從內(nèi)部審計角度看企業(yè)采購業(yè)務的內(nèi)部控制

良好的采購內(nèi)部控制是采購業(yè)務有序管理的重要保證。通常企業(yè)經(jīng)營原材料成本占總成本的很大一部分。采購活動的適宜性直接影響生產(chǎn)銷售能否順利運行，進而影響企業(yè)的整體發(fā)展和在市場上的競爭力。因此，對采購業(yè)務建立內(nèi)部控制，對于降低業(yè)務風險和確保業(yè)務穩(wěn)定具有重要的意義。同時，由于市場競爭的激烈。所以企業(yè)要從采購內(nèi)控管理角度出發(fā)，成為增強企業(yè)競爭優(yōu)勢的重要手段。采購是供應鏈管理中的重要部分。企業(yè)也逐步重視供應鏈管理。并加強對采購業(yè)務中，增加企業(yè)運營風險的因素進行管理，如采購價格不合理，給企業(yè)造成經(jīng)濟損失，供貨合同條約不充分，供貨方無法有效履行相關義務，或與企業(yè)合作的供應商選擇錯誤等。因此，企業(yè)要根據(jù)風險管理和內(nèi)部審計管理原則，通過內(nèi)部審計管理，加強對采購過程的監(jiān)督。完善材料采購領域中內(nèi)部審計實施風險管理的重要職能，以有效控制材料采購業(yè)務的風險。其主要內(nèi)容包括，采購計劃審核、授權審核、供應商審核等。要對整個采購過程實施有效的監(jiān)控，包括識別、評估和驗證材料 采購中，可能出現(xiàn)的不利因素，并針對風險提出相關管理建議。根據(jù)成本理論，要明確采購成本與企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模、采購監(jiān)督和控制、改進建議批準和內(nèi)部審計間的重要關系。這些功能能有效降低企業(yè)的采購成本，進一步改善企業(yè)內(nèi)部采購控制水平，使企業(yè)能在充滿挑戰(zhàn)和市場變化的環(huán)境中，始終保持良好的競爭優(yōu)勢。

一、企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制概述及內(nèi)部審計內(nèi)容

（一）企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制概述

采購是指購買材料及付款等活動，供應業(yè)務是企業(yè)日常工作的重要部分，是企業(yè)在庫存管理的第一環(huán)節(jié)，企業(yè)采購業(yè)務與生產(chǎn)和銷售密切相關。原材料采購成本在總成本中占有非常大的份額，穩(wěn)定的原材料供應對企業(yè)業(yè)務管理和發(fā)展非常重要。供應出現(xiàn)任何問題，都會影響正常經(jīng)營。企業(yè)采購占用資金較多，在采購中由于工作各環(huán)節(jié)復雜，特別容易出現(xiàn)疏忽。因此，企業(yè)采購業(yè)務的高效運行是企業(yè)在日常經(jīng)營中關注的問題。企業(yè)采購的內(nèi)部控制，是為實現(xiàn)管理目標，提高經(jīng)營效率的作用。實施分類全面的控制，披露采購過程，形成一套自我約束和評價的方法。此外，企業(yè)要生產(chǎn)出適銷的產(chǎn)品，在采購中需要控制采購數(shù)量、質(zhì)量和價格等因素。為銷售打下基礎。要想在全球市場占據(jù)主導地位，需要控制企業(yè)采購業(yè)務的方方面面,確保材料供應的效率和有效性、企業(yè)采購業(yè)務合理性，避免違反法律法規(guī)和損害利益。 

（二）企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部審計內(nèi)容

在審計準備階段，內(nèi)部審計人員應全面分析采購計劃、政策、程序制度、材料采購授權審批制度，以及相關的供應商管理制度等信息。同時檢查進行采購業(yè)務內(nèi)部審計的有效性。在審計階段，審計主要方法是，根據(jù)采購審計目標收集相關審計資料和證據(jù)。如對采購計劃進行審核，就是審核采購部的采購計劃是否合理，同時明確采購計劃審批程序是否得到到位。商品價格和數(shù)量是否符合采購計劃。明確采購方式以及選擇的供應商是否合理。采購價格表審核，是檢查采購價格執(zhí)行標準是否合理，采購程序是否規(guī)范以及價格表的內(nèi)容是否科學和全面。對供應合同的審核，是核實合的訂立是否符合法律和企業(yè)規(guī)章制度要求，合同條款是否合理，條款約束條件是否全面。合同內(nèi)容是合理，是否已已獲批準。采購合同在材料采購以及管理中是否有效執(zhí)行。在監(jiān)督采購計劃執(zhí)行上，內(nèi)部審計主要對，采購方法、執(zhí)行情況、材料質(zhì)量控制、產(chǎn)品計量、材料價格、倉庫存儲，采購發(fā)票以及采購付款情況進行全面的審計。在審計后續(xù)階段，審計人員應在報告發(fā)布后進行審計，并對企業(yè)采購計劃的執(zhí)行情況進行評價。確認采購部門落實審計部門的相關建議，并及時采購中的問題進行及時整改。在內(nèi)容審計后續(xù)階段，審計人員還要采用現(xiàn)場走訪、直接觀察、文件審查等審計方法，編制審計結果匯總、審計記錄表等工作文件。

二、采購業(yè)務內(nèi)部控制原則

企業(yè)采購業(yè)務環(huán)節(jié)多，容易出現(xiàn)出錯和舞弊現(xiàn)象。因此，在企業(yè)采購業(yè)務的內(nèi)部控制中，強化不相容崗位的分離原則。對于采購經(jīng)濟業(yè)務由兩個或兩個以上部門共同管理，形成內(nèi)部約束和相互制約；采購和審批由分別的授權人員執(zhí)行。采購業(yè)務的管控人員越多，業(yè)務出現(xiàn)的失誤就越少。隨著控制的增加，控制成本也會增加。在成本和影響之間要考慮控制的影響，還要考慮為實施控制成本從而實現(xiàn)業(yè)務收益的最大化。采購業(yè)務內(nèi)部控制離不開不同部門和人員的配合和聯(lián)系，一般企業(yè)會設立有采購部、財務部和倉庫管理等。內(nèi)部控制有助于完善治理，實現(xiàn)企業(yè)采購業(yè)務的內(nèi)部控制分權，提升企業(yè)的核心競爭力，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

三、采購業(yè)務內(nèi)部控制關鍵點

（一）采購計劃控制點

采購計劃是指根據(jù)自身需要，采用科學方法約定和部署。在此背景下，要認真審批需求部門的采購需求，避免有缺陷的批準程序或未經(jīng)授權的購買。嚴格執(zhí)行采購預算是計劃內(nèi)部控制的重要部分。應嚴格按照預算執(zhí)行進度，通過適當?shù)某绦驅(qū)︻A算進行處理。對于一些適應市場變化的預算外申請，需要及時調(diào)整采購計劃，待審批通過后，再辦理采購手續(xù)。在采購計劃中，應將不兼容的項目分開。采購和審批職位不應由同一人擔任，以防止控制失敗。

（二）供應商管理控制點

供應商管理是指建立供應商管理系統(tǒng)，對供應商信用和交貨情況進行管理和控制。供應商管理影響采購的成本和質(zhì)量。對于大型企業(yè)，供應商管理甚至適用于國外供應商。這個環(huán)節(jié)是采購業(yè)務內(nèi)部管理的關鍵，也是高風險的環(huán)節(jié)。在接觸供應商中，應建立完善的供應商選擇機制。如果供應商選擇不規(guī)范不科學，選擇的供應商不符合要求，并且不能滿足貨物的質(zhì)量、價格和交貨期，材料的質(zhì)量都無法得到保證，將會對企業(yè)的生產(chǎn)業(yè)務造成極大的影響。引入新供應商時應優(yōu)先選擇需采購物料的生產(chǎn)廠家為供應商，減少中間商賺取差價，降低采購成本，對于生產(chǎn)企業(yè)，還應進行現(xiàn)場考察評估，確認供應商資質(zhì)是否達到公司要求；如生產(chǎn)廠家不對外銷售，確需從代理商或授權經(jīng)銷商處采購，應查看代理商或授權經(jīng)銷商的代理證書和授權證書是否真實有效。因此，企業(yè)應實行嚴格的準入權限，建立評價準入制度。建立信息管理系統(tǒng)，評估最新情況。對供應商的供貨產(chǎn)品質(zhì)量和價格，以及信用狀況進行評價。

（三）采購過程控制點

采購過程包括根據(jù)市場和采購計劃選擇采購方式、價格、簽訂合同和審核入庫等。在采購方式的選擇上，采購方式不科學，機制不合理，采購流程沒有妥善的授權和審批，這會導致不合理的采購活動。與供應商的協(xié)議或合同可能導致供應不足。簽訂的合同未通過嚴格的審批或?qū)徟?，資質(zhì)和能力不符合要求，合同內(nèi)容存在嚴重錯誤、遺漏等不利于公司權益，影響正常生產(chǎn)和活動。進貨驗收不規(guī)范，采購不符合企業(yè)要求，影響企業(yè)正常生產(chǎn)，造成物資損失。采購的相關材料不能按時存放，將影響生產(chǎn)過程。當面臨這些風險時，要嚴格按照審批程序。同時，檢驗倉儲崗位要確保分離，以及供貨合同編制和審批崗位要進行明確的劃分等。同時，應適當監(jiān)控采購活動。

（四）購買和支付重要檢查點

采購付款是指向供應商支付價款，并在財務系統(tǒng)進行全面核算和管理的過程。對于一些物資的采購可能會出現(xiàn)先付款，但是存在沒有收到貨的情況。風險點包括付款審核流程不一致、付款不合理、金額控制不足，以及與供應商結算延遲，可能導致資金損失。因此，應采取適當?shù)拇胧﹣矸婪哆@些風險，建立驗證程序和審查。建立對賬程序，定期與供應商對賬，并且必須由適當權限的管理員簽署。

四、從內(nèi)部審計看采購業(yè)務的內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)部控制體系有待完善

在企業(yè)采購內(nèi)部控制過程中，對于內(nèi)部控制必須符合自身特點。但一些企業(yè)由于缺乏同類業(yè)務參考資料，在建立內(nèi)控體系主要依靠有限的人員，根據(jù)以往其他業(yè)務的經(jīng)驗進行操作，導致內(nèi)部控制建設缺乏系統(tǒng)性，不能盡善盡美。采購流程一般從業(yè)務部門根據(jù)銷售訂單、研發(fā)部門研發(fā)項目、正常備料等情況提出采購申請開始，到采購部門經(jīng)過比價后與選定供應商簽訂采購合同，到外購物料經(jīng)過檢驗部門驗收合格后入庫，最后到到期付款結束。整個采購過程中如其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)內(nèi)部控制漏洞都會影響采購計劃的實施，如采購申請階段需求不合理，易造成資源浪費，供大于需；因簽訂合同人員疏忽或無法律意識，造成采購物料、單價或金額錯誤，付款方式選擇對己方不利，合同條款存在法律糾紛等，易造成采購成本不合理或機會成本過高；因質(zhì)檢人員培訓不到位，對公司產(chǎn)品要求不了解，易造成將不合格材料誤判為合格的情況；因申請付款采購員或財務負責審批付款財務人員未按照合同中簽訂的付款條件進行申請或?qū)徟?，易造成提前付款，影響公司現(xiàn)金流。以上因內(nèi)部控制體系不完善，不能防范潛在風險，不能根據(jù)采購業(yè)務進行控制的規(guī)范化。

（二）執(zhí)行力度欠缺

企業(yè)采購內(nèi)部控制參與者缺乏控制理論培訓，管理人員沒有進行全面的市場分析和價格協(xié)調(diào)等?；鶎訂T工對內(nèi)部控制沒有清晰的認識，不了解自己在內(nèi)部控制中的職責。存在監(jiān)管不嚴，缺乏主動性和積極性，內(nèi)控意識差；存在一些員工因控制系統(tǒng)的環(huán)節(jié)較多，在履行職責中疏忽產(chǎn)生的控制風險。導致企業(yè)即使建立了企業(yè)采購內(nèi)部控制制度，但是沒有一定的責任人執(zhí)行。

（三）供應商選擇和管理不科學

盡管內(nèi)部控制規(guī)定要求在采購時考慮供應商的資質(zhì)，但在實際業(yè)務中，人員對供應鏈不是很清楚，沒有考慮到宏觀經(jīng)濟形勢。此外，一些企業(yè)發(fā)展業(yè)績增長良好，對于供應商數(shù)量在逐步增加，供應商競爭激烈。在選擇供應商時，采購人員過多的關注檢查合格供應商名單，而忽略了潛在供應商。只是簡單地在合格供應商中進行檢查，降低了供應商管理，降低了企業(yè)采購業(yè)務風險意識。導致了對供應商選擇的低估、業(yè)務的分散，缺乏進一步的管理和控制工作[1]。

五、企業(yè)采購業(yè)務的內(nèi)部控制措施

（一）采購風險評估體系的完善

針對風險評估體系缺陷，通過對采購業(yè)務的數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，總結監(jiān)控采購業(yè)務可能遇到的風險，以便分析影響因素，解決采購業(yè)務面臨的實施問題。風險評估旨在提高預測風險的能力，對于生產(chǎn)經(jīng)營而言，事前防范勝過事后防范。提高采購人員的風險控制和確定意識，防范信息錄入和輸出中可能出現(xiàn)的風險。降低采購成本，增強采購風險應對能力[2]。

（二）制定更科學的采購管理計劃

根據(jù)風險評估制度，監(jiān)測和控制采購計劃。建計劃實施表可視化文檔來評估計劃，并驗證是否與系統(tǒng)一致。匯總使用部門對采購的反饋，以及與同期或最新采購分析對比分析，最終結果應及時上報采購部。采購計劃必須考慮市場因素，采購計劃管理通常參考同期或最近采購，并未考慮未來因素。當發(fā)現(xiàn)供需計劃與生產(chǎn)有偏差，或需要改變生產(chǎn)計劃時，應及時調(diào)整采購計劃相應的應對措施。如確需采用緊急采購程序時，不建議安裝復雜的系統(tǒng)，緊急采購控制的目的是確保應急供應有效，避免正常業(yè)務受到影響，從而影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。當緊急采購材料成本低于確定金額時，需求通知采購并予以批準。批準的加急采購申請，轉(zhuǎn)送采購部辦理采購申請。在應急設備采購中，應及時滿足供應需求，不影響正常生產(chǎn)進度，必須保留不相容的職位。在生產(chǎn)經(jīng)營中，往往包括不相容崗位。常見的不合規(guī)包括批準和執(zhí)行、簽發(fā)和批準以及清理和確認。需要創(chuàng)建不兼容的工作分配系統(tǒng)，使業(yè)務更加規(guī)范。采購人員不能參與對采購單位的評價。采購部負責人負責采購具體實施，相關使用部門的人員負責物料的控制，財務部根據(jù)相關文件申請付款、批準和執(zhí)行分離。建立違規(guī)崗位劃分制度，防止采購腐敗，降低生產(chǎn)經(jīng)營風險。采購協(xié)議也應及時續(xù)簽，核對舊協(xié)議可能導致賬務情況[3]。

（三）優(yōu)化供應商選擇

隨著供應商管理，合格供應商名單管理將更加規(guī)范。供應商的管理應基于評價指標，制作可視化文件評價圖表?？梢暬募υu價指標是商品質(zhì)量、交貨期和合作程度等。跟蹤交貨結果并記錄在供應記錄中。注意供應商是否產(chǎn)生額外成本或運費。將每個供應商的評分按等級劃分，針對不同的情況采取措施。保持合格供應商資格，負責對確定的供應商提出要求。負責對供應商進行資格認定，供應商評級后，整體供應商評級直觀，供應商信息及時更新，建立供應商控制和淘汰機制。在選擇供應商時，規(guī)避不合格的供應商，降低選擇錯誤的潛在商業(yè)風險。在從評估供應商名單中選擇時，應考慮采購成本，如時間、運輸和管理成本，并避免在過程中分散采購。明確制定和實施政策或制度，嚴格執(zhí)行變更程序。合格供應商名單通過信用報表、產(chǎn)品價格、生產(chǎn)能力和技術水平等進行分析，更新以跟蹤供應商事件，采購前需要詢問和比較價格，降低采購成本并幫助提高采購效率[4]。

（四）采購價格管理優(yōu)化

在采購內(nèi)部控制中，需要加大對內(nèi)控體系的投入，提高與采購相關的內(nèi)控人員的培訓，引進經(jīng)驗豐富的人才，建立內(nèi)控體系。此外，為了評估特定流程，明確評估節(jié)省資金成本，為相關采購人員建立績效指標，并為此類費用和罰款有明確規(guī)定。鼓勵員工舉報不合規(guī)的行為，提供明確的獎勵措施。對于不符合標準采購管理和系統(tǒng)程序，以及違反公司利益的采購，應由特定責任人發(fā)起問責機制。如果確認責任人對不遵守規(guī)章制度造成的錯誤，對責任人進行處罰。為保證經(jīng)濟利益故意隱瞞實際情況與供應商違規(guī)合作的，對與采購人員違規(guī)操作的供應商，應從合格供應商中剔除。有效杜絕采購業(yè)務出現(xiàn)違規(guī)操作行為，確保企業(yè)的利益不受損失[5]。

（五）加強對商品采購計劃的審核

 根據(jù)審計風險管理原則，實施內(nèi)部審計，要以高風險審計內(nèi)容為重點，優(yōu)先相關的采購程序進行審計，逐步對整個采購活動實施審計。要通過內(nèi)部審計工作，加強對采購過程的有效監(jiān)督，以降低采購業(yè)務管理中的違規(guī)舞弊風險。不斷完善采購供應管理鏈條，加強對重點領域的監(jiān)督，養(yǎng)生突出重點采購內(nèi)容。全面落實重點管控、分步管控的原則。如確定商品采購目錄是，實施采購的第一步。采購目錄應根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)和銷售情況，并預測的企業(yè)未來變化及時進行調(diào)整。 在進行內(nèi)部審計過程中，應在采購活動中對產(chǎn)品目錄的管理進行有效的驗證，驗證計劃與實際情況是否一致。同時重點關注非受控采購計劃的執(zhí)行情況。明確是否存在采購依據(jù)不當、采購計劃執(zhí)行不利等問題。其主要的內(nèi)部審計包括：首先是在驗證產(chǎn)品采購目錄編制依據(jù)的可靠性。內(nèi)部審計人員，在核實產(chǎn)品目錄編制時，要根據(jù)企業(yè)需求和其經(jīng)營目標的變化，全面對產(chǎn)品采購目錄進行核實。明確全部產(chǎn)品類別及其詳細信息。其次，在內(nèi)部審計時，要審查材料采購計劃中，分析采購數(shù)量的合理性時。先要檢查采購部門對商品采購目錄的商品，是否進行有效分類。再檢查和分析商品采購數(shù)量的合理性。 另外，要核實商品采購計劃審批程序的合理性，審核采購計劃是否根據(jù)實際生產(chǎn)情況而制定，采購計劃是否經(jīng)部門負責人審批。對于檢查出不合格的采購計劃，要責令相關采購部門人員，根據(jù)企業(yè)實際情況對采購商品數(shù)量進行調(diào)整，或取消引類貨物商品的采購。在內(nèi)部審計模式下，相關采購計劃要先提交于審計人員進行審查，之后提交企業(yè)高層管理人員進行批準。最后，要全面審核采購計劃中，商品采購價格的有效性。對于企業(yè)需要長期使用和采購的商品，其采購價格未發(fā)生明顯變化的，應以前期采購價格為標準。內(nèi)部審計管理人員，要重點檢查高于常規(guī)采購成本價格的產(chǎn)品如采購市場價格變動頻繁，且與其供求關系極不穩(wěn)定的商品。隨著市場形勢的不斷變化，內(nèi)部審計管理人員應通過詳細的市場調(diào)查，以最新價格為標準進行采購計劃的審計。在核對采購計劃價格時，應以對最近的產(chǎn)品采購目錄為依據(jù)。內(nèi)部審計管理，要對采購計劃的合理性，以及執(zhí)行的有效性進行綜合分析，以全面發(fā)揮內(nèi)部審計管理作用。

六、結語

隨著企業(yè)采購業(yè)務的數(shù)量的日益增加，審計在企業(yè)采購內(nèi)部控制尤為重要。在對采購進行驗證中，要找出采購內(nèi)部控制工作中存在的不足，采取有效的改進策略，不斷提高業(yè)務控制水平。嚴格控制采購成本，提高企業(yè)經(jīng)營的整體效益。在采購內(nèi)部控制業(yè)務中，不僅要規(guī)范采購內(nèi)控體系，還要學習審計工作模式，在工作中不斷細化，以更好地做好采購審計工作。今后的研究方向應對采購進行更深層次的分析，實現(xiàn)內(nèi)控審計治理流程的進一步優(yōu)化，利用長期穩(wěn)定的供應關系，探索與供應商合作加強供應鏈關系，有效加強企業(yè)供應鏈關系，提高供應效率。

本文來源：《商業(yè)觀察》http://www.12-baidu.cn/w/jg/125.html