私人檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

 隨著社會(huì)的轉(zhuǎn)型和改革的深化，社會(huì)各界的私人檔案也在逐歩形成。私人檔案本身具有科學(xué)、歷史、文化及信息的多種價(jià)值，是國(guó)家檔案資源的一部分，很多也沒(méi)有被收錄進(jìn)國(guó)家檔案館。私人檔案的形式多種多樣，內(nèi)容豐富龐雜，折射出一個(gè)國(guó)家、民族和社會(huì)發(fā)展的歷程。我國(guó)私人檔案的研究起歩較晚，并且在檔案研究方面一直沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，因此，我國(guó)的私人檔案研究領(lǐng)域難免存在著一些問(wèn)題。
一、我國(guó)私人檔案管理存在的問(wèn)題
（一）個(gè)人保管能力較弱
現(xiàn)階段，我國(guó)檔案管理權(quán)力過(guò)分集中在檔案行政管理部門的手中，個(gè)人一般很難參與到檔案管理中來(lái)。這種管理模式占用極大的資源，降低國(guó)家行政的效率，私人檔案所有者管理檔案的積極性。因此，對(duì)于私人檔案的管理不但要有檔案行政管理部門、檔案中介機(jī)構(gòu)參與，還應(yīng)該有檔案所有人參與到私人檔案的管理行列。私人檔案形成主體如不計(jì)其數(shù)，形成原因多種多樣。檔案所有者在私人檔案方面知識(shí)的缺乏，部分所有者并沒(méi)有意識(shí)到私人檔案的重要性。即使所有者意識(shí)到了檔案保管的重要性和價(jià)值，卻苦于不知如何保管，致使珍貴的檔案腐爛，變質(zhì)。
（二）市場(chǎng)機(jī)制的作用還沒(méi)有充分發(fā)揮
檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)是專門從事各種檔案業(yè)務(wù)服務(wù)的一種社會(huì)中介組織。他們處于檔案行政管理部門的監(jiān)督下，為個(gè)人、企業(yè)提供檔案法律咨詢、檔案專業(yè)服務(wù)、檔案評(píng)估鑒定等，如檔案事務(wù)所、檔案咨詢服務(wù)中心、檔案事業(yè)服務(wù)中心等。私人檔案中的一部分是對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的，私人檔案所有者逐漸地認(rèn)識(shí)到私人檔案的價(jià)值，開(kāi)始注重私人檔案的保存并開(kāi)始注重追求相關(guān)的經(jīng)濟(jì)利益。
（三）行政管理上缺乏常規(guī)的統(tǒng)一的管理制度
私人檔案具有廣泛性、多樣性、分散性的特點(diǎn)，形成主體、來(lái)源、途徑、原因也非常的復(fù)雜。私人檔案管理整個(gè)管理過(guò)程可以說(shuō)都是在動(dòng)態(tài)的變化之中，有著與生俱來(lái)的復(fù)雜性和多變性。由于我國(guó)對(duì)私人檔案關(guān)注的時(shí)間較遲，研究起歩較晚，對(duì)于私人檔案的管理工作，我國(guó)的檔案部門目前還未形成統(tǒng)一的常規(guī)管理制度。
（四）檔案工作人員的綜合素質(zhì)有待提升
由于對(duì)私人檔案的研究和關(guān)注較少，私人檔案與公共檔案相比而言，在管理過(guò)程中可能會(huì)面臨很多的法律問(wèn)題。這就對(duì)檔案管理人員的工作和素質(zhì)提出了更高和更嚴(yán)格的要求?，F(xiàn)階段，我國(guó)的私人檔案管理人員主要是私人檔案所有者，檔案中介機(jī)構(gòu)也會(huì)介入，但相對(duì)較少。因此，要加強(qiáng)對(duì)于私人檔案的保護(hù)工作，必須要提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。
二、我國(guó)私人檔案管理發(fā)展對(duì)策
（一）提升全社會(huì)的私人檔案保管意識(shí)
我們應(yīng)該通過(guò)廣泛的宣傳來(lái)提高全社會(huì)對(duì)于私人檔案的重視程度。宣傳的方式是多種多樣的。第一，運(yùn)用大眾傳播媒介來(lái)進(jìn)行宣傳。邀請(qǐng)新聞?dòng)浾卟稍L和向新聞機(jī)構(gòu)投稿或者是拍攝制作介紹檔案和檔案工作的影片、錄像片等。第二，利用檔案專業(yè)報(bào)刊來(lái)進(jìn)行宣傳。通過(guò)報(bào)刊來(lái)宣傳私人檔案工作的最新成果，增強(qiáng)檔案知識(shí)的交流。第三，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行宣傳。網(wǎng)絡(luò)具有傳播信息塊、影響面廣，互動(dòng)性強(qiáng)等特點(diǎn)，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳無(wú)疑是一種很重要的方式。
（二） 建立私人檔案的常規(guī)管理制度
只有建立了一整套的管理制度才能使得私人檔案管理工作正常的開(kāi)展。第一，納入國(guó)家宏觀調(diào)控范圍的私人檔案，需要建立一定的登記和報(bào)告制度。應(yīng)在對(duì)檔案的所有者以法律形式規(guī)定權(quán)利和義務(wù)，私人檔案所有者定期匯報(bào)己的私人檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)處理。私人檔案所有者的所有權(quán)的轉(zhuǎn)移也必須進(jìn)行登記，經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)之后，方可執(zhí)行。第二，建立收集和征收制度。國(guó)家有優(yōu)先購(gòu)買、沒(méi)收、征用、收購(gòu)和接收、沒(méi)收的權(quán)利。對(duì)于沒(méi)有所有者和繼承者的私人檔案，國(guó)家都有優(yōu)先接收私人檔案的權(quán)利。第三，創(chuàng)立私人檔案管理系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)包括管理流程的記錄和相關(guān)法律法規(guī)。
（三）有效發(fā)揮和調(diào)動(dòng)市場(chǎng)機(jī)制
目前在私人檔案管理服務(wù)領(lǐng)域的市場(chǎng)主要依賴于中介機(jī)構(gòu)。檔案中介機(jī)構(gòu)在所有者與檔案管理部門之間可以起到一個(gè)協(xié)助溝通的作用。有效發(fā)揮和調(diào)動(dòng)市場(chǎng)機(jī)制就要充分的發(fā)揮檔案中介機(jī)構(gòu)的作用。使其能提供適當(dāng)?shù)姆?wù)，從而提高私人檔案的科學(xué)管理水平。從檔案行政管理部門的角度，需要轉(zhuǎn)變職能，但這并不是說(shuō)私人檔案管理工作就可以棄之不顧。在私人檔案管理的社會(huì)服務(wù)需求將進(jìn)一步增強(qiáng)，這是離不開(kāi)檔案中介機(jī)構(gòu)的作用的。
（四）提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)
在檔案管理工作中，人的因素是不可忽視的重要因素。提高私人檔案館人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，就要提高管理人員的服務(wù)水平。服務(wù)質(zhì)量的提高是私人檔案館良性發(fā)展的必要條件。服務(wù)質(zhì)量是現(xiàn)代社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。服務(wù)水平提高了，社會(huì)才會(huì)予以更多的支持和肯定。另外，提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)還要引進(jìn)專門的技術(shù)人員，這是建立私人檔案館的必需條件。私人檔案館的人員的配備，需要的是專業(yè)的技術(shù)人才。
三、結(jié)論
總之，隨著檔案工作者對(duì)國(guó)家管理的檔案范圍認(rèn)識(shí)的深化，不論是何種性質(zhì)的檔案館，都將在社會(huì)中承擔(dān)著更為廣泛的角色，發(fā)揮更大的作用。私人檔案作為檔案的一種，必將得到更多的關(guān)注和發(fā)展。當(dāng)然私人檔案的管理和完善不是一蹴而就的事。首先，必須要提高全社會(huì)的私人檔案保護(hù)意識(shí)，其次要建立私人檔案的常規(guī)管理制度，再次要有效發(fā)揮和調(diào)動(dòng)市場(chǎng)機(jī)制，最后要提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。
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【作者單位：承德護(hù)理職業(yè)學(xué)院】