信息化數(shù)字化智能化背景下檔案開放路徑研究

引言

  對(duì)于已有信息資源進(jìn)行深度開發(fā)利用以及共享已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展中重要的資源需求，檔案記載著關(guān)鍵性信息，檔案的開放并深度利用可以進(jìn)一步提升資源利用率，最大程度發(fā)揮相關(guān)資源的價(jià)值?！?/span>“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也對(duì)檔案開放的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了闡述，同時(shí)在2020年全新修訂的《檔案法》也對(duì)于檔案開放進(jìn)行了非常明確的規(guī)定，要進(jìn)一步提升檔案開放的力度、增強(qiáng)其利用服務(wù)能力。近些年我國的信息化、數(shù)字化、智能化技術(shù)有了飛速發(fā)展，在此背景下檔案管理工作也需要有更加創(chuàng)新的發(fā)展。隨著信息化、數(shù)字化、智能化技術(shù)在檔案管理工作方面的實(shí)際應(yīng)用越發(fā)深入，檔案管理工作也面臨著更高的要求，并且也正在積極探究數(shù)字化背景下檔案開放的創(chuàng)新路徑和方法。

1 數(shù)字化環(huán)境中檔案管理工作應(yīng)具備的特征

  近些年來我國的信息化、數(shù)字化技術(shù)有了飛速發(fā)展，其應(yīng)用領(lǐng)域不斷擴(kuò)展，應(yīng)用程度越發(fā)深入，信息化的建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入到了智慧化階段。在此背景下，檔案的信息化建設(shè)有了質(zhì)的改變，無論是在提升院校各學(xué)院之間的信息共享、完善相關(guān)資源的配置、提升學(xué)院建設(shè)等方面都起到了積極的作用和影響。院校在充分利用智能化環(huán)境來提升建設(shè)水平、優(yōu)化學(xué)院環(huán)境的同時(shí)，會(huì)同樣面臨著一系列檔案開放的風(fēng)險(xiǎn)，例如云安全、數(shù)據(jù)安全、物聯(lián)網(wǎng)安全等方面的問題。

1.1 檔案信息處理具有高效性特征

  無論對(duì)于所管理的內(nèi)容來說還是從管理范圍來看，隨著高校改革不斷深入發(fā)展，在檔案管理過程中顯現(xiàn)出非常顯著的寬泛性特征，不但需要高校內(nèi)部相關(guān)院校的教育職能機(jī)構(gòu)要積極參與其中，同時(shí)也要充分分析教職人員以及學(xué)生們的相關(guān)要求和需要。在此種背景下，需要高校在檔案管理方面不斷創(chuàng)新發(fā)展，有效提升管理質(zhì)量以及效率等等。對(duì)于信息化、數(shù)字化背景下的檔案管理來說，要加快擴(kuò)展檔案管理的多元性，要進(jìn)一步加快檔案管理的數(shù)字化、智能化方面的建設(shè)，以此來確保檔案信息收集的及時(shí)性以及處理的時(shí)效性，這也為檔案開放打下了更好的基礎(chǔ)。

1.2 檔案信息存儲(chǔ)呈現(xiàn)出顯著的數(shù)字化特征

  檔案信息化是自身發(fā)展的必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案管理，工作量巨大，步驟繁瑣，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好客觀環(huán)境。檔案管理工作也在創(chuàng)新發(fā)展，向著智能化檔案管理方向轉(zhuǎn)變，智能化檔案管理以及應(yīng)用方式能夠進(jìn)一步提升檔案管理的效率，更便于檔案開放利用。

1.3 檔案信息資源呈現(xiàn)出顯著的多元化特征

對(duì)于信息化時(shí)代的檔案管理工作來說，其要以信息共享平臺(tái)作為基礎(chǔ)來進(jìn)行，通過平臺(tái)對(duì)于全部信息進(jìn)行集中匯總和管控，更便于檔案的開放利用，從而進(jìn)一步提升檔案深度利用的價(jià)值。同時(shí)，在信息多元化特征影響之下的檔案管理工作來說同樣呈現(xiàn)出多元化的特征，但是想要更加高效地提升檔案管理工作效率、提升檔案的利用率和價(jià)值，進(jìn)一步推動(dòng)檔案開放發(fā)展，更加需要加快信息化、數(shù)字化技術(shù)的建設(shè)，將其充分融入到檔案管理工作中，從而為擴(kuò)大檔案開放范圍建立起安全環(huán)境，提升各方信息的交流力度，從而確保共享平臺(tái)信息化建設(shè)的有效性。

2 當(dāng)前檔案管理開放所面臨的問題分析

2.1 對(duì)于檔案管理開放工作缺少重視

  當(dāng)前很多單位都將自身的管理精力投放到業(yè)務(wù)方面，對(duì)于檔案的重要性和開放利用價(jià)值缺少足夠的重視。一般情況下高校的檔案管理工作主要是通過相應(yīng)行政管理人員來進(jìn)行的，主要采取的是兼職的方式，并沒有設(shè)置針對(duì)性的崗位以及部門。甚至很多檔案管理以及利用工作都是分散到各個(gè)學(xué)院來單獨(dú)進(jìn)行，此種較為松散的管理方式并不利于檔案的開放和利用，并沒有建立起適合檔案開放的環(huán)境，限制了檔案的深度利用。

2.2 很多數(shù)據(jù)信息沒有及時(shí)收集存儲(chǔ)

  對(duì)于信息化和數(shù)字化時(shí)代來說，數(shù)據(jù)信息都是通過幾何級(jí)數(shù)的量級(jí)增長的，并且不同類型的數(shù)據(jù)信息大多以基本特征展現(xiàn)出來，所以想要確保相應(yīng)數(shù)據(jù)信息能夠完整、全面、及時(shí)的獲取，不但要消耗非常多的人力物力來進(jìn)行，同時(shí)也要通過多元的信息統(tǒng)計(jì)以及數(shù)據(jù)處理方式來保證所獲取信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。但是海量的數(shù)據(jù)信息必然會(huì)消耗掉大量存儲(chǔ)系統(tǒng)，同時(shí)也要充分考量到所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息是否存在某些風(fēng)險(xiǎn)等問題。

2.3 信息化平臺(tái)建設(shè)缺失，限制檔案的開放利用

  雖然信息化、數(shù)字化建設(shè)經(jīng)過了多年的發(fā)展有了較大提升，但是高校的信息化檔案管理平臺(tái)建設(shè)并非一蹴而就的，而是需要逐漸滲透的過程。對(duì)于高校來說，要通過不同的渠道、不同的方式來逐漸轉(zhuǎn)換檔案管理人員的思想觀念，從而有效提升檔案管理和利用效率。但是某些工作人員當(dāng)前還缺少網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用意識(shí)，從而造成其對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)缺少足夠的認(rèn)識(shí)，這就會(huì)造成檔案信息化管理工作過程中展現(xiàn)出了一系列問題，又何談通過數(shù)字化、智能化技術(shù)來推動(dòng)檔案的深度開放和利用。除此之外，某些管理人員對(duì)于此方面工作也缺少充分的重視，還是秉持舊有理念進(jìn)行檔案管理，更是無法推動(dòng)檔案的開放利用，無法發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

3 信息化數(shù)字化智能化背景下檔案開放路徑

3.1 不斷完善相應(yīng)法規(guī)，營造檔案開放的法治環(huán)境

首先，必須明晰檔案開放過程中各部門的權(quán)力和責(zé)任。要理順檔案開放中牽涉到的內(nèi)容，賦予檔案館相應(yīng)的權(quán)力，對(duì)有關(guān)單位的檔案開放工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、監(jiān)督和考核；

其次，進(jìn)一步健全檔案行政程序，從而對(duì)具體權(quán)限進(jìn)行限定。要不斷完善檔案的行政程序，要對(duì)各方的權(quán)益進(jìn)行均衡協(xié)調(diào)?？梢允沟孟嚓P(guān)人員參與到檔案管理當(dāng)中，確保其自身訴求得以充分表達(dá)。同時(shí)要確保程序的公開性、透明性，使其受到各方的有效監(jiān)督。

3.2 加大信息化、智能化技術(shù)的應(yīng)用，保障檔案開放的安全性

  第一，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，技術(shù)的智能化水平快速提升，在檔案開放過程中要加強(qiáng)區(qū)塊鏈、加密、關(guān)鍵詞庫等智能化技術(shù)的應(yīng)用，同時(shí)采取人工審核進(jìn)行輔助，對(duì)檔案所包含的敏感詞進(jìn)行標(biāo)記，檔案開放時(shí)能夠進(jìn)行事先預(yù)警，從而避免檔案開放時(shí)敏感檔案信息的泄漏。

  第二，不斷完善信息化平臺(tái)建設(shè)，增強(qiáng)信息共享力度。一方面，在進(jìn)行信息化管理平臺(tái)建設(shè)過程中不但需要高水平技術(shù)人員的支持，同時(shí)也要具備既定專業(yè)條件支撐，從而最大程度確保所建設(shè)的信息化管理平臺(tái)的有效性，以此為基礎(chǔ)能夠建立起更加科學(xué)、更加先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)；一方面，相關(guān)管理機(jī)構(gòu)也要定期檢查督促相應(yīng)的檔案管理人員及時(shí)對(duì)信息資源數(shù)據(jù)庫實(shí)施更新，同時(shí)要在不斷的發(fā)展中尋找到最為適宜的管理方式，確保針對(duì)檔案開放的干擾因素及時(shí)被發(fā)現(xiàn)并立即進(jìn)行修正，從而為檔案開放創(chuàng)造出良好的環(huán)境和氛圍。

  第三，在數(shù)字化背景下，智能化的檔案信息管理是非常關(guān)鍵的，是確保檔案有效開放的重要手段。相應(yīng)技術(shù)人員要采取針對(duì)性的措施來提升智能化信息管理系統(tǒng)的性能，從而為檔案開放以及有效利用提供便利。同時(shí)，相應(yīng)工作人員也要通過所建立的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來對(duì)其內(nèi)部的信息資源進(jìn)行共享，從而能夠?yàn)槠渌藛T檔案的利用提供便利性。

  第四，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的監(jiān)測(cè)，保證其安全性。要進(jìn)一步提升對(duì)于檔案開放安全方面的管理力度，可以通過更加多元、更具實(shí)用性的信息化安全防護(hù)技術(shù)措施來建立起檔案開放利用的保護(hù)屏障，例如：電子文件封裝、條形碼等物理方面的安全技術(shù)手段。除此之外，也可以利用更為深入的技術(shù)手段來更加直接的對(duì)檔案信息安全進(jìn)行防護(hù)，例如數(shù)據(jù)加密和備份、權(quán)限控制等等。通過信息化、智能化的技術(shù)措施來創(chuàng)建出更加安全的檔案開放利用環(huán)境，高校方面也要采取更具針對(duì)性的措施來增強(qiáng)計(jì)算機(jī)防火墻和相應(yīng)的安全技術(shù)措施。一方面，在進(jìn)行相應(yīng)資料收集過程中就要提升檔案安全管控力度，最大程度降低由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)缺陷所造成的安全隱患方面的問題；一方面，盡可能采用高質(zhì)量防火墻和殺毒軟件等加強(qiáng)防護(hù)性能，通過針對(duì)性的軟件來提升防病毒性能，要定期對(duì)于網(wǎng)絡(luò)中存在的漏洞實(shí)施詳盡排查。除此之外，也要定期對(duì)系統(tǒng)實(shí)施優(yōu)化升級(jí)，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)中存在的缺陷進(jìn)行修復(fù)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境做凈化處理，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的合理利用。

3.3 形成明確的標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案開放的審核效率

檔案的開放面臨著某些問題，例如檔案開放和保密問題、檔案開放和信息公開程度、人工和智能方面的關(guān)系等等，需要針對(duì)這些問題建立起開放鑒定糾錯(cuò)機(jī)制、責(zé)任與懲罰機(jī)制，在此基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用信息化、智能化技術(shù)，提高檔案開放審核效率，緩解人工審核的不足。為了避免定密過度、信息獲取例外范圍大等問題，可以參考國外對(duì)于例外問題實(shí)施的“三要素檢測(cè)”審查的方法，也就是指要對(duì)信息是否和法律所列合法目的相符、所展現(xiàn)的信息會(huì)否形成直接性損害、所形成的損害會(huì)否超過信息開放產(chǎn)生的效益等等內(nèi)容實(shí)施審核。檢測(cè)規(guī)則則可以通過一般知識(shí)進(jìn)行判斷，無需經(jīng)過繁復(fù)的法律分析。

3.4 加強(qiáng)創(chuàng)新性管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供保障

第一，技術(shù)創(chuàng)新是檔案開放管理的最重要途徑，也是促進(jìn)檔案開放成功開展的基礎(chǔ)條件。對(duì)數(shù)字化、信息化時(shí)代來說，在推動(dòng)檔案開放過程中要充分應(yīng)用智能化技術(shù)，使得檔案管理能夠創(chuàng)新發(fā)展。對(duì)于檔案的開放管理來說，信息化、數(shù)字化技術(shù)是創(chuàng)新性管理的驅(qū)動(dòng)源泉，要利用智能化技術(shù)加快紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，從而為檔案開放創(chuàng)建基礎(chǔ)環(huán)境。

第二，確保檔案信息的客觀性和真實(shí)性是檔案開放的基本要求，因此，利用區(qū)塊鏈技術(shù)不能被任意篡改的特點(diǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案真實(shí)性管控的需要，為檔案開放做好準(zhǔn)備。確保所開放檔案信息的真實(shí)性，就必須確保檔案數(shù)據(jù)的安全，最大限度防止檔案數(shù)據(jù)被隨意篡改和破壞。而區(qū)塊鏈技術(shù)可以利用創(chuàng)新集成的技術(shù)措施，充分融合分布式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸?shù)葍?nèi)容，保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的電子檔案中相應(yīng)的身份驗(yàn)證工作較為繁瑣，并且必須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證工作，為申請(qǐng)人帶來了較大的難題。因此，區(qū)域鏈技術(shù)將個(gè)人信息做成加密私鑰，經(jīng)過出示加密私鑰即可直接進(jìn)行信息整合，最大程度的優(yōu)化運(yùn)行效率，減少不必要的資源浪費(fèi)。與此同時(shí)，通過使用證書編號(hào)，學(xué)生即可直接進(jìn)入檔案平臺(tái)，相應(yīng)的檔案信息便可以更加直觀的呈現(xiàn)，極大化程度的優(yōu)化了查詢驗(yàn)證工作。此種技術(shù)方式徹底轉(zhuǎn)變了舊有檔案管理的模式，使得檔案數(shù)據(jù)更具活力。通過區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用能夠保證檔案文件從獲取到應(yīng)用的整個(gè)過程保持真實(shí)性、可靠性，實(shí)現(xiàn)檔案文件賦存上歸檔源上鏈存證、歸檔檔案接收上鏈存證等。

第三，在進(jìn)行檔案開放過程中，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性、可靠性是最為關(guān)鍵的內(nèi)容。檔案管理系統(tǒng)在數(shù)字化時(shí)代為組織提供了高效、便捷的檔案管理和存儲(chǔ)方式，然而，隨著數(shù)字化檔案的增加，安全性和保密性成為了組織管理者關(guān)注的重要問題。在檔案管理系統(tǒng)中，確保檔案的安全性和保密性是至關(guān)重要的，以保護(hù)敏感信息不被未經(jīng)授權(quán)的人員訪問或泄露。因?yàn)楫?dāng)前的電子檔案模式自身具有較大的缺陷性，使得存儲(chǔ)與傳輸過程中容易發(fā)生數(shù)據(jù)信息泄露，極大程度的提升了安全隱患。檔案信息化的前提是加大對(duì)檔案管理工作的軟硬件建設(shè)投入，規(guī)范運(yùn)行管理制度，建立健全制度體系，完善安全保障機(jī)制，制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系。需要將區(qū)塊鏈技術(shù)合理的引入到電子檔案管理工作中，通過加強(qiáng)部門間的溝通與協(xié)作來優(yōu)化維護(hù)能力，使得管理模式逐漸趨于穩(wěn)定與健全，并形成良好的記網(wǎng)絡(luò)。經(jīng)過有效地節(jié)點(diǎn)確認(rèn)，整體的數(shù)據(jù)信息能夠處于不可更改狀態(tài)，并且相應(yīng)的維護(hù)與管理工作能夠有效地更新升級(jí)。其中，非對(duì)稱加密算法是主要的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并且通過有效地更改與調(diào)整來優(yōu)化信息傳播能力，最大程度的提升安全性能。當(dāng)發(fā)生信息不合理算改情況時(shí)，相應(yīng)的系統(tǒng)管理工作開始運(yùn)行，能夠行之有效的優(yōu)化節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)信息，使之呈現(xiàn)良好的運(yùn)行狀態(tài)。

4 結(jié)束語

隨著信息化、數(shù)字化、智能化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案的管理也要加快轉(zhuǎn)型發(fā)展，要進(jìn)一步擴(kuò)展檔案的開放力度，轉(zhuǎn)換其管理思路和模式。但是檔案的管理涉及多方面復(fù)雜性內(nèi)容，尤其是對(duì)于那些高價(jià)值非結(jié)構(gòu)化檔案進(jìn)行開放過程中，更是要積極引入數(shù)字化、智能化技術(shù)來保障檔案開放的安全性，利用創(chuàng)新性管理模式加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門的深度協(xié)作，驅(qū)動(dòng)檔案管理創(chuàng)新。

文章來源： 《文化產(chǎn)業(yè)》  http://www.12-baidu.cn/w/wy/32640.html