高校留學(xué)生檔案管理的完善與優(yōu)化途徑探討

在世界全球化不斷融合下，隨著我國高校教育國際化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，使來華留學(xué)生教育得到跨越式的發(fā)展。而高校留學(xué)生檔案真實(shí)記錄了留學(xué)生在校期間的全過程，作為高校檔案管理的重要組成部分，雖然其與普通的高校學(xué)生檔案管理不同，但在管理過程中仍存在一些問題^[1]。據(jù)調(diào)查顯示，大多數(shù)高校留學(xué)生檔案管理存在一系列的問題，且檔案資源的利用程度不一。為了加強(qiáng)高校留學(xué)生檔案管理，因此，需要們重視對高校留學(xué)生檔案管理的完善與優(yōu)化途徑的探討，這對留學(xué)生教育意義重大。

一、現(xiàn)階段高校留學(xué)生檔案管理呈現(xiàn)的問題

對于高校留學(xué)生檔案管理，其在管理過程中受內(nèi)、外各因素的影響，使檔案管理不能有序且規(guī)范化開展，其呈現(xiàn)的問題主要體現(xiàn)在留學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)不明確、留學(xué)生檔案保存方式不完善、留學(xué)生檔案管理內(nèi)容不完整及留學(xué)生檔案開發(fā)利用程度不夠，具體內(nèi)容如下：

（一）留學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)不明確

目前，由于各高校對留學(xué)生的錄取、管理模式不一，導(dǎo)致其檔案管理各有差異。其中，在檔案管理機(jī)制上，涉及留學(xué)生管理部門、教學(xué)單位及高校檔案管理部門，而各部門之間有自身的任務(wù)，它們各自為政，缺乏有效的對接與溝通。另外，各部門之間對留學(xué)生信息的收集與存放，都是涉及本部門所管理的部分，這導(dǎo)致歸檔內(nèi)容不一致，甚至是同一留學(xué)生檔案在各個部門之間內(nèi)容是不統(tǒng)一的^[2]。此外，由于留學(xué)生檔案在入學(xué)前有國際合作交流處管理，而在學(xué)習(xí)期間由所屬院系管理，待畢業(yè)前從新交給國際合作交流處，多頭管理模式使檔案管理過于分散，難以保證檔案的完整性與系統(tǒng)性。

（二）留學(xué)生檔案保存方式不完善

     當(dāng)前，大多數(shù)高校對留學(xué)生檔案保存時間并不一致，主要按照年份進(jìn)行整理，而學(xué)生畢業(yè)離校后移交學(xué)校檔案館立卷并保存，這樣的組卷方式不利于查找與利用。其次，保存部門不統(tǒng)一。由于留學(xué)生身份信息比較復(fù)雜，名字、護(hù)照號碼等時有重合情況，多部門進(jìn)行檔案歸檔時難免存在疏漏。而有些留學(xué)生由于休學(xué)、復(fù)學(xué)等客觀因素，學(xué)籍材料形成時間過長，對某一階段的檔案管理不能妥善銜接。最后，檔案保存要求不相同，一般而言，檔案部門對留學(xué)生檔案管理重視學(xué)生各個階段的檔案管理，而對較短時期留學(xué)生檔案管理不做硬性要求。而留學(xué)生檔案管理大多為紙質(zhì)檔案，電子檔案較少，且沒有要求整理遞交給檔案館。即使是紙質(zhì)檔案在各高校中流通并不是通用的，不能成為交流外事工作及成果的媒介。

（三）留學(xué)生檔案管理內(nèi)容不完整

    現(xiàn)階段，雖然大多數(shù)高校留學(xué)生檔案管理，均按照教育所頒布的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，但歸檔內(nèi)容缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，難以統(tǒng)一管理措施與方法。而系統(tǒng)化管理體質(zhì)的缺乏，使高校留學(xué)生檔案管理不明確，導(dǎo)致原始檔案管理不規(guī)范、完整，加上大多數(shù)高校只重視留學(xué)生入學(xué)前的檔案收集，沒有考慮到其檔案的特殊性，對留學(xué)生入學(xué)之后的一些檔案收集情況不夠重視，使該內(nèi)容資料比較缺乏，這不利于留學(xué)生檔案管理。另外，高校重視對留學(xué)生日常管理類檔案收集比較重視，而對其教學(xué)檔案重視不夠，這導(dǎo)致留學(xué)生檔案缺乏整體性，使用價值不高。

（四）留學(xué)生檔案開發(fā)利用程度不夠

目前，對高校留學(xué)生檔案的管理，還處于基本的保存狀態(tài)，對檔案信息的利用尚淺，對教學(xué)管理、改革服務(wù)的利用成效不大，導(dǎo)致高校留學(xué)生檔案利用程度并不高^[3]。另外，留學(xué)生檔案檔案信息，具有分散性、無序性，在實(shí)際的管理過程中，對留學(xué)生檔案管理主要是對信息的整合與篩選，但在檔案信息歸檔方面，還缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)，這使留學(xué)生檔案信息難度進(jìn)一步加大。例如，雖然一些高校有留學(xué)生檔案管理平臺，但是只限于本校人員及學(xué)生使用，而其他高?；蛴萌藛挝徊荒芰私鈱W(xué)生的信息，這對留學(xué)生招生、教學(xué)管理及日常管理帶來諸多不便。

二、高校留學(xué)生檔案管理完善與優(yōu)化途徑

對于高校留學(xué)生檔案管理的完善與優(yōu)化，在了解其管理過程中存在的問題之后，提出了完善與優(yōu)化的途徑，其表現(xiàn)在完善與優(yōu)化留學(xué)生檔案管理制度、管理內(nèi)容及管理方式及做好留學(xué)生檔案開發(fā)利用工作，以下是具體的內(nèi)容：

（一）完善留學(xué)生檔案管理制度

    自國家教委頒發(fā)有關(guān)高校學(xué)校檔案實(shí)體分類法后，外事類檔案被列為高校十大檔案之一。教育部也實(shí)施了相關(guān)的檔案管理辦法，這從法律層面對留學(xué)生檔案管理范圍、方法做出了界定^[4]。但是在具體的管理過程中，相關(guān)規(guī)定多留學(xué)生檔案管理過于籠統(tǒng)、簡單，不能滿足當(dāng)前對留學(xué)生檔案的管理要求。各高校需要根據(jù)高校留學(xué)生各方面管理情況，立于法律法規(guī)上，制定合理的留學(xué)生檔案管理制度。其次，完善留學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)，對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高留學(xué)生的檔案管理的質(zhì)量。

（二）創(chuàng)新留學(xué)生檔案管理方式

目前，受當(dāng)前經(jīng)濟(jì)條件與行政管理?xiàng)l例的影響，高校留學(xué)生檔案管理不能滿足學(xué)校的發(fā)展需求，呈現(xiàn)一定的落后性與局限性。據(jù)調(diào)查顯示，大多數(shù)高校留學(xué)生檔案手工操作與紙質(zhì)保存狀態(tài)，這不僅容易導(dǎo)致錯誤的頻出，還耗費(fèi)了大量人力與物力資源。比如，一些高校雖然建立了自己的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，但在管理過程中容易出現(xiàn)盲區(qū)^[5]。因此，需要我們創(chuàng)新留學(xué)生檔案管理方式，首先，通過建立自動化檢索檔案條目，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)，更新相關(guān)設(shè)備與技術(shù)，以此實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。其次，通過采用現(xiàn)代化管理手段，為留學(xué)生檔案信息化管理提供先決條件。另外，建立并完善高校留學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，將留學(xué)生檔案管理朝向優(yōu)質(zhì)化、社會化及多元化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)留學(xué)生檔案資源的共享。

（三）完善留學(xué)生檔案管理內(nèi)容

對于完善留學(xué)生檔案管理，由于其內(nèi)容涉及較多，為加強(qiáng)高校留學(xué)生檔案管理，主要內(nèi)容為簡化留學(xué)生基本信息錄入程序、做好學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫信息資源共享及成績信息一體化管理，具體如下：

1、簡化留學(xué)生基本信息錄入程序

    在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員根據(jù)學(xué)生填寫的學(xué)籍表，補(bǔ)充相關(guān)的資料，對學(xué)生的信息實(shí)施錄入，然后歸檔到學(xué)校檔案室管理。由于在管理過程中需要完善信息，這使管理人員在一段時間后，為了更新與完善檔案信息，需向?qū)W生征集信息，這在無形之中增加了管理人員的工作量。而高校通過建立信息化檔案管理系統(tǒng)后，學(xué)生可直接通過網(wǎng)絡(luò)，下載所需的表格進(jìn)行填寫。在此過程中學(xué)生一方面可根據(jù)自身的學(xué)習(xí)情況，將檔案信息進(jìn)行更新與補(bǔ)充。另一方面，學(xué)生可自行查閱個人基本信息。而學(xué)?？筛鶕?jù)學(xué)生完善的檔案信息進(jìn)行科學(xué)的篩選與使用。

2、做好學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫信息資源共享

    對高校留學(xué)生檔案信息資源的管理與資源。對學(xué)生來說，高校自身通過建立信息化網(wǎng)絡(luò)，可隨時查閱自己的相關(guān)成績。對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)而言，可了解留學(xué)生選修課的情況，進(jìn)一步了解留學(xué)生的學(xué)習(xí)特點(diǎn)，方便教師優(yōu)化課程設(shè)置。對相關(guān)用人單位等而言，可以隨著檢索所需留學(xué)生的檔案信息，為其管理與決策做出幫助。

3、成績信息一體化管理

    留學(xué)生在校成績信息管理是檔案管理的一部分，其涉及的內(nèi)容較多，比如平時成績、選修成績等。在以往學(xué)生的成績管理比較復(fù)雜，并且在管理過程中容易出現(xiàn)一些錯誤^[6]。而建立信息化檔案管理系統(tǒng)后，可根據(jù)每學(xué)期教學(xué)計(jì)劃的內(nèi)容情況，制定合理的管理措施。而教師負(fù)責(zé)完善學(xué)生的成績錄入，待核查無誤后進(jìn)行發(fā)布，這樣可使學(xué)生隨時進(jìn)行搜索，方便一體化成績信息管理，滿足了高校留學(xué)生擴(kuò)招、專業(yè)增加等內(nèi)容的管理。

（四）做好留學(xué)生檔案開發(fā)利用工作

    隨著高等教育事業(yè)發(fā)展，留學(xué)生數(shù)量的增多，而一些留學(xué)生受我國文化的影響，在畢業(yè)之后會留到國內(nèi)工作，這必須要對留學(xué)生檔案信息加強(qiáng)管理，使其檔案信息資源共享的同時，可以更好地服務(wù)于社會。然而，在實(shí)際的檔案管理過程中，我們對留學(xué)生檔案的管理始終處于保存狀態(tài)，而對檔案研究工作開展較少，這需要分散與傳播靜態(tài)信息、集中動態(tài)信息，總結(jié)數(shù)據(jù)與資料，篩選與提煉其中的信息資源，為學(xué)校教學(xué)與管理提供一定的幫助^[7]。另外，建立完善的查詢與檢索體系，擴(kuò)大留學(xué)生檔案信息的利用范圍，給一些使用者查詢檔案信息的機(jī)會，使其發(fā)揮更大的社會效益，實(shí)現(xiàn)留學(xué)生檔案信息的管理價值。

結(jié)束語

    綜上所述，本文通過對高校留學(xué)生檔案管理的完善與優(yōu)化途徑的探討，了解了當(dāng)前高校留學(xué)生檔案管理存在的問題，提出了完善留學(xué)生檔案管理制度、管理內(nèi)容、管理方式及做好留學(xué)生檔案開發(fā)利用工作的優(yōu)化途徑，為做好留學(xué)生的服務(wù)與管理提供了一定的幫助，這對提高留學(xué)生教育質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://www.12-baidu.cn/w/qk/21223.html