試論辦公室主任的參謀之道-教學(xué)秘書論文

How to Give Advice as a Head of Office

Abstract: A head of office, as staff officer of leaders plays very important roles in the following aspects: give advice, give ideas, provide clues, provide information advisory, help the leader to make exact policy, etc. Then, as a well qualified head of office, what kinds of qualities be possessed? This article will discuss this from six aspects.

Key Words: give advice, make policy, be well qualified for a post, quality

筆者認(rèn)為，為使所參之謀符合實(shí)際，切中要害，發(fā)揮作用，辦公室主任必須在日常的工作與生活中注重研究，勤思善謀。具體講，就是要做到“六有”。

關(guān)鍵詞：參謀      決策   稱職    素質(zhì)

一、胸中有數(shù)

胸中有數(shù)是指對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策所需情況和有關(guān)政策了然于胸，這是辦公室主任充分發(fā)揮其參謀作用的基礎(chǔ)。很難想象，一位對(duì)所轄區(qū)域和單位的相關(guān)情況和問題一無所知或知之甚少的辦公室主任，能為領(lǐng)導(dǎo)決策臆造出切合實(shí)際的參考意見來。作為辦公室主任，不僅要熟知方方面面的有情況和問題，而且要通過多種渠道洞悉其在新形勢(shì)下發(fā)生的細(xì)微的變化，掌握最新的情況和信息。要成為所轄區(qū)域和單位各種問題的“活字典”，大事小事的“百事通”，只有這樣，才能在決策所需時(shí)信手拈來，給領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)準(zhǔn)確的參謀意見和建議。同時(shí)，辦公室主任應(yīng)著力培養(yǎng)必須具備的三種能力：其一是深入調(diào)研，不斷積累。既要進(jìn)百家門，知百家事，深入基層，調(diào)查研究，見物識(shí)物，不斷積累和豐富自己基層一線情況和知識(shí)。調(diào)研是辦公室主任的“營養(yǎng)”之源。不懂調(diào)研、不去調(diào)研、不會(huì)調(diào)研，勢(shì)必會(huì)造成“營養(yǎng)”缺乏。只有不斷地吸收調(diào)研的“營養(yǎng)”，才能使自己頭腦里的材料庫、信息庫逐漸豐富，才能使自己變得耳聰目明、腦清手順，才能提高自身分析情況、判斷是非、解決問題的能力。其二是深入分析，去偽存真。要學(xué)會(huì)對(duì)獲得的直接情況進(jìn)行精細(xì)加工，剔除表面現(xiàn)象，牢牢抓住事物和問題的本質(zhì)，培養(yǎng)一種能夠透視事物的眼光和一種對(duì)事物能夠進(jìn)行分析的能力。作為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀，隨便向領(lǐng)導(dǎo)提出對(duì)問題的一些看法及建議，是一件較容易的事。但是如果沒有較為詳盡的占有材料，沒有質(zhì)和量的分析，那么所做出結(jié)論靠不住的，誤己和誤人都是有可能的。其三是把握趨勢(shì)，預(yù)知結(jié)果。要在掌握本質(zhì)的基礎(chǔ)上，依據(jù)事物的發(fā)展規(guī)律，科學(xué)推進(jìn)，準(zhǔn)確預(yù)測事物的發(fā)展方向和結(jié)果，夯實(shí)參謀的基礎(chǔ)。平常生活中，許多參謀人員參謀時(shí)機(jī)把握不好的原因之一，就在于這些參謀缺乏深思熟慮，習(xí)慣搞那種“車到山前自有路”、“哪里天黑，哪里打店”的慶景之作，其參謀的隨意性較大，盲目性也較大。因此，要把握好參謀時(shí)機(jī)，提高參謀建議的質(zhì)量，就要求參謀人員要養(yǎng)成超前性思考的習(xí)慣，經(jīng)常地分析政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)形勢(shì)，從帶有傾向性的問題和種種跡象之中探索規(guī)律性的東西；在問題和傾向初露端倪時(shí)，要預(yù)見它的趨勢(shì)和結(jié)果；研究、了解領(lǐng)導(dǎo)可能在考慮的問題，需要提供哪些幫助和支持，事先做好準(zhǔn)備，等時(shí)機(jī)到來時(shí)，不至于匆忙上陣，措手不及。

二、腦中有路

有些辦公室主任，雖然自己平時(shí)也注重調(diào)查研究，掌握了許多情況，但由于平時(shí)掌握的情況雜亂無章，沒有形成自己認(rèn)識(shí)事物和處理問題的清晰思路，處理問題時(shí)總是眉毛、胡子一把抓，主次不分，毫無頭緒，參謀的作用也就無從得以很好發(fā)揮。所以，做為辦公室主任，在胸中有數(shù)的基礎(chǔ)上，還要善于把握好分析、梳理和推理三個(gè)環(huán)節(jié)，要理清哪些是問題產(chǎn)生的原因，哪些是原因的結(jié)果，哪些是制約和影響問題的主要因素，哪些是次要因素，制定決策首先應(yīng)干什么，隨后再干什么。這些問題綜合起來，依據(jù)科學(xué)的邏輯推理，找出解決問題的正確思路，就是做到了腦中有路。三國時(shí)期，正是由于諸葛亮對(duì)曹操、孫權(quán)、劉備等各個(gè)軍事集團(tuán)的實(shí)力以及當(dāng)時(shí)的優(yōu)劣條件都了如指掌，并結(jié)合時(shí)勢(shì)結(jié)合分析，在腦中針對(duì)每個(gè)軍事集團(tuán)的去從基礎(chǔ)上形成了正確的認(rèn)識(shí)和思考。所以，當(dāng)連遭敗績的劉備三顧茅廬，咨其以當(dāng)世之事時(shí)，諸葛亮準(zhǔn)確精辟分析了董卓專權(quán)以后的天下大勢(shì)，向劉備提出了“避曹聯(lián)孫，進(jìn)軍巴蜀”的戰(zhàn)略參謀，提出了建立蜀國、構(gòu)建三國鼎立局面的方針和思路。

三、口中有物

辦公室主任作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，不僅要心能謀之，而且還要口能言之，把自己對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀思路準(zhǔn)確無誤地表達(dá)出來，不能茶壺里煮餃子，肚里有貨倒不出來。要講究口才，講究語言藝術(shù)，做到言之有物。根據(jù)不同的時(shí)間和地點(diǎn)，該詳講時(shí)旁征博引，娓娓道來；需略時(shí)一語中的，言簡意賅。但是要注意兩點(diǎn)：一慎言。認(rèn)真對(duì)待自己的每一條意見，想好了再提，盡可能提高參謀意見的質(zhì)量，提一條成一條；二敢言。養(yǎng)成獨(dú)立思考，敢于堅(jiān)持真理的品質(zhì)，在關(guān)鍵時(shí)刻、重大的是非問題上，敢于相信自己，敢于發(fā)表不同意見。這樣一來,在參謀處世辦事、設(shè)謀進(jìn)言的態(tài)度上就建立了信賴、可接受的思想基礎(chǔ)。但是，辦公室主任必須清楚，自己只是一個(gè)參謀者，是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的人，而不是最終的決策者，所以在表述參謀意見時(shí)要注意變換視角，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，做領(lǐng)導(dǎo)之所需，多方制定思路和方案，上策、中策、下策多謀并參，促使領(lǐng)導(dǎo)選擇而發(fā)揮作用。不應(yīng)只抱定一條思路，一種方案，以不變應(yīng)萬變，遇到情況變化，便思竭謀斷，遇到領(lǐng)導(dǎo)詳問便囁嚅。此外，還應(yīng)做到言之有物，就要力戒兩種現(xiàn)象：一是無論心里有沒有思路，總是俆庶進(jìn)曹營——一言不發(fā)。這樣不利于團(tuán)體的發(fā)展，也違背了作為參謀者的宗旨。二是參謀意見的表述是零碎的，片面的，不做充分的準(zhǔn)備，沒有層次，沒有形成明確的思路。這種參謀行為對(duì)領(lǐng)導(dǎo)來說，好多都是多余的，不僅會(huì)造成時(shí)間上的浪費(fèi)，嚴(yán)重的還可能攪亂領(lǐng)導(dǎo)正常的工作秩序，甚至陷領(lǐng)導(dǎo)于被動(dòng)。

四、耳中有“洞”

宇宙中有一種天體叫黑洞，它能夠吸收任何靠近它的物質(zhì)，辦公室主任的耳中也應(yīng)該有這樣的“黑洞”。我們說要做到胸中有數(shù)，數(shù)從何而來？耳聽八方，廣納博收，做到耳中有“洞”，就是要不斷擴(kuò)充自己的“內(nèi)存”，這就是豐富胸中之?dāng)?shù)的有效途徑。一位辦公室主任，要在聽進(jìn)與自己相同意見的同時(shí)，也要聽得進(jìn)與自己意見相左甚至相反的意見，要做到兼聽則明，海納百川；在聽取上級(jí)的方針政策和工作部署的同時(shí)，耳中也容得進(jìn)老百姓的街談巷議；在聽取正確意見的同時(shí)，也要了解一些錯(cuò)誤的思想和言論。在此基礎(chǔ)上，經(jīng)過分析對(duì)照，才能對(duì)情況發(fā)生的背景和原因有一個(gè)全面的、正確的認(rèn)識(shí)，從中找出癥結(jié)，對(duì)癥下藥，同時(shí)，通過不同的意見約束作用，不斷的修正自身，街談巷議是了解社情民意的“窗口”，錯(cuò)誤思想和言論也為我們的工作提供了警示作用。辦公室主任只有不斷地傾聽來自各方面的聲音，并進(jìn)行分析和歸納，才能使自己胸中之?dāng)?shù)越積越多，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀的基礎(chǔ)越來越厚。切忌做“兩耳不聞窗外事”的塞聽主任，那樣只會(huì)使自己和基層、和群眾“絕緣”，更談不上為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀了。

五、手中有果

決策一旦形成并付諸實(shí)施后，實(shí)際效果怎樣？會(huì)產(chǎn)生什么樣的結(jié)果？是符合實(shí)際深受歡迎？還是存在弊病尚須修正？抑或是差之千里當(dāng)即停止？這些都要求我們做好信息的反饋工作，因?yàn)樗灤┦虑榘l(fā)展的全過程。辦公室主任作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀，統(tǒng)領(lǐng)著辦公室的所