淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

當前，事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)大體上實現(xiàn)了信息化轉變，從紙質(zhì)類型的檔案管理工作逐漸面向信息化。信息化類型的檔案管理模式與數(shù)字化檔案資料，不論是從資料類型還是管理工作的運作原理上，都與傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作具有較大差異。國內(nèi)由于信息化建設步伐啟動相對緩慢，并且在事業(yè)單位檔案管理崗位的人員管理與信息化技術培訓等工作中，還存在制度管理不夠全面以及人員培訓工作不夠深入等情況，在一定程度上對電子檔案管理工作的效率與質(zhì)量造成影響。

一、電子檔案的作用分析

電子檔案在功能性上不僅具有存儲、記錄方便的優(yōu)點，同時能夠支持多種類型的檔案數(shù)據(jù)資料記錄。如音頻類型、視頻類型與圖像類型等。電子檔案功能對于多種信息源的數(shù)據(jù)資料具有良好的記錄功能。其次，電子檔案可以借助計算機系統(tǒng)的高效查找功能，滿足多變、特定、復雜的檔案資料調(diào)取需求，并且在存儲量上可以借助云端技術以及相關數(shù)據(jù)庫功能，實現(xiàn)海量檔案數(shù)據(jù)信息錄入。電子檔案的技術模式對于檔案管理工作效率與質(zhì)量具有較好的促進作用。在總的技術優(yōu)勢上，電子檔案在檔案管理工作中的作用主要包含以下幾個方面：

（一）提高檔案管理工作質(zhì)量

在現(xiàn)階段的檔案管理工作發(fā)展中，高效化、精確化與多功能化是普遍性要求。電子檔案通過計算機技術的邏輯運算與智能技術等方面的應用，可以為檔案管理工作人員提供較為便捷的技術手段，對于不同類型或者數(shù)據(jù)量較大的檔案資料，可以通過計算機系統(tǒng)的分類功能與資料篩選功能等，促使檔案管理可以在原有的基礎上進一步提高效率和質(zhì)量。以往的檔案管理模式主要根據(jù)紙質(zhì)類型的檔案資料實施相應的管理工作，紙質(zhì)類型的檔案資料模式由于人工審核和手工管理等階段效率較為低下，造成紙質(zhì)檔案的管理工作中容易出現(xiàn)分類錯誤、檔案資料調(diào)取緩慢等情況，不利于提高事業(yè)單位的檔案服務工作。因此，在當前的信息化發(fā)展背景下，事業(yè)單位應在原有的基礎上加強對電子檔案的運用和管理，轉變以往手工錄入與人工入卷等方式，進一步提高事業(yè)單位的檔案管理服務功能。[1]

（二）節(jié)約成本

紙質(zhì)檔案類型在原有的事業(yè)單位檔案管理工作中，不僅需要耗費大量的人力資源、財務資源與時間成本等，也容易在類型復雜、重復、數(shù)量眾多的紙質(zhì)檔案中出現(xiàn)分類混亂的情況，導致在后續(xù)檔案資料調(diào)取與精確化管理的工作中缺乏高效性。紙制類型的檔案資料在后續(xù)的管理工作中，也容易造成檔案數(shù)據(jù)的篩選、調(diào)用與分類管理造成不便。而電子檔案的資料類型，在計算機系統(tǒng)中具有一套完整的數(shù)據(jù)邏輯結構，依靠計算機系統(tǒng)的高速運算功能，可以對多種類型的電子檔案管理資料實現(xiàn)精細化與高效化管理。其次，在后續(xù)的檔案資料調(diào)取過程中，電子檔案資料本身可以通過計算機系統(tǒng)的智能化分類、運算與數(shù)據(jù)化存儲功能，實現(xiàn)高效、精確的檔案數(shù)據(jù)信息調(diào)取，對于提高事業(yè)單位的工作服務質(zhì)量具有重要意義。因此，在后續(xù)的檔案管理工作與服務工作中，事業(yè)單位應在原有的基礎上，結合電子檔案的技術特點實施相應的管理工作優(yōu)化，以此進一步提高檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率。[2]

（三）有利于檔案管理工作提高運行效率

從信息化的角度上看，電子數(shù)據(jù)檔案類型的檔案資料本身，可以借助電子計算機系統(tǒng)途徑實現(xiàn)信息源的編碼轉化，在存儲形式上也與傳統(tǒng)類型的檔案資料具有較大差距。在檔案資料的存儲途徑、技術模式與管理方式上，電子檔案可以借助計算機平臺實施檔案信息的功能化轉變，以此借助計算機數(shù)據(jù)庫與區(qū)域網(wǎng)絡環(huán)境的高效信息互通，促使檔案管理工作實現(xiàn)高效的信息化運行。電子檔案屬于技術層面與管理層面的雙重優(yōu)化，相對于傳統(tǒng)檔案管理工作而言，數(shù)據(jù)化與網(wǎng)絡化的檔案資料管理和運行模式，可以借助計算系統(tǒng)的精確化分類與高速運行的邏輯運算功能，促使檔案資料在分類管理、錄入以及后期篩選調(diào)用等階段進一步提升運行效率。[3]

二、事業(yè)單位電子檔案管理存在的不足

（一）安全管理意識存在的不足

電子檔案在內(nèi)容的呈現(xiàn)方式上，一般需要借助計算機系統(tǒng)的編碼轉化功能，通過數(shù)據(jù)信息的轉化，在計算機平臺上呈現(xiàn)出原有的檔案數(shù)據(jù)信息。與以往的紙質(zhì)檔案類型相比，電子檔案的運行平臺與技術應用等方面主要通過計算機系統(tǒng)進行運行和呈現(xiàn)，紙質(zhì)檔案資料則更多依靠人工管理與手工錄入等方式進行管理。檔案管理工作雖然可以借助計算機技術提高檔案管理質(zhì)量和效率，但也面臨計算機系統(tǒng)的安全風險，比如計算機病毒攻擊與黑客攻擊等，這些都會造成電子檔案資料的丟失與盜用，最終對檔案管理工作造成惡劣影響。比如，國內(nèi)著名的“熊貓燒香”計算機病毒，在早期事業(yè)單位的檔案管理工作中造成極其惡劣的影響，這也是電子檔案所面臨的存儲風險之一。國內(nèi)部分事業(yè)單位在電子檔案安全管理的制度建設與工作管理上，還缺乏完善、系統(tǒng)的檔案信息管理模式，對檔案存儲埋下了較大的信息安全隱患。對此，在后續(xù)的電子檔案存儲工作中，事業(yè)單位應針對信息安全這一環(huán)節(jié)，對電子檔案的來源與類型進行全面的安全檢測工作，避免不知名、來源不明確的電子檔案信息侵入事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)。此外，針對網(wǎng)絡黑客的攻擊，在當前的電子檔案管理工作上，事業(yè)單位也應成立相應的安全監(jiān)管部門，以應對網(wǎng)絡黑客對電子檔案管理系統(tǒng)造成的攻擊。

（二）電子檔案規(guī)范化建設存在不足

電子檔案管理工作相對于紙質(zhì)類型的檔案管理工作，在技術要求與管理思維的要求上，也具有相對嚴格的標準。部分事業(yè)單位在電子檔案資料的管理工作上，由于忽視計算機檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化以及工作人員的專業(yè)素質(zhì)教育，導致電子檔案管理工作在實際的運行過程中還存在安全風險、分類管理質(zhì)量較差等情況。其次，電子檔案由于數(shù)字化模式的便捷性，導致在檔案資料修改上也相對便捷。部分檔案管理崗位的人員由于自身專業(yè)素質(zhì)參差不齊，造成電子檔案的真實性與時效性還存在較大變動和不確定性，影響單子檔案的使用質(zhì)量。在電子安全管理工作上，相關事業(yè)單位的檔案管理人員還缺乏過硬的計算機技術，造成檔案管理工作在安全管理方面還存在較大漏洞，電子檔案的應用雖然可以在管理模式上發(fā)揮高效率、高精確度等優(yōu)勢，但針對網(wǎng)絡信息安全方面管理缺陷，事業(yè)單位在后續(xù)的電子檔案管理工作中，也應注重專業(yè)人才的技能培訓與專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，以此保障到電子檔案管理工作可以在原有的基礎上得到較好的信息安全保障。

三、電子檔案管理的優(yōu)化思路與改善建議

電子檔案由于自身的數(shù)據(jù)類型屬性具有一定開放性，在管理模式上需要管理人員具備較好的計算機水平與網(wǎng)絡信息安全觀念。針對電子檔案的技術特點與管理需求，事業(yè)單位可從以下幾個方面依次進行優(yōu)化。

（一）加強管理制度建設

檔案管理制度的規(guī)范化是保障檔案管理工作效率與規(guī)范性的重要依據(jù)之一。電子檔案的管理工作本身主要依托于計算機系統(tǒng)與網(wǎng)絡平臺，針對電子檔案的管理平臺特點，事業(yè)單位在電子檔案的精細化管理工作中，應針對計算機平臺的管理途徑，對電子檔案的信息錄入、存檔、編排與校審等環(huán)節(jié)制定完善的制度管理內(nèi)容。通過管理制度的規(guī)范化建設，促使檔案管理人員在處理電子檔案數(shù)據(jù)信息的過程中，能夠依靠明確的制度管理規(guī)定對檔案內(nèi)容進行分類處理，以此保障電子檔案信息的規(guī)范性。其次，針對電子檔案系統(tǒng)的更新情況，在后續(xù)的電子檔案管理工作上，事業(yè)單位也應根據(jù)檔案管理平臺的更新情況，通過加強檔案管理人員的方式，促使工作人員能夠在檔案管理工作中結合計算機管理系統(tǒng)的特點，調(diào)整電子檔案的管理方式。另外，在電子檔案的調(diào)取、查閱等管理工作上，事業(yè)單位也應針對電子檔案的輸入、取用、預覽與更改等環(huán)節(jié)，實施明確的審批制度制定，確保電子檔案的數(shù)據(jù)信息變動情況可以及時、明確反饋，避免后續(xù)電子檔案的失真。電子檔案自身的技術特點與資料呈現(xiàn)特殊性，導致其在資料錄入、中間環(huán)節(jié)審閱與后續(xù)檔案資料調(diào)取的過程中，容易出現(xiàn)人為更改檔案資料等情況，造成電子檔案的真實性存在缺陷。對此，事業(yè)單位在后續(xù)的電子檔案管理工作上，還應針對不同檔案管理工作環(huán)節(jié)，制定完善的錄入、審閱、調(diào)取管理制度，保障電子檔案的管理工作可以實現(xiàn)全流程優(yōu)化。[3]

（二）優(yōu)化電子檔案管理機制

在電子檔案的管理機制上，事業(yè)單位的各個部門之間應制定一套完整、統(tǒng)一的管理機制，通過詳細、明確、系統(tǒng)的檔案管理機制，確保電子檔案管理工作能夠在信息源的處理上具有統(tǒng)一性。其次，針對不同部門對電子檔案的使用需求，檔案管理部門也應對各個部門的檔案取用指令、風險評估等做出相應準備。在后續(xù)的檔案監(jiān)測 工作上，事業(yè)單位也應結合實際需求，成立專門的檔案監(jiān)察部門，對電子檔案的各個管理環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)測，避免因個人因素造成電子檔案的管理失效。[4]

（三）加大電子檔案建設力度

電子檔案在技術層面上可以為事業(yè)單位的檔案管理工作提供多種便捷手段，同時，在檔案資料的分類與取用環(huán)節(jié)上，電子檔案的管理系統(tǒng)可以借助相應的邏輯運算功能提高檔案資料的篩選、取用效率。從電子檔案的功能性上可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案自身的數(shù)據(jù)類型與技術特性使其可以應對多種使用場景。對于電子檔案的建設力度，現(xiàn)有的事業(yè)單位需結合自身的資金規(guī)劃與政策情況，逐步加大對電子檔案管理模式的建設力度。事業(yè)單位的檔案服務在當前的社會發(fā)展過程中，總體的服務要求越來越高，不僅需要體現(xiàn)出高效性，還要在檔案服務的質(zhì)量上進一步提高。電子檔案本身的信息呈現(xiàn)方式與運行模式，可以通過計算機系統(tǒng)的智能化分類管理功能，進一步提高事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量和效率。因此，事業(yè)單位在后續(xù)的電子檔案管理工作中，需要進一步加大該方面的資金投入、技術投入與人才投入，促使電子檔案的各個管理、運行環(huán)節(jié)可以得到較好的資金保障、技術保障與人才保障。[5]

（四）加強電子檔案制度建設與安全管理

在電子檔案的宏觀管理工作上，事業(yè)單位的上級管理部門應根據(jù)檔案管理部門的工作目標，實施重點、全面把控和規(guī)劃，再通過階段性考核的工作落實，對檔案管理人員的工作模式與具體流程進行質(zhì)量監(jiān)督與規(guī)范化管理。政府主管方面，應從全國范圍內(nèi)的電子檔案管理工作發(fā)展情況，進行工作經(jīng)驗與發(fā)展規(guī)劃的總結，為當前事業(yè)黨委的電子檔案管理模式提供明確的發(fā)展目標。另外，事業(yè)單位需根據(jù)電子檔案管理工作中存在的不足，以此進行錯誤糾正、管理優(yōu)化等工作，進一步推動電子檔案規(guī)范化管理工作的落實。在安全管理工作方面，事業(yè)單位需針對電子檔案的運行平臺、網(wǎng)絡環(huán)境等，實施全面的檔案安全管理制度建設，通過計算機網(wǎng)絡安全人才的引進與電子檔案規(guī)范使用、更改、審閱制度制定，為電子檔案的管理工作提供相應的安全保障，進一步提高電子檔案管理給工作的安全性與有效性。

結語：綜上，在現(xiàn)階段電子檔案的管理工作上，事業(yè)單位需從技術層面、管理層面與人才管理等層面上，以此進行管理優(yōu)化與技術創(chuàng)新，為電子檔案的管理工作提供全面保障。為使單子檔案的管理工作可以在新時期的社會發(fā)展背景下實現(xiàn)較好的發(fā)展，事業(yè)單位應結合電子檔案的類型、技術特點與系統(tǒng)特性等，從管理制度、管理工作與人員管理等方面依次進行優(yōu)化，以此保障電子檔案的管理工作可以在新時期的社會環(huán)境中，適應時代發(fā)展與檔案服務要求的轉變。

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