包含了水利事業(yè)的建設與發(fā)展、發(fā)展過(guò)程中遇到的各種水利問(wèn)題處理措施、水利研究成果等等,通過(guò)挖掘水利檔案的價(jià)值,能夠為水利事業(yè)發(fā)展做出重要的貢獻。當水利單位在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中遇到了難題,通過(guò)查詢(xún)相關(guān)檔案資料能夠找到問(wèn)題處理方法,并吸取教訓,盡量避免再發(fā)生類(lèi)似問(wèn)題,使得水利工程活動(dòng)能夠得以良好展開(kāi)。另外,水利檔案管理方式向現代化的轉變,能夠形成檔案共享管理模式,提高檔案資料的利用率,充分發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值,并且還能夠讓檔案管理方式呈現出多元化發(fā)展方向。在社會(huì )經(jīng)濟高速發(fā)展下,人們的生活得到了明顯改善,對生活品質(zhì)有了越來(lái)越高的要求,而水利工程作為關(guān)系人們生活的民生工程,應進(jìn)一步提升水利檔案管理質(zhì)量,但這也在一定程度上增加了檔案管理負擔。采用現代化方式進(jìn)行檔案管理,既能夠強化水利部門(mén)的檔案資料存儲能力,拓展了存儲空間,還提升了檔案管理效率,使得水利活動(dòng)能夠得以良好展開(kāi),促進(jìn)水利事業(yè)現代化發(fā)展。

(二)滿(mǎn)足檔案工作發(fā)展需求

根據當前水利檔案資源情況來(lái)看,水利檔案資料的記錄與保存也是非常重要的工作,關(guān)系到了水利事業(yè)發(fā)展,如內陸地區在水利資源利用上取得的成功體現出了水利事業(yè)新的發(fā)展方向,而這也要求了檔案管理工作應當擁有新的轉變。例如,對檔案資料進(jìn)行檢索時(shí),在傳統檔案管理方式下需要一頁(yè)頁(yè)翻閱資料,不僅十分麻煩,而且還會(huì )浪費大量的時(shí)間,但采用信息化管理方式,只需要利用軟件檢索關(guān)鍵詞,就能夠獲得相關(guān)的全部檔案資料,降低了檔案資料查閱的工作量,提高了檔案資料查閱效率。由此能夠看出,水利檔案管理方式向現代化方向轉變,滿(mǎn)足水利單位發(fā)展需求的同時(shí),還契合了水利檔案工作發(fā)展要求。所以,加強轉變水利檔案管理方式成為了水利部門(mén)重要的工作內容,應投入大量的時(shí)間與精力完成管理方式的轉變。利用信息化技術(shù)展開(kāi)檔案管理工作,促進(jìn)檔案管理方式的轉變,強化水利單位檔案管理能力,滿(mǎn)足新時(shí)代水利單位的需求,有利于檔案工作發(fā)展。

(三)優(yōu)化升級水利工程項目

如果想要讓水利工程實(shí)現優(yōu)化升級,應考慮到水利工程本身的優(yōu)勢與特點(diǎn),對水利檔案進(jìn)行科學(xué)整理,從而提升水利檔案管理水平。水利工程的投入使用與運行會(huì )產(chǎn)生很多資料信息,水利單位需要對其進(jìn)行存儲與管理,使其在日后能夠得到有效利用,而水利檔案資料是否能夠得到有效管理關(guān)系到水利工程的運行與使用。例如,水利工程在運行過(guò)程中出現了故障,需要及時(shí)進(jìn)行維修,并對維修記錄進(jìn)行整理,同時(shí)分析維修中產(chǎn)生的數據,做好數據分析工作,制定出科學(xué)的維修方案。并且,水利工程運行時(shí)將會(huì )形成很多原始資料,通過(guò)對這些資料展開(kāi)科學(xué)的管理,能夠讓水利工程效率得到明顯提升。所以,加強水利檔案管理工作,使其從傳統方式轉變?yōu)楝F代化方式,提高了檔案資料的管理質(zhì)量,為水利工程優(yōu)化升級提供了數據支持。

四、水利檔案管理從傳統向現代方式轉變的策略

隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展,對水利檔案管理工作提出了更高的要求,傳統檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)代的需求,阻礙了水利事業(yè)的發(fā)展,所以水利部門(mén)應當加強檔案管理改革工作,使得水利檔案管理檔案管理從傳統方式逐漸向現代方式轉變。

(一)加強檔案管理隊伍建設

檔案管理隊伍整體素質(zhì)的高低直接關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量,當水利企業(yè)檔案管理工作逐漸向現代方式轉變時(shí),為了能夠實(shí)現檔案管理現代化,應當加強檔案管理隊伍建設。員工是一切管理工作的執行者,在轉變檔案管理方式時(shí)要加強檔案管理人員培訓,提升其自身職業(yè)素養,對檔案管理現代化建設給予重視。檔案管理人員在工作之余學(xué)習,了解現代化檔案管理理論,掌握信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)以及電子檔案管理方法,使其可以滿(mǎn)足現代化水利檔案管理工作的要求,并對現代化檔案管理給予高度重視,不斷提升自身檔案管理水平。水利企業(yè)在進(jìn)行檔案管理現代化建設時(shí),除了要做好基礎設施建設工作以外,還應當加強檔案管理隊伍建設,對檔案管理人員進(jìn)行培訓,提高其自身信息化素養。此外,水利管理部門(mén)在進(jìn)行檔案管理隊伍建設時(shí),應放棄以往落后的管理方法,根據單位自身實(shí)際情況,考慮市場(chǎng)發(fā)展方向,加強相關(guān)部門(mén)的合作,使得水利檔案管理工作能夠得到有效落實(shí)。只有構建出滿(mǎn)足要求的檔案管理隊伍,那么水利檔案管理從傳統向現代方式轉變時(shí)才能夠取得成功,否則缺乏相應的檔案管理隊伍,也就無(wú)法有效展開(kāi)水利檔案管理工作,阻礙了檔案管理的轉變。

(二)優(yōu)化水利檔案管理制度

由于水利檔案管理工作較為復雜,如果想要讓檔案管理從傳統方式逐漸向現代化方式轉變,不僅要采用更為先進(jìn)的管理理念與方法,而且還要對檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化,使得檔案管理制度與檔案管理工作相契。水利管理部門(mén)在優(yōu)化檔案管理制度時(shí),需要充分考慮市場(chǎng)與水利部門(mén)發(fā)展情況,提高檔案管理制度的有效性。對水利檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化時(shí),主要是從以下兩個(gè)方面入手:(1)健全檔案保密制度。對水利檔案資料進(jìn)行記錄與保存時(shí),其中部分檔案資料屬于保密資料,需要進(jìn)一步加強此部分檔案資料的管理,避免保密檔案資料發(fā)生泄漏的情況而給水利部門(mén)帶來(lái)嚴重損失,特別是針對于水利科研成果資料更要做好保密管理工作。根據現代化水利檔案管理工作情況,不斷健全檔案保密制度,提高檔案管理保密性,不僅能夠讓水利檔案管理工作得以良好展開(kāi),而且還保障了個(gè)人工作成果。(2)構建完善的問(wèn)責制度。通過(guò)構建問(wèn)責制度能夠先明確每名檔案管理人員承擔的工作職責,使其形成正確工作態(tài)度,對檔案管理給予高度重視,若是在檔案管理過(guò)程中出現了,第一時(shí)間尋找到相應責任人,并啟動(dòng)問(wèn)責制度。通過(guò)問(wèn)責制度能夠避免出現責任相互推諉的情況,每名檔案管理人員都能夠了解自身承擔的職責,從而更加認真負責展開(kāi)檔案管理工作,促使水利檔案管理能夠有效從傳統方式轉變?yōu)楝F代方式。

(三)做好資料采集整理工作

在水利檔案管理過(guò)程中,需要先做好相關(guān)資料的采集與整理工作,從水利檔案資料的采集與歸檔具體情況來(lái)看存在著(zhù)較高難度,之所以會(huì )出現此種情況,主要原因在于水利材料文件數量較多,所以對水利資料進(jìn)行采集時(shí),應當根據水利工程具體情況采用相應的資料采集法。一般情況下,水利資料采集法主要包括了:(1)追蹤采集法。該方法主要是應用于周期較短且檔案資料整理方便快捷的水利工程,加油采集速度快、目標性強等特點(diǎn),通過(guò)利用追蹤采集法能夠有效避免由于時(shí)間拖延而出現缺漏,在一定程度上保障了檔案資料質(zhì)量。(2)分階段采集法。該方法則是應用于周期較長(cháng)的水利工程,采集水利資料信息時(shí)應做好采集內容、時(shí)間等方面的劃分,確保初始資料是完整的。為了提高水利資料采集的有效性與時(shí)效性,還可以借助信息化技術(shù),當水利資料產(chǎn)生以后便能夠通過(guò)信息技術(shù)第一時(shí)間完成資料采集與整理,為后續管理工作的展開(kāi)打下良好基礎。當完成了采集工作以后,便需要做好信息整合工作,按照上級部門(mén)的要求以及相關(guān)規章制度做好水利資料分類(lèi)、歸檔工作,同時(shí)對每個(gè)水利資料進(jìn)行編號,便于后續相關(guān)工作人員的檢索、查閱和使用。

(四)實(shí)現水利檔案資料共享

根據水利工程的發(fā)展情況來(lái)看,在傳統檔案管理中水利檔案資料并沒(méi)有共享,而是被相關(guān)部門(mén)壟斷,各地區的水利資料檔案基本上都處于壟斷狀態(tài),各個(gè)地區很少會(huì )對水利方面的資料信息進(jìn)行交流,此種情況的出現導致了每個(gè)地區水利發(fā)展存在不平衡的現象,嚴重阻礙了水利事業(yè)發(fā)展。事實(shí)上,水利檔案管理是否能夠從傳統方式轉變?yōu)楝F代化方式還與檔案資料共享存在緊密聯(lián)系,兩者是相輔相成的關(guān)系。當水利檔案資料能夠實(shí)現共享,各地區之間不斷加強交流,不斷積累水利工程領(lǐng)域的經(jīng)驗,有利于水利檔案管理現代化的發(fā)展。另外,水利檔案管理如果實(shí)現了現代化管理,便可以利用信息化方法貢獻檔案資料信息,加強各地區之間的交流,有利于解決水利事業(yè)在發(fā)展中遇到的問(wèn)題,從而提升了檔案管理水平與質(zhì)量。如此一來(lái),相關(guān)工作人員通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)可以在任何時(shí)間對水利資料信息進(jìn)行檢索,并且還能夠共享水利檔案資料,為相關(guān)工作人員的工作提供了便利,這也體現出了檔案管理現代化方式的優(yōu)勢,使得水利單位能夠獲得更加良好的發(fā)展。

(五)規范水利檔案管理工作

對水利檔案管理工作進(jìn)行規范時(shí),需要考慮到時(shí)代發(fā)展要求,做好電子資料與和紙質(zhì)資料統籌工作。目前,在很多水利單位中檔案管理現代化建設存在明顯不足,管理人員在硬件與軟件方面獲得支撐存在明顯不足,這一定程度上限制了檔案管理現代化發(fā)展。在時(shí)代不斷發(fā)展過(guò)程中,數字化已經(jīng)滲透到了各行業(yè)中,如果水利行業(yè)能夠實(shí)現數字化發(fā)展,能夠有效提高檔案管理水平,所以水利單位在進(jìn)行檔案管理是應當做好紙質(zhì)資料和電子資料統籌管理工作。為了能夠充分發(fā)揮出計算機本身的價(jià)值,應利用計算機對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數字化轉存,健全檔案資料分類(lèi),讓原本的紙質(zhì)資料都變成電子資料。從實(shí)踐來(lái)看,水利單位應當根據單位自身具體情況與檔案管理現代化特點(diǎn),對檔案服務(wù)范圍加以拓展,并向相關(guān)工作人員介紹檔案管理成果和特點(diǎn),使得全體工作人員都能夠對檔案管理工作所具有的作用和價(jià)值有一個(gè)正確的認識,在工作過(guò)程中相互配合,以便能夠有效完成對檔案管理的宣傳,從而提高檔案管理影響力。

總結總之,在社會(huì )高速發(fā)展背景下,水利檔案管理方式需要做出相應的轉變,促使水利檔案管理呈現出現代化發(fā)展。為了能夠讓水利檔案管理從傳統方式轉變?yōu)楝F代方式,應當先加強檔案管理隊伍建設,為檔案管理方式的轉變提供人才,對水利檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化,做好資料采集整理工作,實(shí)現水利檔案資料共享,規范水利檔案管理工作,為水利檔案管理方式轉變打下良好基礎。如此一來(lái),不僅能夠提升水利檔案管理水平,而且還能夠讓水利檔案管理工作變得更加科學(xué)合理,有利于水利單位的發(fā)展。


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